メールが多くて時間がない。Gmailの受信トレイを管理するとき、そんな風に感じることはありませんか？

受信箱がいっぱいになると、重要な情報を見つけるのが難しくなります。しかし、簡単な設定の微調整と便利なツールを使えば、Gmailの受信トレイに不安を感じることはありません。

スタイル選択

Gmailにはいくつかのタイプの受信トレイビューがあり、それぞれをカスタマイズすることができます。最も重要なメッセージを最初に表示したい場合も、未読のメッセージを表示したい場合も、受信トレイの種類を設定することですべてカバーできます。

デフォルトの受信トレイタイプでは、メールはカテゴリーごとにタブに分類されます。ソーシャル、プロモーション、アップデート、フォーラムなどのメッセージをメインのメッセージから分離するのに便利な方法です。また、タブの有効・無効を設定することもできます。

最初に重要なメッセージを見るのに適しているのが、このタイプです。これにより、2つのセクションが作成されます。1つは上部に重要なメッセージを、もう1つは下部にその他のすべての情報を含むセクションです。また、各セクションのアイテム数は5～50の間で選ぶことができます。

未読優先」「星付き優先」タイプは、「重要優先」タイプと同じように動作し、それぞれのタイプで2つのパートに分かれています。

歯車のアイコン「設定」をクリックし、「受信箱の種類」のプルダウンボックスから選択します。

もし、あなたがメールを待ち焦がれていたり、必要なメールを探しているなら、受信箱のスタイルを変えることが正しい選択なのかもしれません。

優先順位への対応

Gmailでは、重要なメッセージに優先順位をつけることが簡単にできます。また、いくつかの簡単な調整を行えば、今後受信するメールもそれに応じて分類され、ラベルが表示されます。

優先受信ボックス

パーティショニングを利用したもう一つのスタイルが「優先受信箱」です。デフォルトでは、重要なメッセージと未読メッセージを最初に、アスタリスクの付いたメッセージを2番目に、そしてその他のメッセージを一番下に配置するタイプです。しかし、このタイプの利点は、自分のニーズに合わせてセクションを調整できることです。

例えば、未読のメッセージを先に受信し、次に重要なメッセージを受信したい場合は、このように簡単に変更することができます。"Priority Inbox "のもう一つの大きな特徴は、ラベルの一つをベースにしたセクションを追加できることです。特定のメールにタグを付けて素早く表示したい場合に便利です。

シグニチャーマーカー

重要マークは、どのメッセージを重要としてマークすべきかを決めるのに役立ちます。優先受信」や「重要優先」のスタイルを使用している場合は、これらのオプションを必ず確認してください。

Gmailは、あなたが受け取ったメッセージを分析し、それに応じて重要なものとしてマークします。この判断には、類似のメッセージに対するあなたの活動や、あなたが読んだメッセージに共通するキーワードなど、いくつかの要素が含まれます。この予測機能を使用したくない場合は、「設定」で無効にすることができます。

いずれも、歯車のアイコン「設定」「受信トレイ」を選択することで設定できます。

もし、優先的にメールを送りたいのであれば、これらのオプションを検討してみてください。優先受信タイプを使い、重要度マーカーを調整すれば、常に最も重要な情報を手に入れることができます。

ラベル付きリード

Gmailのラベルは、受信トレイをきちんと整理するための鍵です。ラベルを設定すると、メールに指定したタイトルとカラーが自動的に表示されるようになります。これにより、特定のメールを一目で確認できるようになり、また、グループ化されたメールも簡単に見ることができます。

いわば、ラベルはフォルダーと考えることができます。ラベルを作成すると、受信トレイのリストに表示され、ラベルが適用されたすべてのメッセージが含まれます。また、サブフォルダーの概念と同様に、ラベルを他のラベルの下にネストさせることができます。

タグの作成、編集、表示、非表示、削除は、歯車のアイコン > Settings> Tags を選択することで可能です。新しいラベルは、メールを開く際にラベルアイコンをクリックすることで適用・作成することができます。また、1つ以上のメッセージにチェックが入っている場合は、ホーム画面からも実行することができます。

フィルターへの記入

Gmailのフィルタリング機能は、圧倒されそうな気持ちを抑える強力な武器になります。Outlookのルール機能と同様に、メールにマーク、フラグ、アーカイブ、アスタリスクなどのトリガーを設定することができます。これにより、開いた瞬間に、より整理された受信トレイを見ることができます。

歯車のアイコン > 設定 > フィルタとブロックされたアドレスを選択すると、フィルタの作成、編集、削除が可能です。メールを開いていて、そのメールにフィルターを設定したい場合は、以下のように「返信」ボタンの隣にある「その他」の矢印を選択し、「メールのフィルター」を選択するだけです。.また、メインの受信トレイ画面では、チェックボックスを使ってメールをマークすることができます。

フィルタのポップアップウィンドウが表示されたら、フィルタリングオプションを選択します。まず、フィルタリングしたいメッセージの種類を選択します。例えば、特定の受信者からのすべてのメッセージ、件名や本文に特定の単語を含むメッセージ、添付ファイルを含むメッセージなどを取得するように選択することができます。

そして、この検索結果をもとに「フィルタの作成」をクリックし、実行するアクションを選択することになります。ラベルを貼る、「重要」マークをつける、カテゴリー分けをするなど、複数のアクションを選択することができます。

ショートカットによる素早い動作

受信トレイをすばやく操作したり、メッセージに対応するために、キーボードショートカットが便利です。まず、歯車のアイコンから「設定」「一般」「キーボードショートカット」を選択し、このオプションが有効になっていることを確認します。

メッセージの作成、テキストの書式設定、アクションの実行、ナビゲーションのために、多くのキーボードショートカットを使用することができます。これにより、受信トレイの管理・作業をより迅速に行うことができます。ここでは、一般的なショートカットを紹介しますが、Gmailのヘルプで全リストを確認することもできます。

• メールを書く：C
• メールの返信：R
• 転送メール：F
• メール削除： #
• 既読にする：Shift+I
• 有意なものとしてマーク： + または =。
• タブ：G+Lに移動
• 受信トレイに移動：G+I

アプリケーション指向

Gmailには受信トレイをスムーズに処理するための便利な機能がありますが、使える便利なアプリもあります。

gmail用フライバックスティック

メールを後で送信するようにスケジュールしたり、便利なリマインダーを受け取るには、Gmailのフライバックスティックが便利です。このアプリは、じっくりとメールを書く時間はあるけれど、すぐに送信したくないというときに便利です。メッセージのフォローアップを別の機会に行う必要がある場合は、素敵なリマインダーを設定します。

Gmailのブーメランには、相手からの返信がない場合、メッセージを通知する機能も搭載されています。この機能により、メールのフォローアップが容易になり、自分を覚えようとする試みが緩和されます。

Gメール受信箱

Inbox by Gmailも受信トレイを助けることができるアプリケーションです。GoogleのGmailから派生したスタンドアロンツールで、よりシンプルなメッセージ管理が可能です。メールをToDoリストに変換したり、あらかじめ用意された返信を使用したり、リマインダーを作成したり、後で使用するためにメッセージを一時停止したりすることができます。

Gmailで初めて受信トレイにログインすると、そこにGmailで作成したすべてのラベルが表示されます。そして、バンドルと呼ばれる受信メッセージの強力な仕分け機能があることにお気づきでしょう。

Gmailのソーシャル、プロモーション、フォーラムのメッセージのカテゴリと同様に、このアプリではさらに多くのカテゴリが用意されています。旅行、ショッピング、金融関連のメールも分類されています。これだけで、受信トレイを簡単に見ることができます。

ですから、整理・整頓・暗記などの特別なお手伝いに興味がある方は、便利なツールの一つを試してみてください。

インボックスの不安とどう向き合うか？

Gmailの受信トレイをコントロールするのに時間を費やす必要はありません。今、無駄な時間を過ごしている人はいないでしょう。これらの便利なヒントを使えば、受信トレイの洪水によるストレスから解放されます。

Gmailの受信トレイを管理するための効果的なプロセスや便利なツールをお持ちですか？ もしあれば、以下のコメント欄で教えてください。

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