H的照片是回家的

電子郵件可以使溝通更容易，但它也可以消耗你的時間。學習如何處理收到的電子郵件和寫發出的電子郵件，以節省時間。

根據2005年的一項調查，員工訪談顯示，電子郵件浪費的時間導致一家擁有10000名員工的企業每年損失1.52億美元的工資。

電子郵件顯然有它的缺點。不清楚的電子郵件會分散員工對重要工作相關任務、雲通訊渠道的注意力，而且往往會產生額外的工作。遵循下面的建議，避免電子郵件的陷阱。

收到的電子郵件如何浪費你的時間

德沃蒂吉爾攝

有很多型別的電子郵件會浪費你的時間。那些：

• 可以從多條資訊中刪減，濃縮成一條全面的資訊
• 與你沒有直接關係
• 確實與你有關係，但不是直接的，這讓你不確定如何或是否應該做出迴應（並消耗時間）
• 不要指示你採取一些行動（這是徒勞的）
• 分散和/或鼓勵你在網上浪費時間
• 不適合電子郵件，透過動態通訊渠道（如商務會議）或更適合內容的格式（如資訊豐富的獨立文件）更有意義

如何有效地處理收到的電子郵件

為了有效地閱讀和處理電子郵件，你需要把注意力集中在兩件事上——弄清楚電子郵件的資訊（或缺乏資訊）並決定採取什麼樣的行動來回應。

步驟1：找出訊息（或缺少）

每當你讀到一封新郵件時，儘可能少地花點時間來弄清楚：

• 演講者是直接還是間接向你講話
• 演講者是否告訴了你他們對你的期望
• 是否以明確的方式進行
• 整體資訊是否與您相關
• 考慮到您與傳送者的關係上下文，整體訊息是否合適（或者缺少，例如，如果他們試圖建立業務關係）

這將幫助您確定電子郵件的資訊是什麼，以及您希望如何回覆。也就是說，如果你打算首先作出迴應。

特別重要的是要注意演講者是否在做一件或多件會讓你浪費寶貴時間的事情，例如：

• 不清楚他們想說什麼
• 以令人困惑或委婉的方式使用語言，以避免使用具體的詞語（例如，“我認為我們需要在某個時候談心”，而不是“你能在本週給我打電話，讓我們在電話中談論一些重要的事情嗎？”)
• 漫談或離題
• 包括與您無關的、不恰當的、冒犯性的或不連貫的資訊
• 在與您無關的郵件上抄送或密件抄送您
• 透過不同的電子郵件重複相同的資訊，或者重複除電子郵件以外的以前通訊中已經包含的內容
• 以健忘或粗心的方式寫下你已經討論和解決的事情

在這種情況下，要特別小心，以一種有效的方式作出迴應，儘量減少你花在溝通上的時間。因為這很容易讓上述模稜兩可的電子郵件場景耗盡你的時間。

第二步：決定採取什麼行動

在你知道資訊的內容之後，找出最有效的迴應方式。以下是一些典型的回答：

• 將談話轉移到更好的溝通媒介，如電話和會議電話
• 回答多人反覆提出的問題-不是透過電子郵件-而是透過一個資訊更豐富的媒體，可以共享，如谷歌文件
• 不迴應那些沒有明確表達說話者對你期望的資訊（即使感覺有點不禮貌）
• 用直接而簡短的具體問題來處理不明確的資訊，例如，“您希望在何時完成報告？”？或者“你希望我怎樣為這個專案做貢獻？”？”
• 無論什麼時候開始發生戲劇或通訊中斷，拿起電話給對方打電話——透過電子郵件解決問題只會花費更長的時間，而且可能會加劇衝突

第三步：重新開始工作

最重要的是，在你回覆了一封電子郵件（可能包括不回覆，而是刪除郵件）之後，你需要重新開始工作。轉到收件箱中等待的下一封電子郵件，或者換個方式，重新開始實際工作，而不是回覆別人的請求。

傳送電子郵件如何浪費你的時間

阿迪科斯攝

另外，你傳送的電子郵件有很多種，可能會浪費你的時間。那些：

• 不必要地被串成幾個資訊，每個資訊都需要時間和思想來定製，而不是一個全面的資訊
• 不要直接與接受者聯絡，這是浪費你的精力
• 不夠清楚，陷入長時間的電子郵件對話和/或誤解，或者根本沒有任何有成效的行動（這意味著你以後必須花時間重新開始對話）
• 不要指示接收者採取一些沒有成效的行動
• 分散收件人的注意力，鼓勵他們在網上浪費時間，也就是說，這也會鼓勵你們
• 不適用於電子郵件格式，但透過實時對話或指導性或資訊豐富的文件（如手冊、部落格文章、常見問題解答頁面、公司報告或PowerPoint簡報）進行更好的溝通

如何高效地傳送電子郵件

為了寫郵件不會浪費你的時間（更不用說收件人的時間），你需要關注五件事：傳達清晰的資訊，要求收件人採取可操作的步驟，使用良好的結構，在點選“傳送”之前進行編輯，以及有效地跟進。

第一步：明確你的資訊

在你起草一封電子郵件之前，你需要清楚地瞭解資訊。確定：

• 你想要傳達什麼
• 你為什麼要溝通
• 您希望收件人採取什麼行動
• 你怎樣才能最好地說服他們採取這樣的行動

以下是傳送電子郵件的一些常見原因：

• 提醒某人最後期限
• 就一項任務給某人書面指示
• 快速提出一個可以透過寫作得到充分回答的問題
• 快速回答一個透過寫作可以充分回答的問題
• 傳遞對時間敏感的資訊
• 提供安排會議的可用日期
• 會後跟進並表示感謝

在所有這些例子中，除了最後一個，你希望你的收件人採取一些行動（即使這只是回覆你）。

有時這個動作看起來不像是一個動作。也許你想：

• 把小費傳給你的同事
• 讓你的朋友知道你在你的旅遊目的地安全著陸
• 簡要介紹一下你在新目的地的最新進展，以及在接下來的幾周內你將如何與之取得聯絡

在每一種情況下，你都沒有告訴你的接收者採取某種行動。然而，這意味著他們不會採取任何行動，只要你給電子郵件適當關閉，或至少透過簽署你的名字。他們明白溝通很容易以你的電子郵件結束，他們不需要回復。

第二步：要求你的收信人採取切實可行的措施

要想寫有效的電子郵件，節省時間，你需要讓它們變得可行。你需要確保你的收件人清楚他們的行動是什麼。

如果你的目標不是這個，而是想把你的人生故事說清楚，或者解釋為什麼你堅持要買下一款iPhone而不是最新的，那麼你可以忘記節省時間，因為筆友寫作需要很多思考和時間。

在使電子郵件具有可操作性時，請注意以下幾點：

• 設定最後期限
• 概述應急計劃
• 為下一步行動提供可能的選擇（例如，您可以參加當面會議的時間、您可以參加會議的地點）
• 在被要求時提供意見
• 提出一個適合寫作的請求，實際上比使用另一種交流方式更方便
• 為收件人同意執行的任務提供一組指導

在概述可採取行動的步驟時要積極主動。除非別無選擇，否則不要問開放式問題。因為開放式問題是可操作內容的對立面。

以下是一些示例：

• 與其讓收件人給你時間表（在過程中浪費電子郵件），不如先把你的會議時間傳送給他們。
• 與其問你的接收者他們對某個業務決策的看法，不如概述潛在的決策並請求構建反饋；這樣他們就不必自己想出一些東西，而是需要處理一些事情

您可以透過向讀者提供清晰的指示並保持內容可操作而不是開放式，從而使電子郵件能夠執行。

最重要的是，你需要確保你從你的讀者那裡得到的任何行動都是明確傳達的。不要以為他們知道你想在本週安排一個會議，只要你提供你的可用時間。不要以為他們知道你的一套指令適用於什麼工作任務。明確地說出來，讓他們知道你想要他們做什麼。

第三步：創造良好的結構

如果你已經明確了你的資訊，並且你已經讓它成為可操作的，那麼是時候把它組織成這樣一種方式來表達你的清晰和可操作的要求了。

段落：要遵循的一般規則是將段落控制在五句以下。在網上閱讀時，不僅很難集中注意力在長的段落上，而且笨重的段落給了接收者失去注意力的機會，也許會錯過最重要的一點。這會導致草率或冗餘的響應，從而使通訊通道變得模糊。

句子：寫句子時用主動語態。句子要簡短，切中要害。避免偏離正題或不必要地解釋你對事物的推理或感覺。相反，要堅持事實和你要求收件人採取的行動。

詞彙：儘量不要使用大詞或俚語，除非你知道你的聽眾會理解。避免可能被誤解的笑話和文化參考，因為任何容易被誤解的東西都是有效溝通的潛在障礙。

避免額外的單詞和限定短語。“鑑於目前的情況，我認為最好是……”這是一個限定性的說法，不僅浪費了語言和時間，而且分散了人們對真實資訊的注意力。相反，只需陳述你的建議，而不必限定它。

另一個例子：“我想知道我是否可以問你……”刪掉這句話，簡單地問這個問題。這也會增加你的自信，因為你不會下意識地尋求主動溝通的許可。

標點符號：保持標點符號簡單。限定詞和短語只有在與你想與之建立業務或私人關係的人開始交流時，用於建立禮貌時才有效。在這種情況下，你不一定要樂於助人，但要用一些禮貌用語來表示對他們時間的尊重。

儘量減少逗號的使用-這自然有助於你保持句子簡短。避免懶惰的文字啟發發言，與點和連續逗號的過度使用。取而代之的是，用恰當的英語標點你的句子，在有意義的時候使用縮略語，因為它們能使閱讀流暢。

此外，考慮使用符號點的標點符號列表，並使用一行破折號來拆分主要部分（可能包括一個或多個段落）。

要點和分節符增強了網頁的可讀性，也幫助你更清晰地組織你的資訊。

第四步：傳送前編輯

在傳送電子郵件之前，花1-2分鐘大聲閱讀。這將幫助你抓住錯誤或注意到你通常不會親自說的尷尬部分。去掉那些多餘的單詞，簡化標點符號。把清單中的專案專案列出來，並在段落上刪減。

當您可以用“是”回答以下問題時，您就可以點選“傳送”：

• 資訊清楚嗎？
• 期望值是否可行並明確說明？
• 我的收件人能否成功接收我的郵件？成功意味著他們知道期望他們做出什麼樣的反應。
• 如果角色顛倒了，我能否成功接收此訊息？

第五步：有效跟進

此外，積極跟進你的電子郵件。如果有人沒有迴應直接的請求，不要浪費時間去想發生了什麼。相反，傳送一封禮貌但直接的後續電子郵件來與他們聯絡。應用上述原則。不要浪費太多時間試圖得到回覆；如果收件人沒有和你溝通，就知道什麼時候該離開，或者親自接近他們。

使用電子郵件節省時間

如果你知道如何有效地使用電子郵件，它可以為你節省很多時間。這適用於傳送和接收訊息。

電子郵件最好用來傳遞可採取行動的資訊，並透過書面形式進行充分溝通。如果你充分利用電子郵件的優點，避免了許多浪費時間的陷阱，它將是一個強大的工具。