成堆的旧记录副本、家谱网站的打印件以及家谱研究员同事的信件都堆在桌子上、盒子里，甚至地板上。有些甚至还夹杂着账单和你孩子的学校试卷。你的论文可能不是完全杂乱无章的——如果你被要求做一些具体的事情，你可能会找到它，但它肯定不是一个你认为有效的归档系统。

信不信由你，解决办法很简单，只要找到一个适合你需要和研究习惯的组织体系，然后让它发挥作用。这可能不像听起来那么简单，但它是可行的，最终将有助于防止你旋转轮子和重复研究。

哪种归档系统最好

问一组家谱学家他们是如何整理档案的，你很可能会得到和家谱学家一样多的不同答案。有许多流行的家谱组织系统，包括活页夹、笔记本、文件等，但确实没有“最佳”或“正确”的个人系统。我们都有不同的想法和行为，因此在设置归档系统时，最重要的考虑因素是它必须适合您的个人风格。最好的组织系统总是你将要使用的。

驯服纸怪

随着你的家谱研究项目的进展，你会发现你要为你研究的每个人归档许多纸质文件——出生记录、人口普查记录、报纸文章、遗嘱、与研究员的通信、网站打印件、，等等。诀窍是开发一个归档系统，使您可以随时轻松地找到这些文件中的任何一个。

常用的家谱归档系统包括：

• 按姓氏：个人姓氏的所有文件一起归档。
• 按夫妇或家庭：所有与丈夫和妻子或家庭单位有关的文件一起归档。
• 按家谱：与特定家谱相关的所有文件都归档在一起。许多家谱学家从四个这样的祖先系开始——他们的祖父母各有一个。
• 按事件：与特定事件类型（即出生、婚姻、普查等）相关的所有文件一起归档。

从上述四个系统中的任何一个开始，您可以进一步将论文分为以下类别：

• 按地点：论文首先按上面列出的四个家谱归档系统中的一个进行分组，然后按国家、州、县或城镇进一步细分，以反映您祖先的迁移情况。例如，如果您选择姓氏方法，您将首先将所有薯片祖先分组在一起，然后进一步将这些薯片分成英格兰薯片、北卡罗来纳薯片和田纳西薯片。
• 按记录类型：论文首先按上述四种家谱归档系统之一进行分组，然后按记录类型进一步细分（即出生记录、人口普查记录、遗嘱等）。

活页夹、文件夹、笔记本或计算机

建立一个组织系统的第一步是决定归档的基本物理形式（堆不算），即文件夹、笔记本、活页夹或计算机磁盘。

• 文件柜和文件夹：文件夹，可能是家谱学家最流行的组织工具，价格便宜，携带方便，可以轻松存放不同形状和大小的文件。然而，当文件被丢弃时，文件夹可能会变得一团糟——文件会乱丢，甚至可能放错地方。文件夹使查阅文件变得容易，但你必须努力确保文件放回原处。但是，一旦生成了大量纸张，文件夹系统将是最灵活和可扩展的。
• 活页夹：如果你是一个真正喜欢把东西放在一个地方的人，那么把你打印的家谱数据组织成活页夹可能是一个不错的选择。此方法将您的家谱记录标准化为常规大小的纸张格式。您不希望使用三孔冲孔的文件可以添加到聚丙烯套管中。活页夹是便携式的，不需要文件柜，但是，如果你做了大量的家谱研究，你可能会发现活页夹最终会变得过于笨重。
• 计算机磁盘、CD和DVD：将家谱文件转录或扫描到计算机中可以节省大量空间，计算机化的组织系统可以大大加快排序和交叉引用等繁琐任务。CD-ROM的质量也有了很大的提高，据说在适当的存储条件下可以无限期地保持。但是，从现在起100年或更长时间后，你的后代会有一台可以读取它们的计算机吗？如果您选择使用计算机作为您的主要组织系统，请考虑制作和保存重要文件的复印件或打印件。

一旦你开始整理你的家谱，你可能会发现组合存储方法效果最好。例如，有些人使用活页夹来组织“经验证”的家庭和文件夹，以便对未经验证的联系、邻居或地方研究以及通信进行杂项研究。重要的是要记住，组织是并且永远是一项进行中的工作。

使用文件夹组织您的家谱

要设置和使用文件夹来组织您的家谱记录，您需要以下基本用品：

1. 有盖子的文件柜或文件盒。这些盒子需要坚固，最好是塑料的，有水平的内脊或凹槽，用于字母大小的悬挂文件。
2. 蓝色、绿色、红色和黄色的彩色、字母大小的悬挂文件夹。寻找有大标签的。您还可以通过购买标准的绿色悬挂文件夹，并使用彩色标签进行颜色编码，在这里节省一点钱。
3. 马尼拉文件夹。这些文件夹的标签应该比悬挂文件夹的标签小一些，并且应该有加固的顶部，以便在大量使用时使用。
4. 钢笔。为获得最佳效果，请使用具有超细笔尖、毛毡笔尖和黑色、永久性、无酸墨水的笔。
5. 荧光灯。购买浅蓝色、浅绿色、黄色和粉色的荧光灯（不要使用红色，因为红色太暗）。彩色铅笔也有用。
6. 文件夹的标签。这些标签的顶部应带有蓝色、绿色、红色和黄色条带，背面应带有永久性粘合剂。

一旦你们组装好你们的供应品，是时候开始使用文件夹了。对你的四个祖父母的血统使用不同颜色的文件夹——换句话说，为一个祖父母的祖先创建的所有文件夹都将标记为相同的颜色。您选择的颜色由您自己决定，但以下颜色选择是最常见的：

• 蓝色-你祖父（父亲的父亲）的祖先
• 绿色-您的祖母（父亲的母亲）的祖先
• 红色-您外祖父（母亲的父亲）的祖先
• 黄色-外祖母（母亲的母亲）的祖先

使用如上所述的颜色，为每个姓氏创建一个单独的文件夹，使用黑色永久性标记（或在打印机上打印插入内容）在悬挂的“文件”选项卡“插入”上写入姓名。然后按字母顺序将文件按颜色挂在文件盒或文件柜中（即，将蓝色按字母顺序放在一组中，将绿色按字母顺序放在另一组中，等等）。

如果你是系谱研究的新手，这可能就是你需要做的全部。然而，如果你已经积累了大量的笔记和复印件，那么现在是细分的时候了。这里是您需要选择如何组织文件的地方。本文第1页讨论的两种最流行的方法是：

1. 按姓氏（根据需要按地区和/或记录类型进一步细分）
2. 按夫妇或家庭群体

基本的归档说明是相同的，区别主要在于它们是如何组织的。如果您还不确定哪种方法最适合您，请尝试对一个姓氏使用姓氏方法，对一个或两个家庭使用家庭组方法。看看哪一个最适合你，或者把两者结合起来。

族组法

为你的家谱表上列出的每对已婚夫妇创建一份家庭分组表。然后通过在“文件文件夹”选项卡上放置彩色标签，为每个族设置马尼拉文件夹。将标签颜色与相应族线的颜色相匹配。在每个标签上，写下夫妻的名字（使用婚前的名字作为妻子）和你的家谱图上的数字（大多数家谱图使用的是ahnentafel编号系统）。例子：詹姆斯·欧文斯和玛丽·克里斯普，4/5。然后将这些马尼拉家族的文件夹放在悬挂的文件夹中，根据丈夫的名字按字母顺序排列，或者根据家谱图上的数字按数字顺序排列。

在每个马尼拉文件夹的前面，附上该族的族组记录，作为目录。如果有多个婚姻，则为彼此的婚姻制作一个单独的文件夹，其中包含家庭组记录。每个家庭文件夹都应该包括夫妻结婚时的所有文件和笔记。与婚前事件有关的文件应保存在父母的文件夹中，如出生证明和家庭普查记录。

姓氏和记录类型方法

首先，按姓氏对文件进行排序，然后通过在“文件文件夹”选项卡上放置彩色标签，将标签颜色与姓氏匹配，为您有文书工作的每种记录类型创建马尼拉文件夹。在每个标签上，写下姓氏的名称，然后是记录类型。示例：CRISP:普查，CRISP:土地记录。然后将这些马尼拉家族文件夹放在悬挂文件夹中，根据记录类型按字母顺序排列，以获得合适的姓氏和颜色。

在每个马尼拉文件夹的前面，创建并附加一个目录，对文件夹的内容进行索引。然后添加与姓氏和记录类型对应的所有文件和注释。