“哇，為什麼收件箱裡有這麼多未讀郵件？”

“哦，是一堆收據和通知。”

“你不看嗎？”

“沒有。”

“那為什麼不刪除呢？”

“誰知道我將來什麼時候需要它們？”

“你知道你可以將它們從收件箱中刪除，但仍然保留它們作為記錄，對嗎？”

“嗯？怎麼做？”

“存檔。”

我希望每次談話都能向別人收費。很多人不知道Gmail或Outlook等電子郵件服務中的存檔功能。有些人知道它的存在，但不知道它的作用。

Archive is the secret to achieving Inbox Zero without deleting your emails.

什麼是檔案文件(archive)？

簡單地說，歸檔是郵件的一部分，而不是收件箱的一部分。

以Gmail為例，您的電子郵件包括收件箱、已發送郵件、垃圾郵件、垃圾和存檔。

• 收件箱——每一封新的非垃圾郵件都會在這裡登陸。你可以在這裡保存一封電子郵件，也可以通過刪除或存檔來擺脫它。
• 已發送郵件--您發送給其他人的每封電子郵件都保存在此處。
• 垃圾郵件——垃圾郵件會自動發送到這裡。
• 垃圾——你刪除的每封郵件都會放在這裡。
• 存檔--您想從收件箱中刪除但不想刪除的每封電子郵件都放在這裡。

換句話說，收件箱是你現在需要的重要電子郵件的集合，而存檔是你將來可能需要的電子郵件的集合。這種區別將幫助你控制你的Gmail收件箱焦慮。

歸檔做什麼（不做什麼）？

要理解歸檔電子郵件的好處，你需要知道它到底做了什麼，以及它如何影響你的Gmail。

• 存檔的電子郵件不會自動刪除。檔案館就像一個金庫。雖然垃圾電子郵件會在30天后自動刪除，但存檔的電子郵件會一直保存在你的Gmail中，直到你手動刪除它們。
• 可以搜索存檔的電子郵件。Gmail有一個強大的搜索引擎。當你搜索任何東西時，存檔的電子郵件就是其中的一部分。如果要明確排除它們，只搜索收件箱，請在搜索詞前鍵入“in:inbox”（不帶引號）。
• 存檔的電子郵件算作存儲空間。刪除的郵件不計入你的Gmail總存儲空間。存檔的電子郵件繼續計算，因為它們仍然是你的Gmail的一部分。
• 存檔的電子郵件不會標記為自動讀取。如果你存檔了一封郵件而沒有打開它，那麼在你採取行動之前，該郵件將一直處於未讀狀態。
• 存檔的電子郵件可以瀏覽。Gmail沒有“存檔”標籤來瀏覽你發來的郵件。但是，您可以使用“所有郵件”選項卡同時查看收件箱和存檔中的電子郵件。如果使用Microsoft Outlook，則會有一個方便的“存檔”選項卡來瀏覽vault。
• 存檔的電子郵件使用標籤。您可以將標籤添加到郵件並將其存檔，標籤將保留。當您單擊標籤以查看所有帶有標籤的郵件時，也會顯示已存檔的郵件。

為什麼要存檔而不是“標記為已讀”？

默認情況下，您將打開面前的電子郵件收件箱。無論你是否使用Gmail的優先權和社交標籤，這包括未讀郵件和舊郵件。你需要其中一些，一些是為了將來的參考，有些可以刪除。

但是一個收件箱裡裝滿了你不需要立即發送的郵件，那隻會是雜亂無章。即使你將一封郵件標記為已讀，它仍然會出現在你的收件箱中。為什麼要強迫你的大腦去處理？

歸檔電子郵件可以將其從雜亂中移除，但可以安全地存儲以備將來使用。在任何情況下，你都更有可能通過Gmail強大的搜索功能找到電子郵件，而不是瀏覽主題行列表。

如何存檔郵件

你可以在Gmail的桌面web應用程序以及Android和iOS上的Gmail應用程序上存檔郵件。

• 對於桌面--單擊任何消息頂部的“存檔”按鈕。或者選擇多條消息並單擊“存檔”按鈕。或者點擊“E”使用Gmail鍵盤快捷鍵進行存檔。
• 對於iOS——點擊任何消息中的存檔按鈕。或在收件箱中選擇多封郵件，然後單擊“存檔”按鈕。
• 對於Android——進入“功能表”>“設置”>“常規設置”>“Gmail默認操作”，然後選擇“存檔”（而不是“刪除”）。現在，在收件箱視圖中，向左或向右滑動任何郵件以將其存檔。或選擇多封郵件，然後單擊“存檔”按鈕。或點擊任何信息中的存檔按鈕。

使用篩選器自動存檔電子郵件

消除電子郵件混亂的最好方法是將歸檔和Gmail的過濾器結合起來。你可能會收到成千上萬條不需要打開但想保存的重複信息，比如Uber的收據。下面是如何做到這一點，以Uber為例。

1. 打開你從Uber收到的最後一封電子郵件。
2. 單擊“回覆”按鈕旁邊的下拉箭頭，然後單擊“篩選類似這樣的郵件”。
3. 這將為來自該Uber電子郵件地址的所有郵件創建一個過濾器。如果您只想對收據進行細化，請在主題行中添加“Uber receipts”。
4. 單擊“使用此搜索創建篩選器”。
5. 選中第一個框“跳過收件箱（存檔）”。
6. （可選）如果要存檔所有此類現有電子郵件，請選中底部的“同時對匹配的對話應用篩選器”框。
7. （可選）如果要將其標記為自動讀取，請選中“標記為讀取”框。
8. 點擊“創建過濾器”。

如何檢索存檔郵件

你是不是不小心把郵件存檔了？別擔心，很容易把它帶回你的收件箱。

要麼在Gmail的搜索欄中搜索郵件，要麼轉到所有郵件並通過瀏覽找到它。在頂部，單擊“移動到收件箱”按鈕將其帶回來。

如何在gmail收件箱中歸檔所有舊郵件

喜歡歸檔的想法嗎？你的收件箱裡是否堆滿了舊郵件，你想把它們放進檔案室？同樣，快速過濾也能完成。

1. 在搜索欄中，鍵入“In:inbox”之前：yyyy/mm/dd“（沒有引號）。以yyyy/mm/dd的格式填寫昨天的日期。如果您想將收件箱中的所有電子郵件存檔，只需填寫“in:inbox”（不帶引號）。
2. 單擊搜索欄中的下拉圖標，然後單擊“使用此搜索創建篩選器”。
3. 在彈出的“確認創建過濾器”中單擊“確定”。
4. 選中“跳過收件箱（存檔）”框。
5. 選中“同時對匹配的對話應用篩選器”框。
6. （可選）如果還要將所有郵件標記為已讀，請選中“標記為已讀”框。
7. 點擊“創建過濾器”。

根據你有多少電子郵件，Gmail需要一些時間來過濾。但過了一段時間，你所有的電子郵件都會從收件箱中消失，安全地存儲在檔案中。這是實現和保持收件箱零的最簡單步驟。

重要提示：如果您單獨選擇了“in:inbox”，那麼一旦Gmail完成歸檔，請確保刪除過濾器。否則，所有未來的郵件也會跳過收件箱，直接進入存檔。

要刪除過濾器，請在Gmail中單擊齒輪圖標&gt；設置&gt；過濾器和阻止的地址。向下滾動以找到您創建的篩選器，然後將其刪除。

你知道存檔嗎？

老實說，夥計們。你們中有多少人主動存檔郵件，而不是刪除它們或只是讓它們放在收件箱中？這個小小的歸檔技巧值得嗎？

更像這樣，你應該知道如何在Gmail中安排電子郵件。如果你對把Gmail帶到你的Mac桌面感興趣的話，我們已經介紹了一些方便的應用程序。