方法1方法1/2：礼貌地取消会议

1. 1提前向取消会议致歉。如果你提前24小时或更长时间取消预订，电子邮件会很有效。尽可能多地抬起头来。这样，另一个人就可以改变他们的日程安排。如果他们很忙，提前通知会产生巨大的影响。电子邮件通常比电话更有效，因为收件人可以在一分钟或更短的时间内快速浏览邮件，但如果你最后一分钟发送邮件，你无法确定是否有人会看到你的邮件。如果对方从外地赶来参加你的会议，在他们回家之前尽最大努力重新安排时间。如果他们还没有到镇上，尽量至少提前2天通知，这样他们可以在需要时取消旅行计划。

2. 2如果可以的话，请在最后一刻取消预订。如果你要取消一天内应该举行的会议，给对方打个电话。否则，他们可能在会议前看不到电子邮件，可能会浪费时间等你。比如说，“我知道我们计划今天见面，但我不得不去接我在学校生病的孩子。我下午出去了，你上午有时间见面吗？”如果你打不到电话，请尽快发送电子邮件。

3. 3简要说明取消的原因。取消会议通常会给其他期待你的人带来困难。有礼貌的做法是让他们知道为什么你不能在没有太多细节的情况下完成。否则，他们可能会认为你只是不想出现。例如，说你病了就足以成为一个错过会议的理由，而不必详细说明你的病情。如果出现了另一个你不能错过的会议或约会，简单地说你遇到了一个无法预料的日程冲突。把一个会议换成另一个会议可能会被认为是粗鲁的，所以可以保持细节的模糊。

4. 4.避免编造借口。如果你有合理的理由缺席会议，可以谈一谈。然而，如果你没有理由，就不要编造理由。人们会知道你在编造什么，结果会被认为是粗鲁无礼的。如果你只是觉得不能参加一个会议，那就把它概括一下。例如：“出现了一些个人问题，我需要重新安排今天的会议。”不要经常使用泛泛的借口。如果每月出现一次或更多的“个人事情”，你的同事会开始把你当成一个普通人。

5. 5真诚道歉。如果你真心道歉，取消会议会好得多。将其与您取消的原因联系起来，并提出弥补不便。试着说这样的话：“我知道你的时间有多宝贵，我想为日程安排上的冲突道歉。我附上我的笔记供你查看，这样我们就可以简化后续会议。”

6. 6尊重其他与会者的时间。如果有多人参加，请注意完全取消会议可能会给多人带来不便。如果可能，请避免取消，并提供其他解决方案。例如，你可以打电话进来，派你部门的另一名成员来填写，或者通过电子邮件发送你设定要提供的任何相关信息。

方法2方法2/2：重新安排会议

1. 1尽快制定重新安排的计划。很有可能，这次会议最初是为了讨论时间敏感的信息而安排的。在一两天内安排一个方便的时间重新安排日程，以尽量减少任何不便。

2. 2尽可能多地围绕对方的日程安排工作。因为你会给对方带来潜在的不便，所以按照对方的日程安排工作是礼貌的。然而，只有在你有空的时候才主动提出见面。你不想再重新安排了。问：“你什么时候方便重新安排？我星期四下午没空，但我可以在上午或另一天抽出时间给你。”

3. 3.当你不在时，在日历上标出时间。在重新安排会议时，为了避免头痛，把你不在的时间都封锁起来。然后，您可以清楚地共享可能的重新安排时间，而不会遇到更多冲突。如果你发现你在会议间隙需要一点休息时间，在日历上把它屏蔽掉，这样人们就不会在这段时间里看到你有空。

4. 4提议将会议变成电话会议。如果你不能参加会议的原因是交通、天气或一些阻碍你实际到达的因素，那么可以打电话来代替。为未能参加会议而道歉。如果需要，抽出时间亲自跟进。例如，你可以这样说：“很抱歉，我不能去办公室了。高速公路上发生了事故，我处于停顿状态。我知道我们通过电话讨论你对生产的担忧有多重要。我们能在电话里解决这个问题吗？”

• 如果你事先知道你不能参加会议，请立即告诉组织会议的人。如果使用类似Outlook的日历，请拒绝会议并给出解释。