“哇，为什么收件箱里有这么多未读邮件？”

“哦，是一堆收据和通知。”

“你不看吗？”

“没有。”

“那为什么不删除呢？”

“谁知道我将来什么时候需要它们？”

“你知道你可以将它们从收件箱中删除，但仍然保留它们作为记录，对吗？”

“嗯？怎么做？”

“存档。”

我希望每次谈话都能向别人收费。很多人不知道Gmail或Outlook等电子邮件服务中的存档功能。有些人知道它的存在，但不知道它的作用。

Archive is the secret to achieving Inbox Zero without deleting your emails.

什么是档案文件(archive)？

简单地说，归档是邮件的一部分，而不是收件箱的一部分。

以Gmail为例，您的电子邮件包括收件箱、已发送邮件、垃圾邮件、垃圾和存档。

• 收件箱——每一封新的非垃圾邮件都会在这里登陆。你可以在这里保存一封电子邮件，也可以通过删除或存档来摆脱它。
• 已发送邮件--您发送给其他人的每封电子邮件都保存在此处。
• 垃圾邮件——垃圾邮件会自动发送到这里。
• 垃圾——你删除的每封邮件都会放在这里。
• 存档--您想从收件箱中删除但不想删除的每封电子邮件都放在这里。

换句话说，收件箱是你现在需要的重要电子邮件的集合，而存档是你将来可能需要的电子邮件的集合。这种区别将帮助你控制你的Gmail收件箱焦虑。

归档做什么（不做什么）？

要理解归档电子邮件的好处，你需要知道它到底做了什么，以及它如何影响你的Gmail。

• 存档的电子邮件不会自动删除。档案馆就像一个金库。虽然垃圾电子邮件会在30天后自动删除，但存档的电子邮件会一直保存在你的Gmail中，直到你手动删除它们。
• 可以搜索存档的电子邮件。Gmail有一个强大的搜索引擎。当你搜索任何东西时，存档的电子邮件就是其中的一部分。如果要明确排除它们，只搜索收件箱，请在搜索词前键入“in:inbox”（不带引号）。
• 存档的电子邮件算作存储空间。删除的邮件不计入你的Gmail总存储空间。存档的电子邮件继续计算，因为它们仍然是你的Gmail的一部分。
• 存档的电子邮件不会标记为自动读取。如果你存档了一封邮件而没有打开它，那么在你采取行动之前，该邮件将一直处于未读状态。
• 存档的电子邮件可以浏览。Gmail没有“存档”标签来浏览你发来的邮件。但是，您可以使用“所有邮件”选项卡同时查看收件箱和存档中的电子邮件。如果使用Microsoft Outlook，则会有一个方便的“存档”选项卡来浏览vault。
• 存档的电子邮件使用标签。您可以将标签添加到邮件并将其存档，标签将保留。当您单击标签以查看所有带有标签的邮件时，也会显示已存档的邮件。

为什么要存档而不是“标记为已读”？

默认情况下，您将打开面前的电子邮件收件箱。无论你是否使用Gmail的优先权和社交标签，这包括未读邮件和旧邮件。你需要其中一些，一些是为了将来的参考，有些可以删除。

但是一个收件箱里装满了你不需要立即发送的邮件，那只会是杂乱无章。即使你将一封邮件标记为已读，它仍然会出现在你的收件箱中。为什么要强迫你的大脑去处理？

归档电子邮件可以将其从杂乱中移除，但可以安全地存储以备将来使用。在任何情况下，你都更有可能通过Gmail强大的搜索功能找到电子邮件，而不是浏览主题行列表。

如何存档邮件

你可以在Gmail的桌面web应用程序以及Android和iOS上的Gmail应用程序上存档邮件。

• 对于桌面--单击任何消息顶部的“存档”按钮。或者选择多条消息并单击“存档”按钮。或者点击“E”使用Gmail键盘快捷键进行存档。
• 对于iOS——点击任何消息中的存档按钮。或在收件箱中选择多封邮件，然后单击“存档”按钮。
• 对于Android——进入“功能表”>“设置”>“常规设置”>“Gmail默认操作”，然后选择“存档”（而不是“删除”）。现在，在收件箱视图中，向左或向右滑动任何邮件以将其存档。或选择多封邮件，然后单击“存档”按钮。或点击任何信息中的存档按钮。

使用筛选器自动存档电子邮件

消除电子邮件混乱的最好方法是将归档和Gmail的过滤器结合起来。你可能会收到成千上万条不需要打开但想保存的重复信息，比如Uber的收据。下面是如何做到这一点，以Uber为例。

1. 打开你从Uber收到的最后一封电子邮件。
2. 单击“回复”按钮旁边的下拉箭头，然后单击“筛选类似这样的邮件”。
3. 这将为来自该Uber电子邮件地址的所有邮件创建一个过滤器。如果您只想对收据进行细化，请在主题行中添加“Uber receipts”。
4. 单击“使用此搜索创建筛选器”。
5. 选中第一个框“跳过收件箱（存档）”。
6. （可选）如果要存档所有此类现有电子邮件，请选中底部的“同时对匹配的对话应用筛选器”框。
7. （可选）如果要将其标记为自动读取，请选中“标记为读取”框。
8. 点击“创建过滤器”。

如何检索存档邮件

你是不是不小心把邮件存档了？别担心，很容易把它带回你的收件箱。

要么在Gmail的搜索栏中搜索邮件，要么转到所有邮件并通过浏览找到它。在顶部，单击“移动到收件箱”按钮将其带回来。

如何在gmail收件箱中归档所有旧邮件

喜欢归档的想法吗？你的收件箱里是否堆满了旧邮件，你想把它们放进档案室？同样，快速过滤也能完成。

1. 在搜索栏中，键入“In:inbox”之前：yyyy/mm/dd“（没有引号）。以yyyy/mm/dd的格式填写昨天的日期。如果您想将收件箱中的所有电子邮件存档，只需填写“in:inbox”（不带引号）。
2. 单击搜索栏中的下拉图标，然后单击“使用此搜索创建筛选器”。
3. 在弹出的“确认创建过滤器”中单击“确定”。
4. 选中“跳过收件箱（存档）”框。
5. 选中“同时对匹配的对话应用筛选器”框。
6. （可选）如果还要将所有邮件标记为已读，请选中“标记为已读”框。
7. 点击“创建过滤器”。

根据你有多少电子邮件，Gmail需要一些时间来过滤。但过了一段时间，你所有的电子邮件都会从收件箱中消失，安全地存储在档案中。这是实现和保持收件箱零的最简单步骤。

重要提示：如果您单独选择了“in:inbox”，那么一旦Gmail完成归档，请确保删除过滤器。否则，所有未来的邮件也会跳过收件箱，直接进入存档。

要删除过滤器，请在Gmail中单击齿轮图标&gt；设置&gt；过滤器和阻止的地址。向下滚动以找到您创建的筛选器，然后将其删除。

你知道存档吗？

老实说，伙计们。你们中有多少人主动存档邮件，而不是删除它们或只是让它们放在收件箱中？这个小小的归档技巧值得吗？

更像这样，你应该知道如何在Gmail中安排电子邮件。如果你对把Gmail带到你的Mac桌面感兴趣的话，我们已经介绍了一些方便的应用程序。