Outlookの奇妙な点の1つは、会議依頼にデフォルトの署名を追加できないことです。ここでは、会議を作成するたびにカット＆ペーストする必要がないように、ワンクリックで簡単に設定する方法を紹介します。

以前、Outlookの署名の作成、編集、適用について詳しく説明しましたが、これらは電子メールにしか適用できません。雇用主が署名を追加するように要求した場合、または署名を使用した方がプロフェッショナルだと感じた場合、ミーティングリクエストを送信する際に、署名をコピー＆ペーストするか、Insert> Signatureを使用する必要があります。

どちらの方法も有効ですが、使い方を覚えておかなければならないので、私たちが好きなマニュアルと少し似ていますね。Outlookで署名付きの会議依頼を作成するためのカスタムフォームを作成することができますが、「**」>「署名」を使用する場合よりも、カスタムフォームを開くためのクリック数が多くなります。したがって、これはあまり改善されたとは言えません。

その代わりに、署名が追加された新しい会議依頼を開くためのクイックステップを作成することをお勧めします。クイックステップとは何か、よくわからない？私たちは、それらについて包括的な記事を書きましたので、最新の情報を得ることができます。

しかし、簡単に説明すると、クイックステップは、1回のクリックで複数のアクションを適用する方法です。この機能はジョブの自動化に最適で、設定も使い方も非常に簡単です。

Outlookの「ホーム」タブの真ん中あたりにクイックステップがあります。

新しいクイックステップを追加するには、クイックステップボックスで「新規」オプションをクリックします。

新しいウィンドウが開きますので、クイックステップに名前を付け、実行するアクションを選択します。

"Select Action" ドロップダウンメニューをクリックし、 "Appointments" セクションまでスクロールダウンして "New Meeting" をクリックする

ここで、「オプションを表示する」リンクをクリックします。

テキストフィールドに、あなたの署名を追加してください。

ここで、必要に応じてショートカットを選択し、"Finish "をクリックします。

そして、これでクイックステップは完了です。署名を追加した新しい会議依頼を開くには、「新規会議」のクイックステップをクリックするか、お好みのショートカットを使用します。

ミーティング・リクエストが開き、あなたの署名が追加されました。