方法1 方法1之3：准备新的归档系统

1. 1收集你的所有材料。在试图建立一个适当的系统之前，你需要汇编所有的文书工作。仔细检查你可能有文书工作的所有地点，把它们都放在一堆。花时间确保你能正确核算你拥有的所有活动和不活动的工作。如果你要把别人的文书工作调整到一个新的归档系统中，请将所有文件从当前系统中删除。对你来说，处理所有文件并为新系统做准备会更好。

2. 2 仔细检查所有的文件。这是过程中最难的部分，但也是变得有条理的关键一步。根据文件的内容将所有文件分开，如银行对账单、信用卡账单和抵押贷款付款。这可能看起来很乏味，但要仔细查看你这堆文件中的每一份文件，以确定你正在处理的内容。

3. 3 设置堆积物。当你开始整理你的文件时，把相关的文件放在一起会很有帮助。你可以把所有与 "Nickelback "客户有关的文件放在同一堆中。另一个例子是根据月份来堆放你的工作。有一种按时间顺序排列的感觉可能对你的归档需要很有帮助。在整理文件时要设定优先次序。当你看到特别重要的文件时，把它们放在各自堆的最上面。

4. 4按你认为合适的方式减少。你可以建立的另一个堆是垃圾堆。你不需要扔掉一堆你的文件，但你应该把不重要的文件从其他堆里分开。你甚至可以设立一个杂物堆，随机的文件可以放在那里。如果你100%确定你不需要某些文书工作，而且你不能得出与其他文件的可行联系，那么就把它们丢弃。在跟进某件事情之前，请向你的上级检查你是否被允许扔掉任何东西。

5. 5使用马尼拉文件夹。通过使用便宜的马尼拉文件夹，使自己的事情变得简单。这不会损害你的资金，并允许你进行任何你想进行的归档系统。你可以从任何办公用品商店买到一包马尼拉文件夹。

6. 6转移你的堆积物。使用你先前建立的堆栈作为你的文件夹的指南。确保每个文件夹的内容也被组织起来。你可以根据每份文件的重要性或按时间顺序来组织文件的内容。按字母顺序排列对组织文件组更有效。在你填满文件夹时，将马尼拉文件夹放入文件柜。

方法2 方法2的3：创建一个适合你的系统

1. 1使用按字母顺序排列的归档系统。当你需要检索人名、客户、作者、电影、书籍或其他名称时，按字母顺序排列的档案系统效果很好。只要你使用易于检索的术语，按字母顺序排列的存档系统往往是最容易使用的系统。归档和检索文件的最好方法是给每个文件贴上标签。马尼拉文件夹有一个额外的标签，旨在为文件贴上标签，这将使你的检索过程更容易。如果你正在处理客户，按姓氏的字母顺序排列会更有效率。如果你有很多文件，考虑做字母分区来帮助你组织。分区是大的，只是包含一个字母。你也可以把字母分成一对，如 "A-D "或 "F-K"。

2. 2使用主题顺序。当你在不同的主题领域工作或学习时，主题或话题顺序可以成为检索信息的一个非常有用的方法。例如，如果你学习法律，你可以有合同、宪法、侵权行为、行政法、国际法等主题标题。如果你有几个不同的主题，这个系统效果最好。如果没有，你将只剩下一个或两个分隔符，而没有什么有组织的系统。

3. 3尝试数字式归档。这种类型的归档系统是包含日期或数字的文件的理想选择。例如，如果你有发票，收据，有日期的事件等，数字系统可以使一个容易的系统再次定位。你也可以考虑用月和年来标示这个选项。对于那些在医疗文件、立法文件、法庭案件等文件中使用编号的环境中工作的人来说，编号是一种有用的检索方法。只有在你能自如地查看几个数字并能从这些数字中检索到信息时，才可以使用这个系统。在归档标签上标记数字或日期，并根据编号的值进行整理。从 "1 "开始，让下面的数字增加价值。如果你是以月为单位归档，从1月开始，按顺序移动，直到12月。每个月都用隔板隔开，你会受益匪浅。

4. 4使用颜色编码。这对创造性的归档很有帮助，对那些视觉记忆力好的人尤其有效。根据颜色编码，它可以帮助交叉引用不同的主题。你可以对上述任何一种归档技巧进行颜色编码。你也可以通过将颜色代码与另一个系统配对来使用组织系统的组合。在你既定的填充方法中添加颜色的最简单方法之一是使用荧光笔。你可以从任何一家办公用品商店购买各种荧光笔。另一种实施颜色编码的方法是使用各种颜色的文件夹。

5. 5使用一个频率系统。这对你一直使用的物品很有效，但不应该是一个独立的系统。它需要从另一个系统中吸取养分，例如按字母顺序排列的系统。把经常使用的信息添加到你的档案区的一个分组空间，这样可以快速检索，例如在档案柜抽屉的最前面。你需要注意的是，使用这个系统时，你不会变得毫无条理。把你目前正在做的项目放在前面，并不总是能保证有效的组织。

方法3方法3：保留一个有组织的系统

1. 1 立即将文件归档。确保你的归档系统有效运行的一个方法是在你处理文件时将其归档。如果你推迟归档文件，归档系统就不会发挥作用。养成将文件归档的习惯也将有助于你的生产力和工作流程。

2. 2保持你的空间更新。每隔几个月，你应该检查一下你的归档系统，并做一次简单的清扫。你不需要像最初的组织那样审查你的所有文件。检查所有的文件，确保所有的东西都被组织起来，放在正确的地方。在最初的几个月后，你也可以反思你选择的系统是否对你有用。

3. 3清理你的空间。每年一次，你应该对你的工作空间做一次较大的清理。你可能有一些你经常使用的文件，但你现在应该翻阅其他你较少使用的文件。打开你较少使用的文件，阅读你所有的文件，看看是否有任何不必要的文书工作。拿出所有的文件，用湿毛巾擦拭文件柜，以清除积聚的灰尘。

• 这些原则也可以适用于计算机或其他电子归档分组。
• 对不按字母顺序放置的文件使用一个索引。这应该是按字母顺序排列的，以便你能迅速找到你的文件，无论如何。把这个索引放在文件的前面。
• 从清理和整理你成堆的文件开始，用便利贴分门别类，然后再分门别类。
• 为那些不适合在其他地方整齐摆放的物品准备一个杂项文件是很有用的。