仕事でメールを使う人は、ほぼ全員が1日に何度も同じフレーズを入力しています。Microsoft Outlookのワンクリック文字入力アドオン「My Templates」を使って、好きなフレーズを保存・追加することで、時間を節約することができます。

"マイテンプレート "は、フレーズを保存し、ワンクリックでメールに追加できるシンプルで効果的なツールです。Outlookアドインですが、メールアカウントがMicrosoft Exchangeサーバーを使用する場合は、OutlookクライアントとOutlookウェブアプリに自動的にインストールされます。これには、Outlook.comだけでなく、M365/O365のサブスクリプションも含まれます。

マイテンプレートに追加されたテキストは、Microsoft OutlookクライアントとOutlook Webアプリケーションの間で自動的に同期され、ツールは両方で同じように機能します。マイテンプレートを開く手順は、クライアントとWebアプリで若干異なりますが、一度開けば同じように動作します。

outlookデスクトップクライアントで「マイテンプレート」を開く方法

Microsoft Outlookのデスクトップアプリケーションで新規メール（または既存メールの返信・転送）を開き、「メール」タブの「テンプレートの表示」をクリックします。

メールの右側に「My Templates」パネルが表示されます。

アウトルックWebアプリでテンプレートを開く方法

Microsoft Outlook Webアプリケーションで新しいメールを開く（または既存のメールに返信や転送する）には、メールの下部にある3つの点のメニューアイコンをクリックし、メニューから「マイテンプレート」を選択します。

メールの右側に「My Templates」パネルが表示されます。

microsoft outlookの「マイテンプレート」を利用する方法

ここからは、Outlookのデスクトップクライアントを使用して、マイテンプレートの動作を説明しますが、Webアプリケーションでも全く同じです。

"マイテンプレート "には、あらかじめ便利なフレーズが用意されていますが、自分なりのフレーズを追加してみましょう。そのためには、"テンプレート "をクリックします。

フレーズのタイトル、フレーズそのものを入力し、"Save "をクリックします。

テンプレートはすぐに利用できるようになります。

使い方は、カーソルがメールの本文にあることを確認し、フレーズをクリックするとメールに追加されます。

本当に簡単なことなんです。テンプレートフレーズを編集または削除するには、マウスまたはタッチパッドのカーソルをテンプレートフレーズに合わせると、「削除」「編集」オプションが表示されます。

"マイテンプレート "では、Ctrl+B（MacではCmd+B）で太字、Ctrl+I（MacではCmd+I）で斜体、Ctrl+U（MacではCmd+U）で下線が使える以外、書式設定はありませんので、フォントや色の変更やのハイパーリンクがありますが、完全なメールテンプレートでは、そのようなことはありません。