ほとんどの場合、microsoftexcelのスプレッドシートを検索するのはかなり簡単です。行と列をスキャンするだけではダメな場合は、Ctrl+Fで検索してください。非常に大きなスプレッドシートを扱う場合、これら4つの検索関数のいずれかを使用すると、時間を大幅に短縮できます。

Excelで検索するためのFindの使い方を知っていれば、スプレッドシートがどんなに大きくても、Excelで必ず何かを見つけることができます

1vlookup機能

この関数では、列と値を指定すると、別の列の対応する行から値が返されます（意味がわからない場合は、一瞬でわかります）。例えば、従業員の苗字を番号で検索したり、苗字を指定して電話番号を検索したりすることができます。

以下は、この関数のシンタックスである。

=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])

• findu value]は、すでに持っている情報です。例えば、ある都市がある州を知る必要がある場合、それは都市の名前になります。
• tablearray]は、この関数がルックアップして値を返すセルを指定するために使用します。範囲を選択する際には、配列に含まれる最初の列がルックアップ値を含むことを確認してください!
• [colu indexu num] は、返された値を含むカラムの番号です。
• [rangeu lookup]はオプションのパラメータで、1か0を取ります。1を入力するか、このパラメータを無視すると、関数は入力された値または次に小さい値を探します。つまり、下の図では、SATのスコア652を探すVLOOKUPは、リストの中で652より小さい最も近い数字である646を返し、[rangeu lookup]のデフォルトは1であるためです。

では、その使い方をみてみましょう。このスプレッドシートには、ID番号、氏名、都市、州、SATのスコアが含まれています。例えば、「Winters」という名字の人のSATのスコアを調べたいとすると、VLOOKUPを使えば簡単です。以下は、使用する計算式です。

=VLOOKUP("Winters", C2:F101, 4, 0)

SATのスコアは姓の列の後の4番目の列なので、4は列インデックスパラメータである。なお、テキストを検索する場合は、[range\u lookup]を0に設定するとよいでしょう。

その結果は以下の通りです。

これは、92行目（上の図）にいるKennedy WintersのSATスコアである651が返されます。スクロールして名前を探すのは、文法を素早く入力するよりもずっと時間がかかるのです

vlookupに関する注意事項

VLOOKUPを使用する際には、覚えておくとよいことがいくつかあります。範囲の最初の列がルックアップ値を含んでいることを確認します。最初の列にない場合、この関数は不正確な結果を返します。コラムがきちんと整理されていれば、問題ないでしょう。

また、VLOOKUPは1つの値しか返さないことを覚えておいてください。ルックアップ値として「Georgia」を使用した場合、Georgiaからの最初の学生のスコアが返され、実際にはGeorgiaからの学生が2人いることは表示されません。

2ルックアップ機能

ここで、VLOOKUPは別の列で対応する値を見つけ、HLOOKUPは別の行で対応する値を見つけます。通常、正しい列を見つけるまで列の見出しをスキャンし、フィルターを使って必要なものを見つけるのが最も簡単なので、非常に大きなスプレッドシートがある場合や、時間ごとに整理された値を扱う場合は、HLOOKUPを使用するのが最適です。

以下は、この関数のシンタックスである。

=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])

• lookup suite value]は、対応する値を知っていて、その値を見つけたい値です。
• tablearray]は検索対象のセルである。
• [rowu indexu num] は、戻り値を得るための行を指定します。
• [range_lookup]はVLOOKUPと同じで、空白にしておくと最も近い値が得られ、0を入力すると完全一致の値のみが得られる。

このスプレッドシートには、各州の1行と、2000年から2014年のSATのスコアが含まれています。HLOOKUPを使って、2013年のミネソタ州の平均点を算出することができます。その方法をご紹介します。

=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)

分数は、以下のように返されます。

2013年、ミネソタ州の平均スコアは1014点でした。なお、2013は文字列ではなく数字なので、逆カンマではありません。また、24位はミネソタ州出身で、24位にランクインしています。

ここでは、エクセルで加重平均を計算する方法を紹介します。

hlookupに関する注意事項

VLOOKUPと同様に、ルックアップ値はテーブル配列の最初の行にある必要があります。HLOOKUPでは、通常、列の見出しがルックアップ値として使用されるため、このような問題はほとんどありません。

3-4.索引・照合機能

インデックス作成とマッチングは異なる機能ですが、一緒に使うことで大きなスプレッドシートの検索をより高速にすることができます。どちらの機能もデメリットがありますが、組み合わせることで、両方の長所を生かすことができます。

しかし、まず、この2つの関数の構文が

=INDEX([array], [row_number], [column_number])

• array]は検索したい配列です。
• [rowu number] と [columnu number] で絞り込み検索が可能です（後述）。

=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])

• find \ value]は、検索キーワードで、文字列でも数値でもかまいません。
• lookup suite array]は、Microsoft Excelが検索項目を探すための配列です。
• [1は検索語以下の最大値、0は完全な検索語のみを返し、-1は検索語以上の最小値を返します。

この2つの関数をどのように併用するかは、明確ではないかもしれませんので、ここに列挙します。MATCHは検索語を受け取り、セル参照を返します。下の図では、F列の値646を検索すると、MATCHは4を返していることがわかる。

一方、インデックスはその逆で、セル参照を受け入れ、その中の値を返す。ここで、City列の6番目のセルを返すように指示されると、INDEXは「Anchorage」、つまり6行目の値を返すことがわかります。

MATCHはセルへの参照を返し、INDEXはその参照を使ってセルの値を見つけるというように、この2つを組み合わせたいのです。ウォーターズという苗字の生徒を覚えていて、その生徒のマークが何なのかを見たいとします。以下、使用する計算式です。

=INDEX(F:F, MATCH("Waters", C:C, 0))

ここでは、マッチタイプが0に設定されていることに気づきます。これは、文字列を探すときに使いたいものです。以下は、この関数を実行したときの結果です。

図からわかるように、Owen Watersは1720点を獲得しており、これが関数を実行したときに表示される数字です。数列を調べるだけならあまり意味がないように思えますが、数百列を含む大規模なデータベースのスプレッドシートでこの操作を50回行ったら、どれだけの時間が節約できるかを想像してみてください。

エクセル検索を開始

microsoftexcelには非常に強力なデータ処理機能がたくさんありますが、上に挙げた4つはほんの一例に過ぎません。使い方を覚えれば、生活が楽になる。

Microsoft Excelを本当に使いこなしたいなら、Excelの基本的なメモ帳を手元に置いておくと本当に便利ですよ

写真提供：Cico/Shutterstock