協同創作使您和同事能夠同時使用同一個Excel工作簿。每個人都可以實時看到所有更改,並且可以跨所有執行Excel for Office 365、web或任何移動版本的裝置看到這些更改。
要在Excel中合著,您需要最新版本的Office 365。
若要共同編寫工作簿,首先需要將其儲存到OneDrive或SharePoint Online庫中。要與其他人共享工作簿,請單擊右上角的“共享”。
如果您尚未將要共享的工作簿儲存到OneDrive或SharePoint,系統將提示您這樣做。
當“共享”窗格開啟時,鍵入要與之共享工作簿的人員的電子郵件地址。
接下來,單擊下拉按鈕以決定每個人是否可以編輯或僅檢視工作簿。如果您願意,也可以鍵入訊息。
單擊“共享”向您邀請的所有人傳送電子郵件。
您邀請的人可以單擊電子郵件邀請中的“開啟”開啟共享工作簿。
如果您不想透過電子郵件共享工作簿,請單擊“共享”窗格底部的“獲取共享連結”,然後按任何方式共享。
您可以在“共享”窗格中看到與之共享工作簿的所有人的列表。
第一次有人開啟共享工作簿時,它會在web上的Excel中開啟。使用者可以線上編輯Excel中的檔案,還可以檢視工作簿中的其他人以及他們所做的更改。
如果有人想在桌面版的Excel中工作,可以單擊“在桌面應用程式中開啟”
在大多數版本的Excel中,包括office365、Web和mobile,您可以實時看到合作作者的選擇。每個人的選擇都會以不同的顏色出現,這樣你就可以很容易地識別他們。
不幸的是,並非所有版本的Excel都支援此功能。即使你看不到他們的選擇,你也會看到其他作者所做的改變。
要實時檢視所有合著者的選擇,您必須使用Excel for Office 365,並開啟工具欄左上角的自動儲存功能。
在不改變單元格值的情況下進行協作的一個好方法是使用註釋。在進行更改之前,透過註釋可以很容易地在Excel中留下注釋或進行對話。
若要添加註釋,請單擊要對其進行註釋的單元格,然後單擊“審閱”>“新建註釋”。
鍵入您的評論,然後單擊“釋出”按鈕(綠色箭頭圖示)。
註釋將在單元格的一角顯示一個圖示,其顏色與您的共同創作ID相同。
當所有作者將滑鼠放在單元格上時,他們都可以閱讀您的評論。
要回複評論,請單擊評論圖示。此時將開啟“評論”窗格,您可以鍵入回覆。
如果要檢視工作簿中的所有註釋,請單擊右上角的“註釋”。
“註釋”面板開啟,您將看到工作簿中以會話格式顯示的所有註釋。每個註釋還包括對儲存它的單元格的引用。
與使用外部方法(如電子郵件或Skype)相比,透過註釋在工作簿中進行對話的選項具有很大的優勢。
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