プレーンテキストのメールを読むと、複雑な書式設定から解放されるのはもちろん、HTML形式のメールを開くよりも速く、より安全に読むことができます。ここでは、Outlookのデフォルトとしてプレーンテキストを使用する方法を説明します。

その方法を説明する前に、プレーンテキストには送り手と受け手の双方にとって利点と欠点があることを指摘しておく必要がある。プレーンテキストの主な欠点は、整形されていないことと、画像やリンクのようなインライン機能がないことです。あなたが読むほとんどすべての電子メールは、プレーンテキストで読むと少し違って見えますし、書式が重すぎるとほとんど読めなくなるものもあります。

しかし、メリットもあります。プレーンテキストは、隠された内容がないため、より安全です。トラッキング画像の埋め込みや偽装URLの隠蔽はありえない（URLがプレーンテキストで見えると、送信者が見せたいテキストではなく、URL全体が見えてしまうから）。そのため、プレーンテキストで送信されたメールが自動スキャナによって危険または悪意があると判断されることはほとんどありません。(悪意のあるリンクを平文で送ることができないわけではありませんが、クリックさせるのはより困難です)。

これを踏まえて、「すべてのメッセージを平文で読む」「すべてのメッセージを平文で送る」「個別のメッセージを平文で送る」方法を紹介します。

プレーンテキストメールを読む

すべてのメッセージをプレーンテキスト形式で読むには、「ファイル」→「オプション」→「トラストセンター」→「トラストセンターの設定」を選択します。

メールのセキュリティオプションを選択し、「標準的なメールはすべてプレーンテキストで読む」オプションをオンにします。

Outlookは、あなたが開いたすべてのメールをプレーンテキストで表示するようになりました。

すべてのメールをプレーンテキストで送信

ファイル＞オプション＞メールを開き、"このフォーマットでメッセージを作成する "を開くと、すべてのメッセージを強制的にプレーンテキストにすることができます。プルダウンメニューから「Plain Text」を選択すると、すべてのメッセージがプレーンテキストになります。

OK]をクリックしてオプションを終了すると、新しいメッセージの送信のデフォルトフォーマットがプレーンテキストになります。

特定のメールをプレーンテキストで送信

標準のHTML書式をデフォルトとし、個々のメッセージをプレーンテキストで作成したい場合にも対応できます。新しいメッセージを開始したら、「テキストの書式設定」→「プレーンテキスト」をクリックします。

署名にHTML（リンクや書式など）が含まれている場合、プレーンテキストに変更するとそれが失われるという警告がOutlookに表示されます。

続行」をクリックすると、メッセージがプレーンテキストに変更されます。一度、HTMLに戻してもいいのですが、署名を作り直す必要があるので、メッセージを破棄して新たに作成する方が簡単です。

関連：Microsoft Outlookで署名を作成・編集・適用する方法

一方、常にプレーンテキストで送信する設定にしている場合は、同じように個々のメッセージの設定を変更することができます。新しいメッセージを開き、「テキストの書式設定」→「HTML」をクリックすると、HTMLを使って送信することができます。