時間を有効に使うにはどうしたらいいのでしょうか？時間管理アプリは使っていますか？前もって計画を立て、スケジュールを把握していますか？それとも、タスクに優先順位をつけているのでしょうか？もし、これらのことを試しても、まだ時間を有効に使えていないのなら、もしかしたらあなたは変わる必要があるのかもしれません。

80/20ルールは、時間管理のためのもう一つの選択肢であり、少し手を加えることで、あなたにとって理想的な解決策になるかもしれません。

80/20ルールとは、具体的にどのようなものなのでしょうか。

80/20の法則は、パレートの法則とも呼ばれています。イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートに端を発した概念である。彼は、国土の8割を人口の2割が所有していることに気づいたのです。このため、パレートはこのアンバランスをさらに研究し、他の分野とどのように関連づけるかを考えたのである。

その数年後、ジョセフ・ジュランというコンサルタントが、この考え方をビジネスに応用し、「パレートの法則」と名づけた。エコノミスト・オンラインより。

ジュランは、この原則を品質管理にまで広げ、例えば、生産における欠陥のほとんどは、すべての欠陥の原因のうち**％の結果であると述べ、これを彼は「重要な少数とつまらない多数」と表現した。

インベストペディアによると、このような意味です。

• 売上の8割は、製品ラインナップのうち20製品で占めています。
• 同社の収益の8割は2割の顧客から得ている。
• 2割の社員から8割の生産物を得る会社。

時間管理はパレートの原理を最もよく使う方法です。多くの人は最も重要な仕事に集中する代わりに、時間を薄く分散させる傾向があるからです。

これらのことを考慮し、タイムマネジメントの原則を結びつけると、80%のアウトプットは20%の時間で得られる可能性があるということになります。さて、問題はこれをどのように行うかです。できることは4つあります。

自分のタスクを頻繁に評価する

80%の成果は20%の努力から生まれるとすれば、80%のインパクトは20%のタスクから生まれるというのは理にかなっています。そのため、求める成果の80％を生み出す20％の仕事を特定すること。

タスクを見直す際には、次のような質問を自分に投げかけてみてください。

• リスト上のすべてのタスクに緊急のラベルが貼られているか？
• リストの仕事は、私の権限の範囲内なのか、それとも他の場所に属するのか？
• ある種の仕事に時間をかけすぎていないか？
• 依頼すべきタスクはありますか？
• これらの作業は、全体の成果にとって本当に必要なのでしょうか？

目標を継続的に評価する

目標とタスクが絡み合っている場合もありますが、そうでない場合もあります。一部、完全に分離している場合もあります。ですから、目標とそれを達成するために必要な活動を考えてください。8割の目標には2割の行動しか必要ないことを忘れないでください。

もう一度、自分の行動のうち、どの2割が最も目標に近づいているか、棚卸ししてみましょう。これらの例を見て、関連性を見いだせるかどうか確認してください。

• 今日遅くまで仕事をすれば（活動の20％）、タスクリストの項目を終わらせ、上司を喜ばせて、明日は休める（目標の80％）。
• 今日、デスクで食べるサラダを作れば（活動量20％）、このタスクを期限までに完了し、減量目標（目標量80％）に近づけることができます。
• 定期的なミーティングを予定すれば（活動の20％）、チームのコミュニケーションが増え、プロジェクトが成功し、より良いリーダーになることができる（目標の80％）。

ゴールデンタイムを決める

一日のうちで最も生産性の高い時間帯は人それぞれです。9時から11時の間に最高の仕事をすることができます。あるいは15時～17時の間にもっとやってもいい。あなたが最もエネルギッシュで、集中力があり、生産性が高いと感じるのはどんなときですか？

自分のプライムタイムを見極め、その時間を使って、見極めた20％のタスクと目標を達成する。そうすることで、1日のうちで最も生産性の高い時間をタスクや活動に費やし、最高の結果を得ることができるのです。

干渉の特定と除去

毎日オフィスに通っていても、自宅で仕事をしていても、気が散ることはどこにでもあります。このようなちょっとした気の迷いが、集中力の低下や作業の遅れなど、生産性の低下につながることがあります。

80/20の法則という概念を用いて、FreshBooksは次のように推測しています。

あなたの気晴らしの80％は、20％のソースから来る。

これらの妨害を受け止め、排除するためには、まずそれらを特定する必要があります。

• 殺到するメール
• 着信
• 予定外の来客
• 飢えと渇き
• ソーシャルメディア通知

気が散るもののリストを作ったら、どれが一番気が散っているか振り返ってみてください。2、3個（20％）だけが問題の主要部分（80％）であることがわかるかもしれません。そして、これらの雑念を排除する方法をいくつか取り入れることです。以下はその提案です。

• 特定の時間帯にメールが処理されないようにブロックする。
• 緊急でない電話は留守電にする。
• オフィスのドアを閉める。
• 軽食はご自由にお取りください。
• 仕事中はソーシャルメディアに触れない
• タイマーアプリケーションを使用して、作業時間や休憩時間を計ることができます。

80/20の法則を試したことがありますか？

パレートの原理は、ある業界や用途では成功するかもしれませんが、あなたにとって有効でしょうか？もし、あなたが80/20の法則を試して大きな成功を収めたとしたら、これからも使い続けますか？逆に、そのコンセプトに否定的な結果を与えた場合、何が悪かったのか分かりますか？

まだ悩んでいるのなら、これらのオンライン作業習慣を採用して仕事を効率化し、時間管理ソフトやアプリのオプションも見てみましょう。