如果您使用Microsoft團隊與同事進行溝通和協作,那麼您的團隊很有可能也使用Planner來管理工作。下面介紹如何在團隊中使用計劃器,並在團隊聊天旁檢視任務。
微軟將團隊視為“一塊玻璃”,透過它你可以在一個地方看到你所有的工作。該公司還增加了與其他office365(O365)應用程式的整合,如Word、Excel、Forms、Sway等,以及大量第三方應用程式。
你可以整合的應用之一是Planner,微軟的待辦應用。我們以前詳細討論過計劃員。它是一個可靠的工作管理員,具有一些不錯的觸感,並與其他O365應用程式(如Outlook)緊密整合。單獨使用Planner很好,但當一組人使用它在bucket、assignee和date之間移動任務時,它就變得非常活躍了。
如果您使用Microsoft團隊進行協作,而使用Planner進行任務管理,那麼將它們連結起來以便您可以在團隊中檢視您的計劃是很容易的。您還可以新增新計劃或顯示現有計劃,並在一個位置檢視所有計劃和任務。你甚至可以在Planner應用程式中開啟你的計劃來做你在團隊中做不到的管理工作。
客戶端應用程式提供了最好的團隊體驗,因此我們將使用它,而不是web應用程式。
團隊使用標籤的概念,就像瀏覽器一樣。要向團隊新增新計劃,請選擇要向其中新增計劃的頻道。單擊選項卡右側的加號(+)。
在“新增選項卡”視窗中,單擊“規劃器”磁貼。
在“計劃器”視窗中,選擇“建立新計劃”旁邊的單選按鈕,然後鍵入計劃的名稱。如果您想通知您的團隊您已經建立了一個新計劃,請選中“釋出到頻道關於此選項卡”旁邊的複選框,然後單擊“儲存”。
您的計劃已建立,現在在新選項卡中可見。
你準備好了!您可以像在計劃器中一樣開始建立和分配任務。
新增現有計劃略有不同。當您直接透過Planner或在Microsoft 365/Office 365(M365/O365)組中建立新計劃時,它具有特定許可權。在您的團隊中,可以檢視和編輯計劃的人員將不同,因此您不能直接將該計劃新增到您的團隊中。
即使您的團隊和計劃目前擁有相同的許可權,這些許可權也會在不同的位置進行控制。授予某人對計劃的許可權意味著授予他們對建立該計劃的整個M365/O365組的許可權。在這種情況下,團隊無法整合您的計劃,因為無法確定向團隊中新增新成員時允許哪些許可權。
然而,還有另一種方法可以整合一個計劃:你可以使用一個連結。
開啟要與團隊整合的計劃。單擊省略號(…)在計劃的頂部,然後選擇“複製連結到計劃”
你會在左下角看到一個小橫幅,告訴你連結已經被複制到你電腦的剪貼簿。
現在,開啟Teams並單擊選項卡右側的加號(+)。
在“新增選項卡”視窗中,單擊“網站”磁貼。
為選項卡命名,貼上從Planner複製的URL,然後單擊“儲存”
這會將你的計劃新增到團隊中。您可能需要在第一次登入O365時進行此操作,但您不必每次進入該選項卡時都進行登入。
與新增新計劃不同,這是嵌入到團隊中的計劃的實際Planner網頁。您可以在本頁上執行與在計劃器中相同的操作。
如果您團隊中的任何人登入O365但看不到計劃,通常是因為他或她未獲得許可。你需要進入計劃者並將該人的成員資格授予該組。
擁有多個計劃可能會很有用,但從一個選項卡切換到另一個選項卡以檢視所有任務也可能很乏味。幸運的是,團隊有一個應用程式可以幫助這一點。
單擊省略號(…)在側邊欄。在開啟的視窗中,單擊“規劃器”
側邊欄中添加了一個“計劃器”按鈕,其中顯示了您可以訪問的所有計劃中的任務。
這不僅會顯示與團隊整合的計劃中的任務,還會顯示分配給您任務的任何計劃中的任務。
但是,一旦單擊側邊欄上的其他按鈕,計劃器按鈕就會消失。要鎖定它,只需右鍵單擊規劃器按鈕並選擇“鎖定”
“計劃器”按鈕現在將在側邊欄中保持可見。
如果已使用現有計劃的連結添加了計劃,則可以在Planner中執行所有操作。這是因為您正在檢視嵌入在網頁中的實際計劃。
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如果您直接在團隊中建立計劃,那麼您幾乎可以在Planner中對計劃執行所有操作。您可以建立、分配或編輯任務,在“圖表”選項卡中檢視分析資訊,在“計劃”選項卡中檢視日曆檢視,等等。
但是,要完成以下任務,您必須轉到Planner應用程式:
要從團隊中開啟“計劃器”,請單擊包含計劃的選項卡右上角的“全域性”圖示。
如果你是在一個小組裡工作,那麼團隊和計劃者是齊頭並進的。很明顯,微軟在整合這些應用程式和簡化流程方面做了一些努力。所以,把你的計劃加入到你的團隊中,省去一些點選,把你的工作都放在一個地方。
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