在商务写作、技术写作和其他写作形式中,说明是执行程序或执行任务的书面或口头指示。它也被称为指导性写作。
分步说明通常使用第二人称的观点(你,你的,你的)。指令通常以主动语态和命令式语气传达:直接向听众讲话。
指令通常以编号列表的形式编写,以便用户能够清楚地识别任务的顺序。
有效的说明通常包括说明和澄清文本的视觉元素(如图片、图表和流程图)。面向国际观众的说明可能完全依赖于图片和熟悉的符号。(这些被称为无言指令。)
“好的指导是明确的、可理解的、完整的、一致的和有效的。”(John M.Penrose等人,《管理者的商业沟通:高级方法》,第五版,汤姆森,2004年)
说明的轻描淡写的一面:最近去世者手册
Juno: Okay, have you been studying the manual? Adam: Well, we tried. Juno: The intermediate interface chapter on haunting says it all. Get them out yourselves. It's your house. Haunted houses aren't easy to come by. Barbara: Well, we don't quite get it. Juno: I heard. Tore your faces right off. It obviously doesn't do any good to pull your heads off in front of people if they can't see you. Adam: We should start more simply then? Juno: Start simply, do what you know, use your talents, practice. You should have been studying those lessons since day one. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin, and Geena Davis in Beetlejuice, 1988)“无论您是在描述如何煮咖啡还是如何组装汽车发动机,说明书都倾向于遵循一致的逐步模式。以下是说明书的基本特征:
按顺序排列的步骤是一组指令的核心,它们通常占据文档中的大部分空间。”(Richard Johnson Sheehan,《今日技术通讯》,Pearson,2005)
(改编自杰斐逊·D·贝茨的《精确写作》,企鹅出版社,2000年)
“指令可以是独立文档,也可以是另一文档的一部分。在任何一种情况下,最常见的错误是使它们对读者来说过于复杂。仔细考虑读者的技术水平。使用空白、图形和其他设计元素使指令具有吸引力。最重要的是,请务必包含C。注意、警告和危险参考,在它们适用的步骤之前。”(William Sanborn Pfeiffer,《技术交流袖珍指南》,第四版,Pearson,2007年)
若要评估一组说明的准确性和清晰度,请邀请一名或多名人员按照您的指示操作。观察他们的进度,以确定是否在合理的时间内正确完成了所有步骤。程序完成后,请该测试组报告他们可能遇到的任何问题,并提供改进说明的建议。
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