如何写一封通函(write a circular letter)
第1部分第1部分，共3部分：撰写介绍
- 1决定你的信应该写给谁。在写通函时，一定要考虑到特定的读者。从一开始就知道你的听众是谁，这将有助于你为他们量身定制一封清晰有效的信函。
- 2写一篇介绍性问候语。以一般性的问候语开始，如“亲爱的投资者”或“亲爱的客户您好”。这种简单的问候语为信函定下基调，表明您是一名专业人士。对于一封发给许多人的通函，你不能使用普通的个人问候语，如“亲爱的简·史密斯”。相反，你必须使用非常通用的语言，同时保持亲切和吸引人的态度。你可以试着用一句热情的问候语，比如“亲爱的尊贵的顾客”，或者“亲爱的尊敬的同事”，或者简单的问候，比如“尊敬的社区成员”
- 3简要说明你是谁。这些信息应包括您的专业职位（如果与信函相关），以及您与读者的联系方式。这为读者提供了你为什么给他们写信的背景，从而告诉他们为什么他们应该继续阅读。例如，如果您拥有一家餐饮企业，并且正在给以前的客户写信，请写下：“我的名字是艾琳·史密斯，我拥有catering Plus。我今天给您写信，是因为我很感谢您过去曾是客户。”提示：即使您认为读这封信的每个人都知道您是谁，向他们简要解释你的立场可以为你写信给他们提供背景。
第2部分第2部分，共3部分：撰写信函正文
- 1在第一段中向读者介绍你的主要主题。在写一封通函时，让读者相当快地知道你的观点是很重要的。与其绕圈子，不如马上告诉读者你想让他们知道什么。这将确保即使他们不继续阅读，他们也能理解大意。你写信是为了促销吗？你写信是想告诉人们一个投资机会吗？无论主要信息是什么，在一开始就澄清这一点。例如，如果你想让读者购买你的产品，可以这样说：“我今天写这封信是因为我有一个很棒的新产品，我认为你可能会发现它很有用。”提示：通函的要点不应该太复杂。你的观点越清晰简单，即使快速浏览你的信件，也有越多的人可能理解这一点。
- 2列出你的支持点，以便在写作时参考。在写在清单中的信中，有更多的要点或想法可以帮助你在写信的主体时保持信息。把你想写在信中的每件事都标上要点，这样你就可以记住把它们都写进去，当你把它们写进去的时候就把它们划掉。例如，如果您正在撰写关于您销售的产品的销售，您可能列出的要点包括销售价格或折扣百分比、销售将持续多久以及如何联系您购买产品。
- 3在1或2个核心段落中提供支持信息。你的每一段都应该重点支持你的整体观点。告诉读者为什么他们需要你的产品，为什么他们应该做你要求他们做的事，或者为什么你的公司正在发生变化。这些段落必须简短、清晰，以支撑信函的中心点。例如，如果你的信是关于你的公司正在进行的一次销售，那么就写一段关于到底在销售什么的内容。以写“让我告诉你一点关于这个产品的情况，这样你就会明白我们提供了多少。”开始这段话。另一段可能是关于为什么你的报价这么划算。在这一段的开头，你可以告诉你的潜在客户，“我们为你提供了如此优惠的产品，因为我们重视你作为客户的价值，我们想把我们的储蓄转嫁给你。”如果你写信给你公司的员工，告诉他们办公室搬到了一栋新楼，核心的一两段应该包含搬迁的一般时间表，以及他们期望搬迁如何影响他们的工作流程。你可以先说，“整个行动需要两周时间”，然后详细说明这段时间将如何分解。
- 4写出结论段落或陈述。在结论中，你应该重申你的主要观点，并感谢读者花时间阅读你的信。这将使你的观点更加明确，并在读者读完你的信时产生良好的感觉。例如，如果您的通函告诉读者您的新职业职位，请重复您的标题以及为什么这些信息对读者来说可能很重要。你可以说，“我再次非常感谢现在担任Omniglobal营销部门的负责人，我希望有了这个新职位，我将能够与贵公司建立新的、富有成效的关系。”
第3部分第3部分，共3部分：校对和编辑您的信函
- 编辑你的信的长度。通函的长度应足以向读者提供您希望他们了解的所有相关信息。然而，它也需要足够短，以便读者不会对阅读感到厌倦。如果信件长于一页，则需要缩短。在你的写作中寻找重复，并将其编辑掉。另外，评估你的读者是否需要知道你提供的所有细节，如果他们不需要的话，可以把一些拿出来。编辑自己的文章可能很困难，因为你认为你所包含的一切都足够重要。因此，可以考虑请一位目光敏锐的人来检查你的工作。
- 2仔细阅读你的信，纠正任何打字错误。一旦你写完了，就要重新审视你的工作，寻找错误。花点时间这样做将有助于确保你的信以专业的方式传达，让读者能够专注于你的信息，而不是你的错误。小贴士：如果你甚至在自己看了这封信之后也担心拼写错误，那么也请朋友或同事看看。
- 3确保您正在发布授权信息。在发送商务信函时，重要的是提供非常有限的信息。不要在通函中发送机密信息或不想让公众知道的信息。例如，如果你正在写一封关于公司领导层变动的通函给员工，在许多情况下，你不想包括变动的根本原因，因为他们可能对公司反映不佳，或者可能会让公司面临诉讼。
- 4格式化你的信。你的信件应该有一个商业格式，在顶部包括你的公司名称和地址，通常在中间。如果您有一个业务标题，则可以用于此目的。您还应该在问候语上方的左上角包含日期，以便读者在阅读时知道该信是否是最新的。在信的底部，你应该包括你的姓名和联系方式，通常包括你的电子邮件地址和电话号码。
- 5确认您将信函发送给了正确的人。你写完信后，所要做的就是把它寄出去。但是，在发送邮件之前，请再次查看邮件列表，以确保它发送给您希望发送的每个人，并且您使用的地址正确无误。一般来说，如果你想从你的公司中获取信息，就要尽量扩大你的邮件列表。你接触的人越多，你就越有可能获得更多的客户和业务联系。
提示
- 发表于 2022-08-18 07:34
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- 分类：教育和通信
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