Excelのワークブックを共有することで、データ収集の共同作業が容易になります。しかし、Excelファイルを他の人に渡す前に、ワークシートを共有できるようにするためのいくつかのヒントをご紹介します。

複数の編集を同時に行えるようにする

共有されたExcelワークシートを複数のユーザーが同時に編集できるようにしたい場合は、以下のようにします。

1. レビュー]タブを開き、[変更]で[共有ワークブック]をクリックします。
2. 開いたダイアログボックスで、「複数のユーザーが同時に変更できるようにする」にチェックが入っていることを確認します。
3. Excelファイルを他のユーザーがアクセスできる共有の場所に保存します。

これを許可する場合の注意点として、2人のユーザーが同じセルを編集した場合、矛盾した変更が行われる可能性があります。ファイルの所有者は警告を受け、どの変更を保持するか、または破棄するかを選択することができます。

ワークシートやセルを保護する

特定のデータを誰にも修正・削除されたくない場合、ワークシート全体、ワークブック、特定のセルを保護することができます。

ワークシートやワークブック全体を保護したい場合。

1. レビュー] タブで [シートの保護] をクリックします (ワークブック全体を保護する場合は [ワークブックの保護] をクリックします)。
2. これにより、パスワードを持つ人は保護を解除できますが、パスワードを持たない人はそのまま閲覧することができます。
3. このワークシートのすべてのユーザーに許可する」では、他のユーザーがワークシート上で実行できる操作（セルの書式設定、行や列の追加/削除、ハイパーリンクの追加など）を選択することができます。

選択したセルが保護される場合。

1. 他の人に編集してもらいたいセルを選択して右クリックし、ポップアップメニューの「セルの書式を設定」をクリックします。
2. 保護」タブに移動し、「ロック」がチェックされていないことを確認します。
3. 上記の3つのステップを完了してください。

これで、ロックを解除できるセル以外は、すべて保護されるはずです。

ドロップダウンメニューの追加

他のユーザーが特定のセルに選択したデータのみを追加したい場合、セルの特定の範囲にドロップダウンメニューを作成することができます。このリストの中からしか選択できないようにしたり、追加情報を入力できるようにしたりすることができます。

セル領域にドロップダウンメニューを追加するには、次のようにします。

1. ワークブックの別のワークシートに、ドロップダウンメニューに含まれる項目のリストを作成します。これらの項目は、行または列になっている必要があります。
2. リスト全体を選択し、右クリックで「名前の定義」を選択します。
3. ダイアログボックスが表示されたら、リストの名前を入力します。
4. データを入力するワークシートで、ドロップダウンリストを表示させたいセルを選択します。データタブに移動し、データ検証をクリックします。
5. 設定タブのダイアログボックスが開きますので、「許可」欄で「リスト」を選択します。
6. Source "フィールドに、"=ListName "と入力します。
7. セルを空白にしたくない場合は、「空白を無視する」ボックスがチェックされていないことを確認してください。

以下の手順は任意です。

1. セルをクリックしたときにメッセージを表示するには、「メッセージの入力」タブに移動します。ここで、最大225文字までのメッセージを入力すると、ポップアップで表示されます。
2. エラーアラートを表示させたい場合は、「エラーアラート」タブに移動し、「無効なデータが入力された後にエラーアラートを表示する」にチェックが入っていることを確認します。エラー警告の具体的なメッセージを入力することができます。

ワークブックを共有したいExcelユーザーにお勧めの方法があれば、コメントで教えてください。