あなたと他の人がgooglesheetsのファイルを共有して作業している場合、時々、人々は予期しないデータまたは数式を破るものを入力します。全員が必要なデータを入力できるようにするためには、ドロップダウン式の検証リストでデータを提供するのも一つの方法です。

ドロップダウンリストの作成方法

ドロップダウンリストは、フォームやアプリケーション、スプレッドシートに入力されるデータが期待通りのものであることを確認するための優れた方法です。また、あらかじめ設定されたリストから選択するため、データ入力のスピードも向上します。

まず、googlesheetsファイルを開いて、ドロップダウンリストを使いたいセルを選択する必要があります。

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次に、「データ」メニューを開き、「データ検証」コマンドを選択します。

"条件 "のドロップダウンリストから、"範囲リスト "または "項目リスト "を選択します。

• 範囲リスト：同じワークシートまたは異なるワークシートの他のセルから選択された値のリスト。例えば、Sheet 2のセルB1-B9の値を使用するには、Sheet2!B1:B9と入力すると、そこに含まれるデータがドロップダウンリストに表示され、ワークシートから任意のセルを直接選択することもできます。
• List of items: 定義済みのデータ項目のリスト。これはテキストでも数字でもよく、各値をカンマ（スペースなし）で区切って自分で入力することができます。このオプションでは、他のセル**から直接データを入力することはできません。

ここでは、「アイテムリスト」オプションを使用し、いくつかの数値の選択肢を用意しました。

ドロップダウンリストに表示するデータを入力したら、「セルにドロップダウンリストを表示する」オプションが有効になっていることを確認してください。そうしないと、選択したセルに値が表示されません。

また、リストにない値を入力しようとした場合の動作も選択できます。警告を表示」オプションでは、無効なデータを入力することができますが、ワークシートにマークが表示されます（入力方法は少し見ていきます）。入力拒否」オプションは、リストにないものを入力させないようにするものです。

最後に、「検証ヘルプテキストを表示する」オプションを有効にすると、セルで何を選択できるかを知らせることができます。オプションを選択したら、必要な指示を入力します。

終了したら、続けて「保存」をクリックします。

新しいドロップダウンリストの使用方法

この設定を行うと、ワークシートを使用している人は、これらのセルのドロップダウン矢印をクリックし、リストから値を選択することができます。

バリデーションヘルプテキストを表示する」オプションを選択すると、誰かがバリデーションされたセルを選択するたびに、テキストがポップアップ表示されます。

誰かがリストの何かと一致しない値を入力し、「警告を表示」オプションを有効にした場合、そのセルは無効なデータとしてマークされます。

カーソルを合わせると、そのマークが付けられた理由が表示されます。

入力拒否」を選択すると、ユーザーがリストにないものを入力しようとしたときに、次のような警告が表示されます。

ドロップダウンリストの項目を削除または修正する必要がある場合は、［データ］>［データ検証］に戻り、作成したリストの項目を編集してください。リストを完全に削除するには、一番下にある「Delete Validation」ボタンをクリックするだけでよい。