社会人になったばかりの方、今の会社でプロジェクトマネージャーとして働いている方。大学でも、このポジションの講座でも、多くのことを学びました。

しかし、プロジェクトマネージャーという仕事は、経験やプロセスを通じて学ぶ部分が多い。初めてプロジェクトマネージャーを引き受けた方に、プロジェクトマネジメントの5つのポイントをご紹介します。

1 正しいツールを使う

適切なプロジェクトマネジメントツールを選ぶことは非常に重要です。これらのアプリケーションは、プロジェクトのライフサイクルを通じて、あなたの強い味方になってくれるでしょう。まだ選択肢に迷いがある方は、ぜひ参考にしていただきたい機能や提案をご紹介しています。

使いやすさ

直感的なデザインと機能を備えたツールを使うことは、思っている以上に理にかなっているのです。

クロスプラットフォーム・アクセシビリティ

パソコンやモバイル端末で使えるツールを使えば、プロジェクトのタスクや状況を簡単に把握することができます。

便利な機能

一部のアプリケーションは強力です。ガントチャート、チームごとのカレンダー、タスクリスト、ベースライン、自動化など、さまざまな機能を利用できます。プロのプロジェクトマネージャーにとって、すべてを網羅したツールは重宝されます。これには、Microsoft Project、Smartsheet、Zoho Projectなどのアプリケーションが含まれます。

他のアプリは、同様のツール**やホイッスルがすべて含まれていないかもしれませんが、学ぶのが簡単で、必要な機能が正確に含まれている可能性があります。この場合、Trello、Wrike、Asanaなどのタスク、コラボレーション、シンプルなトラッキングのためのアプリをチェックする。

https://vimeo.com/140693423

最も重要なのは、自分が最も必要とする機能、欲しい機能を明確にし、様々なツールを見て、自分に最適なものを見つけることです。

2 テンプレートの利用

プロジェクトの準備だけでなく、それを管理するための「事務処理」も必要です。会議の計画から状況報告、メールの更新まで、便利で時間を節約できるテンプレート集でプロジェクトの準備をしましょう。

テンプレートには様々な形があり、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのMicrosoft Officeアプリケーションで最もよく使われています。makeUseOfでは、プロジェクトのニーズに合わせて、様々なテンプレート記事を用意しています。

• Wordプロジェクトマネジメントテンプレート
• Excelプロジェクトマネジメントテンプレート
• PowerPointプロジェクトマネジメントテンプレート
• OneNoteプロジェクトマネジメントテンプレート
• 会議アジェンダのテンプレート
• 会議議事録テンプレート

III.変化への備え

すべてのプロジェクトが最初から最後まで計画通りに進めば最高なんですけどね。残念ながら、そうでない場合が多いのです。スコープクリープなど、プロジェクトの厄介事を解決するのも仕事のうちです。しかし、それ以外にも、自分ではどうしようもないことが飛び出す可能性があります。

• 病気や緊急事態でタスクを完了できないチームメンバーがいるかもしれません。そのため、タスクを完了させるために新しいチームメンバーを招聘したり、場合によっては自らタスクを引き受けるなど、迅速な対応が必要になるかもしれません。
• 短期的なシステムトラブルで、チーム全体がタスクを完了できないことがあるかもしれません。このため、皆さんは時間をやりくりして、軌道に乗せるために、数時間余分に働く必要があるかもしれません。
• プロジェクトの途中で上司からクライアントに変更を提案するように言われることもあるかもしれません。このような場合、影響評価を行い、タスクや納期を調整するきっかけとなります。

だから、変化があったときに柔軟に対応できるように準備しておくことです。

4 チームを知る

企業や業界によっては、常設のチームや、新しいプロジェクトごとに編成されるチームもあるでしょう。いずれにせよ、チームを知ることは、彼らのプロジェクトを成功に導くための重要な要素です。しかし、新しい会社や異業種に入社すると、これがなかなか難しいのです。

聞く・参加する

プロジェクトチームと会うときは、ボディランゲージ、態度、参加者の関心に注意を払うこと。相手の話に耳を傾け、質問をし、交流を深める。プロフェッショナルでありながら、ユーモアのセンスで打ち解けることを恐れないでください。

メモを取る

チームメンバーのタスクや期限を把握することは、プロジェクトマネージャーの仕事の一部ですが、チームメンバーのことをメモすることで、彼らをより深く知ることもできます。

• ビルはいつも時間通りに近況報告をしてくれるのでしょうか？
• キャロルは、助けが必要なときに話すのが苦手なのでしょうか？
• マークは時間内に物事を終わらせるのが苦手なのですか？

会議中、1対1の会話後、チームメンバーからのメールを読む時などにメモを取ってみてください。これは、現在のプロジェクトだけでなく、今後のプロジェクトでも必ず役に立つはずです。

5 コミュニケーションの維持

プロジェクトマネージャーとして、チームからのコミュニケーションが必要です。ステータスのアップデートを提供し、質問や懸念をあなたに伝えたいと考えています。同時に、プロジェクトマネージャーとして具体的な項目をチームに伝えることも計画しておく必要があります。

定例会議

チームを軌道に乗せ、同じ考えを持つために、プロジェクトミーティングを定期的に開催する。そのためには、チームにとって最適な曜日と時間を見つけ、毎週繰り返されるミーティングを作るのが一番です。これにより、チームはルーチンを理解し、それに応じて準備することができます。

ディスカッションのフォローアップ

各ミーティングの後、チームにフォローアップレポートを送る必要があります。メールには、会議の概要と議論から生じたアクションアイテムを記載します。そこで便利なのが、優れたテンプレートです。

ステータスアップデートの提供

プロジェクトマネージャーとして、直属の上司や、場合によっては経営陣に進捗状況を報告することが多いでしょう。上司から変更を求められたとき、クライアントから依頼されたとき、チームが単純に褒められたとき、必ず上司と共有しましょう。

プロジェクトマネジメントのヒントがあれば、教えてください。

プロジェクトマネジメントは、通常、ドキュメントの管理よりも人の管理が重要だと思いますが、いかがでしょうか。

これまでプロジェクトマネジメントについて、どのようなことを学んできましたか？この職務において、対人関係、専門性、または個人的なスキルが最も役に立ったと思いますか？あなたのアドバイスやヒントを、この役割に不慣れな他の人たちに、以下のコメントで教えてあげてください。