建立Microsoft Word文件時，您應該始終將可訪問性和包容性作為首要任務。下面是一些一般規則和最佳做法，您應該遵循這些規則和最佳做法，使您的檔案更容易被包括殘疾人在內的每個人訪問。

Table of Contents

• Add Alternative (Alt) Text to Visuals
• Include Closed Capti*** in Videos
• Use Meaningful Hyperlink Text
• Use Accessible Text Formats and Colors
• Build a Logical Document Structure
• Use Table Headers and Simple Structures
• Review Your Document with the Accessibility Checker

向視覺效果新增可選（alt）文字

螢幕閱讀器，顧名思義，在螢幕上大聲朗讀文字。然而，儘管螢幕閱讀器可能很複雜，但如果沒有alt文字的幫助，他們無法理解圖形的上下文。向Word中的物件新增alt文字時，允許螢幕閱讀器收集並大聲讀取描述，為有視覺障礙的人提供幫助。

相關：如何在Microsoft Word中向物件新增可選文字

知道哪些物件應該包含alt文字是很重要的。如果圖形具有嚴格的裝飾性（如頁面邊框），則可以安全地排除alt文字，並且可以在Word中將圖形標記為裝飾性。當你這樣做的時候，螢幕閱讀器會讓使用者知道所討論的物件只是為了美觀。您還可以跳過將alt文字新增到表中，因為螢幕閱讀器可以捕獲這些表中的內容，而無需任何其他幫助。

您應該向任何向文件新增附加上下文的視覺新增alt文字。這幾乎總是包括所有內容：

• 影象
• 照片
• 圖片
• 圖表
• 圖表
• 圖示
• 形狀

寫有效的alt文字也需要一些練習。你想確保你準確地描述一兩句話中的視覺（儘管一些精心挑選的單詞也可以做到這一點）。

以下是一些編寫好alt文字的一般提示：

• 不要使用“圖片”或“圖形顯示”之類的短語
• 不要包含在影象周圍顯示為alt text的文字內容。
• 用寫其他描述性句子的方法寫alt文字。
• 當包含流程圖的alt文字時，包含從頭到尾的整個過程。對於其他圖形，這可能比alt文字長，但這是必要的。

微軟試圖讓你更容易透過給你選擇自動新增alt文字到影象，但你不應該依賴這個功能。這就好比請別人為你寫內容，你不能保證描述會準確無誤。擁有你的內容。

要向Word中的物件新增alt文字，請單擊影象將其選中，然後單擊“圖片格式”選項卡的“輔助功能”組中的“alt文字”選項。

“Alt Text”窗格將出現在Word文件的右側。在這裡，您可以編寫自己的alt文字，讓Word為您生成描述，或者將圖形標記為裝飾性的。

影象不是唯一一種在Microsoft Word文件影片中使用的媒體，也可以發揮重要作用。

在影片中包含關閉的字幕

影片可以是一個很好的資源，但你需要確保影片中的資訊對每個人都是可訪問的。這意味著為那些聽力有困難並且喜歡閱讀螢幕文字的人新增隱藏字幕。

不幸的是，microsoftword沒有為影片新增隱藏字幕的內建功能。這意味著，如果你自己建立了影片，你需要做的事情老式的方式。您可以使用文字編輯器（如記事本）建立關閉的字幕，然後用VTT副檔名儲存該檔案。

如果你正在連結或嵌入一個YouTube影片，那麼它（很可能）已經有了關閉的字幕，這要感謝Google的語音識別自動生成這個文字。這將節省你一點時間，但這些標題並不總是準確的。試著自己用閉路字幕觀看影片，看看你的觀眾會看到什麼。如果隱藏的字幕不準確，請考慮連結到其他來源。

使用有意義的超連結文字

使用者可以跳過連結，以連結到螢幕閱讀器，因此，超連結文字不含糊是很重要的。換句話說，如果文字只寫著“點選這裡”、“看更多”或類似的東西，當螢幕閱讀器從上下文中讀取連結返回到連結後面時，使用者將無法理解連結背後的含義。

相關：如何在Microsoft Word中**、刪除和管理超連結

如果您能夠自然地這樣做，最好在文字中使用目的地的標題，以便使用者確切地知道連結是什麼。

新增圖片連結也並不少見。然而，這給螢幕閱讀器帶來了困難。如果必須向影象新增連結，請確保影象的alt文字描述連結的目的和位置，而不是影象本身。不過，出於這個原因，您應該儘可能避免在影象中使用連結。

雖然連結的可用性和可訪問性可能需要一些時間，但它給讀者帶來的好處是非常值得投資的。

使用可訪問的文字格式和顏色

在文字中**連結時，預設情況下，Microsoft Word會新增下劃線。雖然您可以從超連結中刪除下劃線，但有一個很好的理由將其保留在那裡。

當你使用除顏色以外的指示符時，你使色盲或視力受損的人更容易理解你試圖傳達的資訊，無論是知道哪個文字包含連結，還是使用複選標記和X而不是綠色和紅色來表示某個內容是正確的還是不正確的。

此外，您還需要確保文字和文件背景之間的對比度足夠。如果你在白色背景上使用淺色（如淺灰色），會使你的文字難以閱讀。

下面是一個文字/背景對比度差的例子：

以及良好的文字/背景對比：

網上有一些顏色對比度檢查器應用程式可以很好地讓您知道文件中的對比度是否足夠。或者，您可以只使用MicrosoftWord的內建輔助功能檢查工具。

構建邏輯文件結構

構建一個邏輯文件結構僅僅意味著使用標題，並正確地使用它們。當人們試圖組織內容的不同部分時，一個常見的錯誤就是簡單地調整文字的大小並使其加粗。這會帶來一些問題，比如讓螢幕閱讀器更難閱讀和理解您的內容結構，更不用說您的文件不會被正確地製表。

Word有一個大小適中的標題樣式庫，可以在“主頁”選項卡的“樣式”組中進行選擇。如果它們都與文件的樣式不匹配，則可以更改預設的標題樣式。

但是僅僅使用標題是不夠的，你需要以正確的方式使用它們。這意味著將標題按邏輯順序巢狀。例如，標題結構看起來很好：

• 標題1
• 標題2
• 標題3
• 標題3
• 標題2
• 標題3

下面是一個糟糕的標題結構的例子：

• 標題3
• 標題1
• 標題3
• 標題2
• 標題1

此外，您還需要在適當的時候使用內建的格式化工具。例如，如果您想**一個列表，那麼您可以使用“主頁”選項卡的“段落”組中的編號/專案符號列表功能。這比鍵入連字元、新增空格然後輸入文字更可取。

使用表格標題和簡單結構

有時候，建立簡單表是不可能的，但是如果是，您應該建立。螢幕閱讀器讀取表（這就是為什麼不需要向它們新增alt文字）並透過計數表的單元格來跟上位置。當您將表巢狀在表中或使用拆分單元格時，螢幕閱讀器很難跟蹤。

相關：表格和其他格式控制元件

螢幕閱讀器還依賴於表頭資訊來識別列和行。您可以向表中新增標題。單擊表格中的任意位置，然後在“表格設計”選項卡的“表格樣式選項”組中，單擊“標題行”旁邊的框將其選中。

使用輔助功能檢查器檢視文件

Microsoft Word的輔助功能檢查器掃描您的文件，並返回使您的內容更易於訪問的建議。這包括掃描影象以確保它們包含alt文字，以及確保表使用簡單的結構。

但是，也存在一些侷限性。輔助功能檢查器無法檢查影片是否有關閉的字幕，也無法理解您是否使用顏色來傳遞資訊。即使使用此工具後，也要確保在傳送文件之前對文件進行一次視覺掃描。

要使用輔助功能檢查器，請單擊“檢視”選項卡，然後單擊“輔助功能”組中的“檢查輔助功能”上方的圖示。

檢查結果將顯示在文件右側的“輔助功能”窗格中。在這裡，您可以檢視返回的錯誤和警告。

在執行輔助功能檢查器並且它沒有返回任何問題之後，對文件進行最後一次視覺掃描，然後就可以傳送了。

微軟並沒有停止使用Office，它還為windows10作業系統提供了不同的輔助功能，使每個人都能訪問該作業系統。