今年のMicrosoft Officeチャンピオンが、その秘訣を伝授します。

今の学生は、初日から勉強の一環としてコンピューターを使っています。その結果、パソコンを最大限に活用するためのさまざまなオフィスのヒントやコツを学ぶ時間が十分にあるのです。

マイクロソフトはこの事実をよく理解している。そこで同社は、最も優秀な学生を対象に、Word、Excel、PowerPointの専門知識を披露する機会として、Microsoft Office Specialist USA National Championshipsを開催したのです。

tl80が今年のチャンピオンに聞いた、とっておきのテクニックは必見です。Microsoft Officeを学生プロ並みに使いこなす方法を紹介します。

言葉

ほとんどの人がWordを使用していますが、すべてのユーザーがエキスパートを自認しているわけではありません。しかし、この2つのコツがあれば、プログラムを少し先に進めることができます。

1セパレートボディを選択

Word 2013 のチャンピオンである Forrest Liu 氏が、テキスト選択に関する有益なヒントを提供しています。Ctrlキーを押しながらマーカーを引くと、まったく別の2つの部分を同時に選択することができます。

同様に、Ctrlキーを押しながら任意の箇所をクリックすると、その文だけが選択されます。

2 クイックアクセス

Wordのユーザーインターフェースの左上にあるクイックアクセスバーは、デフォルトでは保存、元に戻す、やり直しのショートカットを提供していますが、自分用にカスタマイズすると非常に強力になります。

ドロップダウンメニューから「その他のコマンド」を選択すると、ツールバーのカスタマイズ方法の全リストが表示されます。

さらに、ツールバーに独自のマクロを追加することも可能です。

しかし、このヒントを提供してくれたWord 2016のチャンピオン、Joshua Garreltsは、もっと伝統的なオプションを選ぶのが好きなようです。彼のクイックアクセスバーには、スペルチェックのショートカットと、現在のドキュメントをメールで楽しむためのボタンがあります**。

専門性

2013年のExcelチャンピオンであるAnirudh Narayananも、2016年のExcelチャンピオンであるJohn Dumoulinも、同じようにプロジェクトを最大限に活用するためのアドバイスをしてくれたのです。当然のことながら、このソフトの中で最も強力な機能の一つです

iii. コンディション・フォーマット

条件付き書式は、Excelスプレッドシートをより視覚的に面白くする確実な方法であり、その実装は非常に簡単です。

まず、使用するデータがその技術の恩恵を受けられるかどうかを確認することが大切です。シンプソンズ」の各エピソードのIMDbユーザー評価シートを以下のようにまとめました。

狭いスペースに多くの情報が詰め込まれていますが、どのエピソードが高評価で、どのエピソードが低評価なのかが一目瞭然というわけではありません。条件付き書式は、このような場合に役に立ちます。

データをハイライトして、リボンの「ホーム」タブの「スタイル」セクションにある「条件付き書式」のドロップダウンメニューから、あらかじめ用意されているオプションのいずれかを使用するだけです。

しかし、これはMicrosoft Officeの王者のやり方ではありません。narayananは、結果をカスタマイズするために、上記の新しいルールオプションの使用を提案しています。

この画面では、私たちの仕様にぴったり合うように、フォーマットを微調整することができます。フォーマットスタイルのドロップダウンメニューで、3色スケールに切り替えてみます。また、両方のタイプフィールドをNumberに変更し、各フィールドの値を手動で設定することにします。これは、7点という低い点数のエピソードが赤になると困るからで、これでも比較的高い点数なのです。

調整が完了したら、「OK」をクリックします。

上の図のような結果が得られるはずです。これで、フォーマットを見るだけで、私たちのデータが何を伝えているのか、大まかに把握することができるようになりました。

スライドプレゼンテーションソフトウェア

初心者は簡単なスライドショーしか作れないかもしれませんが、専門家の手にかかれば、実に強力です。ここでは、このソフトを活用するための簡単なコツをご紹介します。

4 組み込みフォント

PowerPointでカスタムフォントを使用することは、視覚的な面白さを追加する一つの方法ですが、ドキュメントを提示する前に他のシステムに転送すると、問題に遭遇する可能性があります。幸いなことに、PowerPoint 2016のチャンピオンであるDheya Madhaniが解決策を見つけました。

ファイル」> 「オプション」を開き、メニューの「保存」を選択します。

文書内の「フォントを埋め込む」チェックボックスをオンにすると、フォントが文書の一部として保存され、プレゼンテーションが真にポータブルになります。

5 選択ペインの使い方

また、マドハニは、スライドの内容をレイアウトする作業を簡略化するテクニックも持っています。キャプション**> イラスト> アイコンを使って、複数の画像をプレゼンに追加しました。残念なのは、一度に全部入れてしまったので、固まってしまったことです。

必要なアイコンをつかむまでblobのどの部分でもクリックできますし、選択ペインを使うこともできます。

任意のアイコンをダブルクリックすると「書式」タブが開きます。

選択ペインをクリックすると、画面右側に選択ペインが表示されます。

このメニューで個々の項目を選択し、普通に移動することができます。ShiftやCtrlを使って、一度に複数の項目を選択することも可能です。

選択ペインを使って、思い通りのスライドショーに仕上げることができるんです。

6 概要スライドより

マドハニは最後に、学生にとって特に有益なアドバイスをくれた。あるトピックについて1時間かけてノートを作成し、その結果をクラスで発表しなければならない場合を想像してみてください。手元の作品**をパワーポイントにするのもいいのではないでしょうか？

まずは、Wordでノートを作成します。

PowerPointは最善を尽くしてくれますが、一般的には見出しスタイルを使用するのがベストです。ご覧のように、先ほど説明したテキストの複数の部分を選択する方法を用いて、スピードアップを図っています。

次に、PowerPointで「ホーム」タブの「新規スライド」をクリックし、「アウトライン」から選択します。"スライドショー "です。

コメントを含む文書に移動し、"**"をクリックします。

メモに基づいていくつかのスライドを準備したはずです。あとは、いくつかのビジュアルを調整すれば、プレゼンは完了です。

7 Show, don't tell

PowerPoint 2013のチャンピオンであるDominic Allainは、PowerPointのプロジェクトに取り組むすべての人のために、より理論的なアドバイスを提供します。テキストだけでなく、ビジュアルを駆使して視聴者にアピールしてみることをユーザーにアドバイスしています。

これは、多くの人が見逃しているPowerPointの重要な側面です。PowerPointの素晴らしい点は、さまざまな異なる視覚効果を組み合わせることができることです。**Chart（円グラフの作成方法）。チャートを追加する。YouTubeの動画を埋め込むことができます。スライドをテキストで包むことはできますが、それでは誰も読んでくれません。もしそうなら、あなたの言うことは聞きません。その代わり、フォーマットの強みを生かすこと。

学びを止めない

多くのユーザーは、Officeスイートをかなりベーシックなソフトウェアだと考えているでしょうが、その奥深さには大きなものがあります。常に新しいことが学べるので、常にレベルアップのためにアンテナを張ってください。

この記事に登場するOfficeアドボケイトの方々は、偶然にエキスパートになったわけではなく、すべてのプログラムを徹底的に学びました。自分の栄光にすがってはいけないWord文書、Excelスプレッドシート、PowerPointプレゼンテーションの作成など、Officeをもっと活用できないか考えてみてください。

他の読者と共有したい提案はありますか？それとも、この記事で紹介したテクニックのどれかで助けをお探しですか？いずれにせよ、以下のコメント欄で会話に加わってみてはいかがでしょうか。

写真提供：Mike Orlov/Shutterstock