新しい年を迎え、これまでと違うことをしたいと考えたのではないでしょうか。仕事と家庭の間で、いつもやることがたくさんあります。しかし、正しいツールと習慣を身につければ、2017年をこれまでで最も生産的な年にすることができます。

仕事の習慣を変えるための12ステップのプログラムを用意しました。1月から12月まで、1つずつ克服していきましょう。

1月：予定通り

新しい年の始まりは、時間を守り、スケジュールをこなすことほど素晴らしいことはありません。確かに自分自身でコミットメントすることもできますが、素晴らしいツールがあれば、さらに簡単です。

リマインダー、定期的なイベント、クロスプラットフォームアクセスを備えたカレンダーを選びましょう。最も一般的で直感的なオプションの1つが、Googleカレンダーです。オンラインでも、AndroidやiOSの端末でも使用できます。

作成したイベントごとにリマインダーを設定し、通知するタイミングを決めることができます。毎週の会議のために定期的なイベントを追加したり、他の人とカレンダーを共有したり、予定ページ機能を使って時間をブロックしたりすることができます。

2月：目標設定

目標を明確に設定し、焦点を絞ることで、目標達成につながります。単純に1日の目標から始めてもいいですし、週ごと、月ごと、年ごとの目標を設定するのもいいでしょう。カレンダーに書き込んでください。

これらの目標を自分で設定するときは、それを達成したときのご褒美を考えましょう。そうすることで、トンネルの先に光が見えるようになるだけでなく、モチベーションも上がります。

例えば、週末前に複雑で長い書類作成を終えたら、お気に入りのレストランでランチをごちそうしてあげましょう。

3月：テンプレートの活用

ドキュメントといえば、新年は（もっと）テンプレートの活用を検討しましょう。ビジネス文書を一から作成するとなると、かなりの時間がかかります。しかし、テンプレートで始めると、その時間を簡単に最小限に抑え、次のタスクに移ることができます。

Microsoft Wordのテンプレートはビジネス文書やプランニングに、Excelのテンプレートは予算や財務に、PowerPointのテンプレートはプレゼンテーションに利用することができます。

また、OneNote、Evernote、Google Docs用のテンプレートも用意されており、より簡単にドキュメントを作成することができます。

4月：大型プロジェクトのブレークダウン

私たちはしばしば、プロジェクトを渡されたり、自分で作ったりして、一度にすべてを取り組むことを期待します。しかし、これは逆効果になることもあります。もっと明確にプロジェクトを細分化し、目の前の課題に取り組んでから、次のステップに進むことができるはずです。

プロジェクトマネージャーは、ワーク・ブレークダウン構造を使って、プロジェクトを個別のブランチ、エレメント、ワークパッケージに分けます。

もちろん、大きなプロジェクトの全体像を見ることは重要です。しかし、一度に1つのタスクに集中することができれば、整理整頓がうまくいき、計画通りに進めやすくなり、プロジェクトを完全に完了させることができるようになります。

Ami：ToDoリストの作成と優先順位付け

大きなプロジェクトや日々の仕事をこなすには、ToDoリストを使い、優先順位をつけるとよいでしょう。カレンダーと同じように、リマインダー、定期的なタスク、クロスプラットフォームアクセスを提供するツールを探す必要があります。

Wunderlistは素晴らしいタスクリストマネージャーです。複数のリストを作成し、それぞれにToDoリストを設定することができます。そして、リマインダーの追加、優先順位の設定と並べ替え、メモの記載、ファイルの添付を行います。また、通常のタスクを作成し、サブタスクを追加することも可能です。

やるべきことを把握し、優先順位をつけるために、ウェブ、Android、iOS、Windowsのデスクトップアプリで****で利用可能です。windows 10では、WunderlistはCortanaとも同期するようになりました。

6月：委任された仕事

タスクリストツールを使って自分を見失わないようにするのも効果的ですが、多くの場合、委任も効果的です。負担を分担する余裕があるなら、そうする習慣をつけましょう。全部自分でやる必要はないんです。そして、職場でも家庭でも、手伝ってくれる人がいるならば、その人に任せればいいのです。

例えば、プロジェクトをタスクに分解したとき、優先順位の高い部分に集中できるようにします。そして、優先順位の低い仕事は、スタッフやチームに譲りましょう。これにより、最も重要な要素に取り組みつつ、すべてのプロジェクトを確実に完了させることができます。

アイゼンハワー・マトリクスは、仕事の優先順位付けと権限委譲に役立ちます。あるタスクが緊急ではあるが重要ではないと判断した場合、そのタスクを委任する必要があります。

これは、タスクの優先順位をつけるための数ある方法のうちの1つに過ぎません。

7月：時間の管理

委任は時間管理の重要な一部であることを忘れないでください。しかし、正しいツールも同じです。時間の使い方を記録し、1日または1週間の計画を立てるには、便利なアプリを使いましょう。

ここまでで、カレンダーとタスクリストマネージャーが揃いました。あとは、タイムトラッキングツールが必要です。ワンクリック（モバイルアプリではタップ）でアクティビティを開始できるToggl（トグル）がおすすめです。さまざまな追跡項目を設定し、組織にマーカーを追加し、週報、月報、年報を見ることができます。

このアプリケーションは、Windows、Mac、Linux用のデスクトップツールとしても提供されています。

8月：ゆったりとした時間を過ごす

リラックスする時間が生産性を高めることにつながるのか、疑問に思うかもしれません。しかし、よく考えてみてください。プロジェクトやタスクから離れることで、頭の中を整理することができるのです。そのとき、また新鮮な目で見ることができるのです。これによって、今まで見えなかったものが見えるようになることが多いのです。

瞑想や簡単な呼吸法などのリラックス法を用いる人もいます。繰り返しになりますが、このようなエイズは、ストレスを軽減し、不安を減らし、爽快な気分にしてくれます。一日の終わり、あるいは一日の途中でも、リラックスする時間を確保すること。

9月：受信トレイをキープ

どのメールアプリケーションを使うかによって、より良い管理方法が必ず見つかるはずです。Microsoft Outlookがお好きな方は、設定ルールを活用することができます。ルールによって、Outlookはメールを特定のフォルダに移動したり、マークを付けたり、警告音を鳴らしたりすることができます。同様に、Gmailのフィルターも設定することができます。

モバイル端末では、Mailswipe [deleted broken URL] などのツールを使って、メールを高速に処理することができます。表示されたメッセージをスワイプするだけで、アクションを起こせます。だから、メールをゴミ箱に移動したり、いざというときのために保存しておくことも簡単にできます。

アプリは、メールアカウントがあればAndroid（提供終了）およびiOS（提供終了）で無料で利用でき、アプリ内課金は2.99ドルからとなっています。

10月：散歩に出かける

リラックスする時間を作るのと同じように、運動する時間を設けるとよいでしょう。少し歩くだけでも、心身ともに元気になりますよ。様々な研究により、運動と生産性の関連性が明らかにされています。

ストックホルム大学とカロリンスカ研究所の研究者が行ったそのような研究の1つである。

また、運動をしている人は、自己評価で生産性が向上していると報告しています。

ですから、デスクから離れて散歩をしたり、1日の終わりに定期的に運動する習慣を好むなど、心と体の健康を保つことができます。

11月：タイマーを使う

散歩や小休憩を確実に楽しむには、タイマーを使うのも一つの方法です。オンラインで仕事をすることが多い人は、便利なブラウザの拡張機能を利用するとよいでしょう。タイマーを一定時間にセットし、アラームが鳴ったら起きて帰るだけ。Chromeの1クリックタイマーやFirefoxのTimerFox[販売終了]をご確認ください。

ブラウザの拡張機能を使いたくない場合は、モバイルデバイスのタイマーを使うことを検討してください。AndroidとiOSの両方のデバイスにタイマーが内蔵されています。どちらの端末でも、デフォルトの時計アプリを開き、タイマーを使ってカウントダウンしたり、アラームを特定の時刻に設定するだけです。

12月：自分の生産性を上げる

あなたは何度、「やることがたくさんあって、どうやって片付けたらいいかわからない」などと自分に言い聞かせたことがありますか？あるいは、「週末までに全部終わらせるのは無理だ」というのはどうでしょうか。時に圧倒されるのも無理はありません。

どうすればもっと生産的になれるかを自分に納得させるのではなく、そうするように自分に納得させるのです。その代わり、「こうしよう......」「予定を変更して、週末までに終わらせよう......」と言ってみてください。"生産的であること "のこの部分は、集中力とポジティブな思考を助けてくれます。

つまり、文句を言うのをやめて、生産的に考えるようになるのです。

2017年、より生産的になるための準備はできていますか？

これらのツールの中には、すでに使っているものや、慣れているものもあるかもしれません。でも、もしそうでないなら、新しい年の始まりほど良いタイミングはありません。

2017年に生産性を向上させる予定はありますか？また、何かご提案があれば、ぜひお聞かせください。

写真提供：Nelli Syrotynska via Shutterstock.com