您有許多用於創建和共享文檔的工具。報表生成器、文檔編輯器和電子郵件應用程序都在您的日常工作中發揮作用。

但你有沒有認真考慮過谷歌文檔？

Google自己的office生產力套件具有一些功能，可以幫助您快速、輕鬆地創建、編輯和共享文檔。無論你在哪裡，無論你的工作是什麼，谷歌文檔都能為你節省時間——而且你不必花一分錢。

讓我們看看googledocs的一些有用的特性，這些特性可以為您和您的團隊工作。

使用google文檔進行業務協作

在團隊環境中工作時，協作是關鍵。googledocs內置了各種工具，可以輕鬆地在任何文檔上進行協作。

基本文檔共享

如果你想與你的同事或團隊共享一個文檔，Google Docs通過兩種不同的方法使它變得簡單。

從谷歌硬盤分享。只需單擊右上角的“共享”按鈕即可開始。如果您沒有命名文檔，則在共享文檔之前會看到這樣做的提示。

然後，您可以輸入您的谷歌聯繫人的姓名或他們的電子郵件地址，直接向他們發送文檔。但是，在發送之前，您應該通過單擊“編輯文件”按鈕來選擇權限。共享選項將允許其他人編輯、評論或查看您的文檔。完成後，單擊“完成”。

與鏈接共享。如果希望共享指向文檔的鏈接，請單擊彈出窗口中的“獲取可共享鏈接”，而不是輸**系人。然後您將看到類似的選項，允許其他人編輯、評論或查看文檔。然後只需複製鏈接，並彈出到一個消息或聊天窗口，你想分享它。

高級共享設置

當您有一個包含敏感信息的文檔或一個您想真正限制訪問的文檔時，您有更多的選項。

在“共享”彈出窗口中，單擊右下角的“高級”。

然後可以限制文檔的編輯器更改訪問權限或邀請其他人。您還可以阻止評論者和查看者打印、複製或下載您的文檔。另外，您可以更改最初設置的訪問權限。

如果您決定通過電子郵件共享您的文檔，您可以從此窗口執行此操作，如果有問題，請單擊“瞭解更多”，或者在完成後單擊“完成”。

註釋功能

評論是合作的真正動力。您可以使用註釋為文檔中的特定部分、圖像或單詞添加註釋。這有助於更好地進行編輯，因為您可以在進行任何更改之前對內容進行實際討論。

要添加註釋，請選擇註釋所指的零件、圖像或單詞。然後，單擊文檔側面的加號按鈕或頂部的註釋按鈕。鍵入您的留言並點擊評論按鈕。

添加註釋後，它將作為未解析的註釋保留在文檔的一側。這很方便，因為當對項目做出決定時，您可以單擊Resolve按鈕，註釋將從屏幕上消失。

如果您想查看已解決的評論或重新打開它們，只需單擊頂部的評論按鈕。重新打開的任何註釋都將在文檔屏幕和註釋部分顯示這些操作。

附加的註釋操作允許您編輯、刪除或獲取到註釋的直接鏈接。而且，當您單擊頂部的“評論”按鈕時，您可以選擇接收電子郵件通知。你可以收到每一條評論的通知，也可以只收到涉及你的評論。警報是一個大省時，因為你不必擔心錯過了。

版本歷史記錄

文檔版本控制是實時共享和協作文檔所必需的功能。當團隊能夠編輯文檔時，這一點尤為重要。

從菜單中單擊“文件”&gt；“版本歷史記錄”。然後可以將當前版本與主文檔名稱分開命名，或者只查看版本歷史記錄。

如果選擇“查看版本歷史記錄”，將打開一個側邊欄並顯示文檔的歷史記錄。您可以單擊該按鈕僅顯示命名版本或查看所有版本。對於未命名的版本，如果願意，可以單擊“更多”（三點）圖標添加一個。

對於列表中的每個版本，您將看到它被編輯的日期和時間。您可以單擊其中一個查看該版本，該版本為您提供了一個在頂部還原該版本的選項。命名版本對於冗長的文檔或具有許多協作者的文檔非常有用。

使用有用的谷歌文檔模板

創建業務文檔的最佳方法之一是使用模板。幸運的是，googledocs有許多內置的模板可以使用。另外，你可以從外部資源中找到更多的googledoc模板。這裡有幾種方法可以幫助您創建格式良好、專業的業務文檔。

內置模板

要查看所有googledocs內置模板，只需在登錄後單擊模板庫旁邊頂部的箭頭。然後，你可以看到類似於工作建議和會議記錄的內容，那些特定於你所在行業的內容，比如銷售或人力資源，還有那些商業信函和簡歷。

選擇任何一個模板，它將在編輯器窗口中打開。然後只要用你自己的替換模板文本，你就可以設置了。

其他模板

如果你沒有看到一個模板內置到谷歌文檔，適合你需要的，你可以檢查外部選項。以下是一些讓你開始學習的方法。

商業計劃書

完整的目錄，你應該包括，這個商業計劃模板是整潔和乾淨的。而且，如果您需要其他幫助，請按照以下步驟創建您自己的業務計劃。

終止函

當您需要正式的終止函時，此模板非常有用。它包括一個地點為您的公司標誌在頂部和有用的提示的細節，你應該包括。

會議議程

如果您正在尋找一個簡單的會議議程與表格格式，這是一個完美的。它還包括你的參與者應該閱讀或攜帶的物品，這很方便。

添加google docs業務附加組件

如果您不熟悉googledocs附加組件，這些工具類似於可以添加到應用程序的瀏覽器擴展。它們的範圍從商業到生產力再到公用事業。要訪問附加組件商店，請打開一個Google Docs文檔，單擊頂部菜單中的“附加組件”，然後獲取附加組件。

以下是一些非常適合您的業務任務的附加組件：

lucidchart圖

對於流程圖、流程圖和類似的視覺效果，Lucidchart圖是一個很好的工具。而且，如果你已經使用了在線應用程序，只需登錄並從googledocs中訪問你的圖表。或者創建一個免費帳戶來嘗試。

hellosign[不再可用]

如果您處理需要簽名的合同、協議和其他文檔，請查看HelloSign。註冊一個免費帳戶，每月試用三份文件，然後查看付費版本，獲得無限簽名。

一致性檢查器

當您創建包含不一致的文檔時，可能會對業務造成不利影響。一致性檢查器是一個附加組件，它將掃描您的文檔並檢查斷字、縮寫和拼寫變體等項目。

明邁斯特

你是思維導圖者嗎？如果是這樣，那麼MindMeister就是你的工具。雖然你當然可以使用Lucidchart圖表這樣的附加組件來繪製你的思維導圖，但MindMeister讓它變得簡單。只需選擇文檔中的文本，打開加載項，就會為您創建一個思維導圖，並自動**到文檔中。

bkper[不再提供]

創建和更新財務數據從您的書籍，Bkper是一個很酷的工具。你可以很容易地在Bkper網站上添加一本新書，比如總賬、記錄簿或費用報告。然後使用附加組件，將詳細信息彈出到您的googledocs文檔中。

其他有用的附加組件

• 郵件合併：將文檔合併為電子郵件和信件
• Supermetrics：將業務指標**文檔中

你用谷歌文檔做生意嗎？

正如你所看到的，googledocs有一些內置的特性，還有一些工具可以讓它對商業文檔有用。您可以輕鬆地創建、編輯、共享和協作下一個業務文檔。

你已經用谷歌文檔做生意了嗎？如果是這樣，你有什麼工具、技巧或竅門可以讓它在商業世界中變得更加有益嗎？在下面分享你的想法！