极客生活：用itunes组织你的pdf库

吉娜·特拉帕尼...

吉娜·特拉帕尼

点击查看你不会在下一个纳税季四处寻找收据，在文件柜里翻找枯树遗骸，想知道你是否在要求你应该得到的一切。没有陛下！明年，你所有的税务文件——见鬼，所有重要的文书工作——都将转换为PDF文件，并组织到基于搜索的文件夹中。无论您是否在文件柜旁，您的收据、电子书、扫描报纸文章、税务表、小工具手册和客户合同都可以在您的指尖上找到。

你可以用iTunes来组织它们。

什么？

是的，我知道iTunes不是一个文档管理器，但它在这方面做得出奇的好。使用iTunes的智能播放列表及其PDF支持，您可以构建一个文档库，其中PDF自动排序到基于关键字的列表中。让我们开始吧。

将文档数字化为pdf所需的内容

扫描仪。如今，文档扫描仪体积小、外形美观、价格超便宜——有些甚至低至50美元——因此，请挑选一台，将报纸、杂志或纸质收据等枯树资料数字化。您的扫描仪软件很可能会提供将扫描输出到PDF文档的选项。如果你想一次数字化成堆的纸张，你需要一个配备自动送纸器的(硬件不是我的强项，你的型号取决于你的需求和预算——但是这篇文章有一些来自你的读者的建议。）
打印到PDF的程序。Windows用户应下载免费的CutePDF writer，以便将office文档、电子邮件、图像和网页打印成PDF文件(要打印PDF，除了Mac，所有的用户都需要使用PDF，所以你不需要在Mac中使用PDF。

为文档创建单独的itunes库

奇怪的同床异梦，你的1099和那些Beck MP3，所以你想为你的PDF创建一个全新的“全业务”iTunes库。要执行此操作，请在启动iTunes时按住Shift键（Mac用户的选项），然后在此对话框中单击创建库按钮：

Image for article titled Geek to Live: Organize your PDF library with iTunes

给你的文档库起一个严肃的名字，比如“PDFDocuments”

一旦你建立了一个新的库，你可以拖放PDF文件到它上面来添加它们。但在此之前，有几条在iTunes中处理PDF的提示：

默认情况下，当您将PDF添加到iTunes库中时，iTunes会将其复制到保存其数据的文件夹中，在硬盘上留下两份文档副本。它还创建了艺术家和相册子文件夹，这些子文件夹不适用于您的PDF（它们都是“未知艺术家”和“未知相册”）。要将您的PDF保存在原来存储的位置，请在iTunes首选项窗格的“高级”选项卡中，取消选中“添加到库时将文件复制到iTunes音乐文件夹”和“保持iTunes音乐文件夹有序”

通过右键单击列标题并取消选中，从默认列表中删除所有特定于音乐的字段，如艺术家、唱片集和上次播放：

开发标签词汇表并创建智能播放列表

在iTunes库中添加了一些PDF后，您希望将它们组织到虚拟文件夹中—实际的播放列表中。与文件夹相比，播放列表的优势在于一个文档可以存在于多个播放列表中，因此2006年的1099表单可以存在于税单、2006年列表、收入列表和1099列表中。

您可以手动创建播放列表，并将PDF拖放到其中。更好的是，您可以使用基于关键字动态填充的智能播放列表。例如，我将PHP手册的PDF重命名为“PHP手册（电子书代码）”，然后为电子书创建了一个智能播放列表，所有PDF的名称都包含“电子书”一词：

但我还有一个“代码参考”智能播放列表，它将所有PDF文件与名称中的“代码”相匹配，PHP手册也在其中列出。

像所有的标签系统一样，你必须开发一个适合你的词汇表，并坚持使用它，以确保你所有的PDF都出现在智能播放列表中。例如，对于税务文件，我按年份、目的（收入/扣除额）和表格编号（1099、1098等）对其进行命名，因此很容易看到2006年的所有1099，或我所有的收入文件。

将播放列表添加到文件夹中

您还可以将类似的播放列表集分组到文件夹中。例如，我的税务文件播放列表都在一个名为“Taxes”的文件夹中。如果单击Taxes文件夹，我可以看到Taxes文件夹中播放列表中包含的所有PDF。方便。

如果你愿意，你可以使用iTunes的任何音乐元数据字段，如艺术家、专辑、流派和年份，对你的PDF进行切分，但对我来说，这太过分了，“将一个方形PDF文件推入一个圆形音乐文件槽”。我坚持只在文档名称中添加关键字。这样，如果有一天我想使用另一个程序，并且我所有的PDF文件标题中都有关键字，它们仍然可以很容易地搜索(此外，Spotlight、Vista保存的搜索文件夹和Google Desktop都会找到标题中包含关键字的PDF，但不会找到其他iTunes元数据字段。）

“但pdf不是音乐文件”：为什么——为什么不是——itunes

我选择PDF管理器的三个要求是：它是免费的、跨平台的（至少是Mac和Windows），并且它支持标记（这样一个PDF可以“归档”在几个“文件夹”下）。iTunes符合所有这些要求。

然而，以这种方式使用iTunes存在严重的缺点。iTunes中没有PDF查看或预览功能——事实上，根本没有PDF阅读器。您需要使用Adobe Reader、FoxIt或Mac的预览来实际打开文档。最后，iTunes无法搜索PDF的内容，这也深深地伤害了我(不过，谷歌桌面搜索和聚光灯可以。）

如果这些缺点不适合你，还有其他选择。嫁给O、S和X的Mac用户应该查看免费更新：$34是的。Rick建议愿意花点钱的Windows用户使用PaperPort（如果你没有使用扫描仪的话，价格大约为200美元）。据我所知，PaperPort不支持标签。前面提到了PaperPort的一个类似应用程序free DocsVault。

最后，Lifehacker的读者们对他们如何数字化和组织纸质文档有一些奇妙的想法。你最喜欢的完成工作的方式是什么？请在评论中告诉我们。

《生活黑客》的编辑吉娜·特拉帕尼（Gina Trapani）将在2007年完成她的文书工作。她的半周专题片《极客生活》（Geek to Live）将于每周三和周五出现在《生活黑客》上。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。