"うわ、なんでこんなに受信トレイに未読メールがあるんだ？"

"ああ、領収書と通知書の束ねね"

"見ないの？"

"いいえ"

"だから削除しないの？"

"将来、いつ必要になるかわからない"

"受信トレイから削除しても記録として残せるのはご存知ですよね？"

"ん？" "どうやって？"

"アーカイブ"

会話のたびに課金できるようにしたい。GmailやOutlookなどのメールサービスでは、アーカイブ機能をご存じない方も多いのではないでしょうか。存在は知っていても、何をするものなのか知らない人もいる。

アーカイブは、メールを削除せずにInbox Zeroを実現するための秘訣です。

アーカイブファイル（書庫）は何ですか？

簡単に言えば、アーカイブはメールの一部であり、受信箱の一部ではありません。

Gmailを例にとると、メールには受信トレイ、送信済みメッセージ、スパム、ジャンク、アーカイブがあります。

• 受信箱 - スパム以外の新しいメールはすべてここに入ります。ここでメールを保存したり、削除やアーカイブで処分したりすることができます。
• 送信済みメール - あなたが誰かに送信したすべてのメールがここに保存されます。
• スパム - スパムは自動的にここに送信されます。
• 迷惑メール - 削除したメールはすべてここに入ります。
• アーカイブ - 受信トレイから削除したいけど、削除したくないすべてのメールがここにあります。

つまり、Inboxは今必要な重要なメール、Archiveは将来必要になるかもしれないメールの集合体なのです。この区別によって、Gmailの受信箱の不安をコントロールすることができます。

アーカイブは何をするのか（そして何をしないのか）？

メールのアーカイブの利点を理解するためには、アーカイブが何をするのか、そしてそれがあなたのGmailにどのような影響を与えるのかを正確に知る必要があります。

• アーカイブされたメールは、自動的に削除されません。アーカイブは金庫のようなものです。スパムメールは30日後に自動的に削除されますが、アーカイブされたメールは、手動で削除するまでGmailに残ります。
• アーカイブされたメールを検索できる。gmailは強力な検索エンジンを備えています。何かを検索するとき、アーカイブされたメールもその一部となります。明示的に除外して受信箱だけを検索するには、検索語の前に「in:inbox」（逆カンマなし）と入力してください。
• アーカイブされたメールはストレージ容量としてカウントされます。削除されたメールは、Gmailの総保管数にカウントされません。アーカイブされたメールは、お客様のGmailの一部として引き続きカウントされます。
• アーカイブされたメールは、自動的に既読になることはありません。メールをアーカイブして開かなかった場合、そのメールはあなたが操作するまで未読のままです。
• アーカイブされたメールは閲覧可能 Gmailには、メールを閲覧するための「アーカイブ」タブがありません。ただし、「すべてのメール」タブを使用すると、受信トレイとアーカイブの両方のメールを表示することができます。Microsoft Outlookをお使いの場合は、保管庫を表示するための便利な「アーカイブ」タブがあります。
• アーカイブされたメールにはラベルが使用されます。メッセージにラベルを付けてアーカイブしても、ラベルは残ります。ラベルをクリックすると、そのラベルを持つすべてのメッセージが表示され、アーカイブされたメッセージも表示されます。

なぜ「既読にする」ではなく「アーカイブ」なのか？

デフォルトでは、目の前のメールボックスを開くことになります。Gmailの「優先」「ソーシャル」タブを使用しているかどうかにかかわらず、未読メールや古いメールも含まれます。これらのうちいくつかは必要であり、いくつかは将来の参考のために、いくつかは削除することができます。

しかし、すぐに送る必要のないメールが受信箱いっぱいに入っていては、ただの雑然とした状態になってしまいます。メールを既読にした場合でも、受信トレイに表示されます。なぜ、脳に無理やり処理させるのか？

アーカイブされたメールは、乱雑に扱われることなく、安全に保管され、将来的に使用することができます。いずれにせよ、件名の一覧を閲覧するよりも、Gmailの強力な検索機能でメールを見つける方が可能性は高くなります。

メールアーカイブの方法

GmailのデスクトップWebアプリだけでなく、AndroidやiOSのGmailアプリでもメールをアーカイブすることができます。

• デスクトップの場合 - メッセージの上部にある「アーカイブ」ボタンをクリックします。または、複数のメッセージを選択し、「アーカイブ」ボタンをクリックします。または、Gmailのキーボードショートカットを使ってアーカイブする場合は、「E」をクリックします。
• iOSの場合 - 任意のメッセージで「アーカイブ」ボタンをクリックするか、受信箱内の複数のメッセージを選択して「アーカイブ」ボタンをクリックします。
• Androidの場合 - 「メニュー」→「設定」→「一般設定」→「一般設定」。"Gmailのデフォルトアクション "で、"削除 "ではなく "アーカイブ "を選択します。受信トレイビューで、任意のメッセージを左右にスワイプするとアーカイブされます。または、複数のメッセージを選択し、[アーカイブ]ボタンをクリックします。または、任意のメッセージのアーカイブボタンをクリックします。

フィルターによるメールの自動アーカイブ

メールの乱雑さを解消するには、アーカイブとGmailのフィルタを組み合わせるのが一番です。Uberからの領収書など、開く必要はないが保存しておきたいメッセージが何千通も重複して届くことがあります。ここでは、Uberを例にその方法を説明します。

1. Uberから最後に届いたメールを開いてください。
2. 返信」ボタンの隣にあるドロップダウン矢印をクリックし、「このようなメールをフィルタリングする」をクリックします。
3. これにより、このUberのメールアドレスからのすべてのメールに対するフィルターが作成されます。領収書だけを絞り込みたい場合は、件名に「Uber receipts」を追加してください。
4. この検索を使用してフィルタを作成する」をクリックします。
5. 1つ目のボックス「受信トレイ（アーカイブ）をスキップする」にチェックを入れてください。
6. (オプション) このような既存の電子メールをすべてアーカイブするには、下部にある「一致する会話に同時にフィルターを適用する」ボックスをオンにします。
7. (オプション) 自動的に既読にする場合は、「既読にする」にチェックを入れてください。
8. フィルタの作成」をクリックします。

アーカイブされたメールの取り出し方法

誤ってメールをアーカイブしてしまった場合でも、簡単に受信トレイに復活させることができます。

Gmailの検索バーでメッセージを検索するか、すべてのメッセージに移動し、ブラウズして見つけてください。上部にある「受信トレイに移動」ボタンをクリックすると、元に戻ります。

gmailの受信トレイにある古いメールをすべてアーカイブする方法

アーカイブのアイデアが好きですか？受信箱がアーカイブに入れたい古いメールでいっぱいになっていませんか？ここでも、簡単なフィルターが役に立ちます。

1. 検索フィールドに、「yyyy/mm/dd」の前に「In:inbox」と入力します（逆カンマなし）。昨日の日付をyyyy/mm/ddのフォーマットで記入する。受信トレイにあるすべてのメールをアーカイブしたい場合は、「in:inbox」と記入するだけです（逆カンマなし）。
2. 検索バーのドロップダウンアイコンをクリックし、「Use this search to create a filter」をクリックします。
3. フィルター作成の確認」ポップアップで「OK」をクリックします。
4. 受信トレイをスキップする（アーカイブ）」にチェックを入れる。
5. 一致する会話に同時にフィルターを適用する」ボックスにチェックを入れます。
6. (オプション) すべてのメッセージを既読にする場合は、「既読にする」ボックスをチェックします。
7. フィルタの作成」をクリックします。

メールの数にもよりますが、Gmailはフィルタリングに時間がかかります。しかし、しばらくすると、すべてのメールが受信トレイから消え、アーカイブに安全に保存されます。これは、受信トレイをゼロにし、それを維持するための最も簡単なステップです。

重要：「in:inbox」を別に選択した場合、Gmailのアーカイブが終了したら、必ずフィルタを削除してください。そうしないと、今後送られてくるメールもすべて受信トレイをスキップしてアーカイブに直行することになります。

フィルターを削除するには、Gmailの歯車アイコン> 設定> フィルターとブロックされたアドレス をクリックします。下にスクロールして、作成したフィルターを見つけ、削除します。

アーカイブをご存じですか？

素直になれよ、みんな。メールを削除したり、受信箱に入れたままにせず、積極的にアーカイブしている人はどれくらいいるでしょうか？この小さなアーカイブの仕掛けに価値はあるのでしょうか？

もっと言えば、Gmailでメールをスケジュールする方法も知っておくといいでしょう。MacのデスクトップでGmailを使いたいという方のために、便利なアプリをいくつかご紹介します。