GoogleDriveは他の人とファイルを共有するのがとても簡単で、誰が自分のドキュメントにアクセスしているかを簡単に確認することができます。ファイルにアクセスできる人、ファイルを勝手に覗いている人を再確認する必要がある場合、ファイルを閲覧できるユーザーのリストを簡単に確認することができます。

Google Driveでファイルを共有した相手を確認する方法を探ってみましょう。

Googleドライブのファイルにアクセスできる人を確認する方法

ファイルを閲覧できる人のリストを表示するには、該当するファイルを右クリックして「共有」をクリックします。

あなたのファイルにアクセスできるすべての人を表示するウィンドウが表示されます。

他の人がファイルにアクセスできる場合、このリストにその人の名前、電子メールアドレス、許可レベルが表示されます。

アクセス権の追加、編集、削除方法

ユーザーリストに誤りがある場合、このウィンドウを使って、権限の追加、編集、削除を行います。

許可リストに誰かを追加する方法

ファイルを共有したい相手がリストにない場合は、先に相手を追加する必要があります。誰かを追加するには、上部にあるテキストフィールド「人とグループを追加」をクリックします。

ここで、Googleアカウントの連絡先リストにある相手の名前を入力します。そこに相手がいない場合は、Eメールを入力します。

または、「リンクの取得」という項目で「変更」をクリックし、リンクを持つ人への権限を設定することもできます。次に、「リンクをコピー」をクリックして、ファイルを共有したいユーザーにリンクを送信します。

あるGoogle Driveアカウントから別のGoogle Driveアカウントにファイルを転送する場合、このウィンドウを使って他のGoogleアカウントを追加しておくと使い勝手が良くなります。

誰かの権限を編集・削除する方法

誰かがファイルに対して過度または過少のコントロールを持っている場合、そのファイル名の右側にある許可の名前をクリックします。

ここでは、いくつかの役割から選択することができます。ビューアーはその人だけのドキュメント表示を可能にし、コメンターはユーザーがコメントを投稿できるようにし、エディターロールはユーザーがその中のコンテンツを変更できるようにするものです。

また、ファイルの所有権を誰かに譲ることもできますが、一度その人が所有者になると、特権を追い出される可能性があるので注意が必要です

見てはいけないファイルを誰かが覗いてしまった場合、このメニューで「削除」をクリックすることもできます。この操作を行うと、選択したユーザーはそのファイルにアクセスできなくなります。

Googleドライブでコラボレーションを簡素化

GoogleDriveを使えば、他の人との共同作業も簡単に行えます。これで、他の人をファイルの共有に招待する方法と、その権限を編集・削除する方法がわかりました。

Google Driveをもっと活用したい方は、共有ファイルの管理方法をぜひご覧ください。