如何使用英语语法编写说明(use english grammar for writing instructions)

在商务写作、技术写作和其他写作形式中,说明是执行程序或执行任务的书面或口头指示。它也被称为指导性写作。...

在商务写作、技术写作和其他写作形式中,说明是执行程序或执行任务的书面或口头指示。它也被称为指导性写作。

Man and boy reading instructions for building a model

分步说明通常使用第二人称的观点(你,你的,你的)。指令通常以主动语态和命令式语气传达:直接向听众讲话。

指令通常以编号列表的形式编写,以便用户能够清楚地识别任务的顺序。

有效的说明通常包括说明和澄清文本的视觉元素(如图片、图表和流程图)。面向国际观众的说明​可能完全依赖于图片和熟悉的符号。(这些被称为无言指令。)

意见和例子

“好的指导是明确的、可理解的、完整的、一致的和有效的。”(John M.Penrose等人,《管理者的商业沟通:高级方法》,第五版,汤姆森,2004年)

说明的轻描淡写的一面:最近去世者手册

Juno: Okay, have you been studying the manual? Adam: Well, we tried. Juno: The intermediate interface chapter on haunting says it all. Get them out yourselves. It's your house. Haunted houses aren't easy to come by. Barbara: Well, we don't quite get it. Juno: I heard. Tore your faces right off. It obviously doesn't do any good to pull your heads off in front of people if they can't see you. Adam: We should start more simply then? Juno: Start simply, do what you know, use your talents, practice. You should have been studying those lessons since day one. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin, and Geena Davis in Beetlejuice, 1988)

基本特征

“无论您是在描述如何煮咖啡还是如何组装汽车发动机,说明书都倾向于遵循一致的逐步模式。以下是说明书的基本特征:

  • 具体准确的标题
  • 导言及背景资料
  • 所需零件、工具和条件清单
  • 顺序步骤
  • 绘图
  • 安全信息
  • 结论表明任务已完成

按顺序排列的步骤是一组指令的核心,它们通常占据文档中的大部分空间。”(Richard Johnson Sheehan,《今日技术通讯》,Pearson,2005)

书写说明检查表

  1. 使用短句和短文。
  2. 按逻辑顺序排列你的观点。
  3. 把你的陈述具体化。
  4. 使用祈使语气。
  5. 把最重要的项目放在每个句子的开头。
  6. 每句话说一件事。
  7. 仔细选择你的词语,尽可能避免使用行话和专业术语。
  8. 如果你认为某句话可能会让读者感到困惑,请举个例子或打个比方。
  9. 检查完成的草稿,了解演示文稿的逻辑。
  10. 不要省略步骤或走捷径。

(改编自杰斐逊·D·贝茨的《精确写作》,企鹅出版社,2000年)

有用的提示

“指令可以是独立文档,也可以是另一文档的一部分。在任何一种情况下,最常见的错误是使它们对读者来说过于复杂。仔细考虑读者的技术水平。使用空白、图形和其他设计元素使指令具有吸引力。最重要的是,请务必包含C。注意、警告和危险参考,在它们适用的步骤之前。”(William Sanborn Pfeiffer,《技术交流袖珍指南》,第四版,Pearson,2007年)

测试说明

若要评估一组说明的准确性和清晰度,请邀请一名或多名人员按照您的指示操作。观察他们的进度,以确定是否在合理的时间内正确完成了所有步骤。程序完成后,请该测试组报告他们可能遇到的任何问题,并提供改进说明的建议。

 

  • 发表于 2021-09-14 08:06
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  • 分类:语言

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