据美国环境保护署（EPA）称，书面检查报告对于清晰、简洁地传达事实信息至关重要。许多机构和企业需要书面检查报告。例如，当一个人买了一套新房子时，一位健康检查员会检查房子，并写下他对房子是否适合居住的意见。如果发生环境或其他事故，检查员必须详细说明事实，并对这些事实进行分析，以便作出决定。

制定一份清单，帮助组织材料和计划报告。环境保护局的《联邦杀虫剂、杀真菌剂和杀鼠剂法案（FIFRA）检查手册》建议，在调查开始后，规划检查报告并整理报告所需的事实。包含报告主要组成部分并为您提供记录笔记空间的检查表将帮助您规划和组织报告。

使用标题和副标题将报告分成多个部分。这将进一步组织材料。检查报告通常包括引言、事实调查结果部分（详细说明调查事实）和分析部分（调查人员提供其对调查的意见）。

用调查的信息填写报告的各个部分。在写报告时使用清晰简洁的语言。环保署建议“写作是为了表达，而不是为了给人留下深刻印象。”记住读者。

用客观公正的语气写下你的分析。仅利用事实得出结论；不要猜测。公正准确地表达你的意见。