你不必奢侈地忽略會議和電子郵件，戴上耳機，不間斷地工作，只要你想，即使這是你真正完成事情的時候。分心是真實的，它們是我們工作日的一部分，它們不會消失。那麼，當你被要求在收件箱中佔據上風，或者在工作時保持IM開啟時，你如何保持工作效率呢？

問題是：分心是你工作的一部分

在我的上一份工作中，我沒有在想檢視電子郵件時才檢視電子郵件的奢侈。我一進門，人們就會問我是否收到了他們前一天晚上的郵件，如果我在幾分鐘內沒有回覆郵件或即時訊息，尤其是緊急情況下——我可以期待有人站在我的辦公桌前詢問此事。我敢打賭你的工作也很相似：你不能只告訴老闆“對不起，我一天只看兩次郵件。”

慢慢填滿的收件箱、分心的即時訊息、在工作時安排的會議，這些都是我們大多數人的生活事實，雖然我們經常討論如何消除分心，但對我們許多人來說，這些分心是我們的工作。不過，一切都沒有失去！你可以控制這些幹擾，這樣你就可以集中精力完成工作，而不會在每次有人給你發資訊時感到沮喪，也不會在每次收到新資訊時都跳進你的電子郵件。在這篇文章中，我們將討論如何。TJ攝。

那麼，當你被期望在收件箱的頂端，並且可以透過即時通訊全天使用時，你如何控制自己呢？以下是簡短的版本：你需要開始按自己的條件工作，但要學會在你可以逃避的事情和你的同事以及更重要的是，你的老闆不允許的事情之間走一條線。不要告訴你的老闆你“只在上午10點、下午2點和下午4點檢查郵件”，只要把你的郵件客戶端設定為每90分鐘檢查一次新郵件，而不是每5分鐘檢查一次，然後看看它是如何工作的。因為錯過郵件而被叫來？回到60分鐘。看到我們要去哪裡了嗎？我們潛進去吧。

把你分心的收件箱，即時訊息和電話放在自動駕駛儀上

你的電子郵件，公司的即時訊息，和你的電話都可能是你工作中最大的分心來源，然而當他們開始響和嗶嗶聲時，你總是期待著回應他們。但這並不意味著你必須成為它的奴隸。我們的意思是：

把你的電子郵件放在自動駕駛儀上：在你可以輕鬆地停止每隔幾分鐘檢查一次你的電子郵件之前，你要確保你不會錯過任何重要的事情。

• 使用自動保持收件箱整潔的工具。例如：Unroll.me會自動收集時事通訊和訂閱，將它們彙總到單個每日時事通訊中，然後讓您選擇其中哪個會出現在您的收件箱中。回飛棒是我們最喜歡的工具之一，用於安排和延遲訊息，直到您需要看到它們，等等。它也適用於Outlook，所以如果你的辦公室不使用Gmail或Google帳戶，你仍然可以獲得收件箱清理的好處。
• 使用過濾器和規則為你做重物搬運。無論是Gmail、Outlook還是其他什麼東西，將郵件從收件箱直接傳送到最終需要的地方都可以節省時間，而且在收到新郵件時也可以減少一個跳轉的理由。你還可以設定你老闆的郵件自動標記為緊急郵件，使用Gmail的優先收件箱將重要的事情放在最上面，甚至可以使用過濾器跟蹤你想跟進的郵件，這樣你就不必記住了。
• 得到一個系統。專用工具不是萬能的。最強大的收件箱清理工具是你。停止像檔案櫃一樣使用收件箱，把那些要做的事情放進你真正要用的東西里，哪怕是紙和筆，把你的資訊歸檔，這樣你的收件箱就不用花太多時間和精力去看了。我們是受信任的三個資料夾的粉絲：它就像一種魅力，讓你的收件箱空無一物，即使你只是在移動東西。

回顧一下你檢視郵件的頻率：就像我在上一份工作中提到的，抓住一條重要的資訊和錯過它通常是領先還是無可救藥地落後的區別。如果您不能每隔幾個小時檢查一次電子郵件，請嘗試將其設定為每小時檢查一次。如果這對你不起作用，就設定為每半小時一次。找到一個適合你的平衡關閉自動通知並不意味著你必須放棄你的“辦公室裡最快回覆”的標題相信我，我是那個傢伙多年。

關鍵不是停止收到你的電子郵件，只是停止像一隻訓練有素的狗一樣跳每一次新的資訊著陸，並選擇最短的時間，你知道你可以去檢查。這樣你就知道在新資訊之間你可以平靜地工作多久。分心不再是分心，當他們被安排，計劃和你的條件。你仍然可以有近實時電子郵件的便利，而不必聽到“叮！”每30秒。

訓練你的同事理解和尊重離開的資訊：在過去，你的離開的資訊是你告訴你的朋友你在哪裡或你在做什麼的最有用的方式。即使你不在社交場合使用即時通訊，也要把這些原則帶進辦公室。不要只給自己貼上“離開”的標簽，選擇“定製”，讓你的同事知道“低頭工作”會在30分鐘內回覆IM。如果有急事就打電話。”或者“出去吃午飯，下午2點回來。”把你的即時通訊狀態作為一種主動的溝通工具，它可能不會阻止你的同事給你發資訊，但隨著時間的推移，在你的自動回覆和透過與他們交談來強調這一點之間，他們會明白你的狀態資訊是為了他們的利益。

讓你的**保持安靜，但在視線範圍內，以減少分心：你對辦公桌上的電話控制得出奇的少畢竟，當有人打電話給你時，他們基本上是在說“我希望你馬上註意”，所以拔掉插頭是個壞主意。我使用的一個技巧是移動**，使閃爍的呼叫指示燈和來電顯示在我的視野，而我的電腦工作，然後關閉振鈴。這樣我就不會被一個刺耳的電話嚇到，也不會被刺耳的聲音嚇到，當紅燈開始閃爍時，我可以不把手指從鍵盤上拿開就看一眼，然後決定是否接電話。即使我沒接電話，但想給對方回個電話，我也會在桌面上開啟的文字檔案中做個筆記，給他們回個電話，然後回到手頭的任務。

這同樣適用於你的智慧**。如果可以的話，把它放在你能看到的地方，刪掉那些通知，這樣也不會分散你的註意力。我喜歡在工作的時候把聲音關起來，但是如果你需要聲音提示，可以試試我們的一套舒緩警報，以獲得更柔和的通知聲音。

透過安排所有事情，將訂單新增到日曆中

你不必把一整天的時間都安排在計劃的層面上，但當我們說“安排一切”時，我們的意思是安排你的工作時間、午餐、休息時間，以及你想利用時間做的一切。日曆上唯一實際的“空閑”時間應該是你可以打電話和開會的時間，而這些時間並沒有分配給特定的事情。即使是這樣，只要是，你應該安排它。

當我還是專案經理的時候，我每天都開會。更糟的是，我負責安排他們中的大多數。我很快就明白了，我唯一能真正告訴別人我“不可用”的時間是我日曆上被封鎖的時間（即使這樣，他們也會忽略，但那完全是另一個問題。）所以我開始安排我的工作或時間，當我頭朝下的時候，我想讓每個人都知道我很忙。然後我開始專門安排我的休息時間，讓人們知道我什麼時候不在，什麼時候回來。有時候，這些約會是私人的（但在日曆上仍然被封鎖），但他們傳達了資訊。要靈活，儘管有時你不得不讓別人佔用你的工作時間，如果這是其他人唯一可以開會的時間。當你準備好進入下一步時，可以考慮根據當天需要完成的事情，將整個工作日預先安排為“入”或“出”。

最後，讓你的日曆為你工作，而不是反對你。回力棒日曆是一個很好的工具，它可以根據你的電子郵件自動填寫你的約會地點、與會者和時間，並讓你從收件箱中檢視你在特定時間是否有空。不再需要在日曆和收件箱之間切換來檢視日程安排。

照顧好你自己，控制你的環境，教你的同事禮貌

對我們許多人來說，我們的辦公環境是我們最不能控制的。然而，你能控制的是你自己的情緒、健康和你在辦公室的行為。以下是如何解決身體問題：

• 照顧好自己：記住，你只有一個自己，但對你的公司來說，你是一個資源。你可能很有價值，但如果你明天摔倒了，他們會找人來接你的工作。認真對待你的健康。充足的睡眠，鍛煉身體，吃得好。當你處於良好的精神和身體狀態時，你會更好地處理分心的事情，你會更靈活，更願意轉換任務，你會更有效率。不要低估了睡個好覺對精神的好處，以及鍛煉對心情的好處。
• 升級你的辦公桌或小隔間：即使你沒有一間帶門的辦公室，你也可以關上它來阻擋幹擾，你仍然可以調整你的辦公桌，讓它們更容易處理。如果可以的話，面向工作區的入口，或者至少側著身子工作，這樣你就能看到有人來了。買一個監控鏡，或者把你的**或平板電腦裝上攝像頭，這樣你就能看到後面的人。新增一些植物，如果沒有其他原因，只是為了改善你的心情。

讓自己集中註意力：我是一個非常支援使用耳機工作音樂，避免在辦公室分心的人，雖然肯定有反對它的理由，但我認為當有人想引起你的註意時，透過關註可以很容易地緩解。給自己時間和工具，把註意力集中在你必須做的事情上，如果這意味著戴上耳機而忽略了電話，那就去做吧！jm3攝。

• 訓練你的同事：記住，我們都是成年人。如果有人是一個可怕的分心者，比如他們經常休息，而這些休息正好在你的辦公桌上，而你正試圖工作，只是禮貌地告訴他們，或以此為藉口，採取自己的休息。如果你的同事在你忙的時候打擾你，讓他們知道。不要關閉他們-你不想讓你的生產力方法壓在別人頭上（這是你職業生涯最快的死衚衕）相反，要靈活，讓你的同事知道你給他們的工具是為了更好地與你合作-他們只需要看看他們。
• 抽出時間來回顧：最後，在辦公室時（或者更糟的是，當你不在辦公室時）總是隨時待命，這會讓你很難回頭看大局。一定要抽出至少一點時間來重新接觸你正在做的事情和原因，而不是隻在繁忙的工作到來時才去做。我發現每週回顧是一個很好的方法，但是不管你怎麼做，都要保持頭腦清醒，從重要的工作中分心。

底線是：重新組合你自己的風格，做出適度的、漸進的改變

這裡最大的收穫是，所有這些提高效率的方法都是很好的，雖然很容易陷入所有提高效率的事情中，但唯一對你有用的方法是你真正要遵循的方法，並且符合你的工作要求。圖片由mlpeixoto提供。

不要害怕混合任何或所有這些方法，使你自己的弗蘭肯系統，讓重要的東西透過，同時給你空間專註於你的工作。試一試，如果你往一個方向推得太用力，那就放輕鬆。靈活一點，你會發現每次收到會議請求或即時訊息時，自己都不會那麼惱火。