在大多数司法管辖区,法庭案件中发生的一切都记录在所谓的案卷上。作为一项规则,每个法院都有一个人负责在每个案件的案卷上输入信息。诉讼记录员通常在法院办公室内承担各种文书工作,其原则是在每个案件档案以及法院计算机系统(如适用)中维护诉讼记录表。
在法院办公室工作的员工可能因司法管辖权的不同而有所不同;然而,大多数法院办公室都有一些关键员工。大多数法院都有一名法警,其职责是维持法庭秩序,一名记录诉讼程序的法庭记者,以及一名维护法庭档案的诉讼记录员。根据法庭的规模,卷宗书记员还可以履行其他秘书职责,或者只专注于档案的维护。
当一个法庭案件被打开时,必须创建一个物理文件来记录案件中的所有文件。在许多法院,还可以在法院的计算机系统上创建电子文件。文件中的第一批文件之一将是一份摘要表。摘要表只是一张纸,可以记录案件中发生的一切以及发生的日期。
在法庭案件中提交诉状时,发起方通常必须将诉状提交给卷宗书记员。然后,卷宗员将在文件上加盖存档日期和时间的印章。根据提交的诉状,原始文件可以直接放在文件中,或者交给法官审查。可能还需要在法院的计算机记录系统上记录备案。
除了记录案件中提交的文件外,案卷还可以包括法庭诉讼的摘要。例如,如果举行了初步听证会或预审听证会,案卷表将显示听证会上发生的事情的基本摘要。每次案件在法庭上审理时,诉讼记录员负责记录诉讼程序的摘要。案件终止时,案卷管理员将负责妥善结案。
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