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电子邮件可以使沟通更容易，但它也可以消耗你的时间。学习如何处理收到的电子邮件和写发出的电子邮件，以节省时间。
根据2005年的一项调查，员工访谈显示，电子邮件浪费的时间导致一家拥有10000名员工的企业每年损失1.52亿美元的工资。
电子邮件显然有它的缺点。不清楚的电子邮件会分散员工对重要工作相关任务、云通信渠道的注意力，而且往往会产生额外的工作。遵循下面的建议，避免电子邮件的陷阱。
收到的电子邮件如何浪费你的时间
德沃蒂吉尔摄
有很多类型的电子邮件会浪费你的时间。那些：
- 可以从多条信息中删减，浓缩成一条全面的信息
- 与你没有直接关系
- 确实与你有关系，但不是直接的，这让你不确定如何或是否应该做出回应（并消耗时间）
- 不要指示你采取一些行动（这是徒劳的）
- 分散和/或鼓励你在网上浪费时间
- 不适合电子邮件，通过动态通信渠道（如商务会议）或更适合内容的格式（如信息丰富的独立文档）更有意义
如何有效地处理收到的电子邮件
为了有效地阅读和处理电子邮件，你需要把注意力集中在两件事上——弄清楚电子邮件的信息（或缺乏信息）并决定采取什么样的行动来回应。
步骤1：找出消息（或缺少）
每当你读到一封新邮件时，尽可能少地花点时间来弄清楚：
- 演讲者是直接还是间接向你讲话
- 演讲者是否告诉了你他们对你的期望
- 是否以明确的方式进行
- 整体信息是否与您相关
- 考虑到您与发送者的关系上下文，整体消息是否合适（或者缺少，例如，如果他们试图建立业务关系）
这将帮助您确定电子邮件的信息是什么，以及您希望如何回复。也就是说，如果你打算首先作出回应。
特别重要的是要注意演讲者是否在做一件或多件会让你浪费宝贵时间的事情，例如：
- 不清楚他们想说什么
- 以令人困惑或委婉的方式使用语言，以避免使用具体的词语（例如，“我认为我们需要在某个时候谈心”，而不是“你能在本周给我打电话，让我们在电话中谈论一些重要的事情吗？”)
- 漫谈或离题
- 包括与您无关的、不恰当的、冒犯性的或不连贯的信息
- 在与您无关的邮件上抄送或密件抄送您
- 通过不同的电子邮件重复相同的信息，或者重复除电子邮件以外的以前通信中已经包含的内容
- 以健忘或粗心的方式写下你已经讨论和解决的事情
在这种情况下，要特别小心，以一种有效的方式作出回应，尽量减少你花在沟通上的时间。因为这很容易让上述模棱两可的电子邮件场景耗尽你的时间。
第二步：决定采取什么行动
在你知道信息的内容之后，找出最有效的回应方式。以下是一些典型的回答：
- 将谈话转移到更好的沟通媒介，如电话和会议电话
- 回答多人反复提出的问题-不是通过电子邮件-而是通过一个信息更丰富的媒体，可以共享，如谷歌文档
- 不回应那些没有明确表达说话者对你期望的信息（即使感觉有点不礼貌）
- 用直接而简短的具体问题来处理不明确的信息，例如，“您希望在何时完成报告？”？或者“你希望我怎样为这个项目做贡献？”？”
- 无论什么时候开始发生戏剧或通信中断，拿起电话给对方打电话——通过电子邮件解决问题只会花费更长的时间，而且可能会加剧冲突
第三步：重新开始工作
最重要的是，在你回复了一封电子邮件（可能包括不回复，而是删除邮件）之后，你需要重新开始工作。转到收件箱中等待的下一封电子邮件，或者换个方式，重新开始实际工作，而不是回复别人的请求。
发送电子邮件如何浪费你的时间
阿迪科斯摄
另外，你发送的电子邮件有很多种，可能会浪费你的时间。那些：
- 不必要地被串成几个信息，每个信息都需要时间和思想来定制，而不是一个全面的信息
- 不要直接与接受者联系，这是浪费你的精力
- 不够清楚，陷入长时间的电子邮件对话和/或误解，或者根本没有任何有成效的行动（这意味着你以后必须花时间重新开始对话）
- 不要指示接收者采取一些没有成效的行动
- 分散收件人的注意力，鼓励他们在网上浪费时间，也就是说，这也会鼓励你们
- 不适用于电子邮件格式，但通过实时对话或指导性或信息丰富的文档（如手册、博客文章、常见问题解答页面、公司报告或PowerPoint演示文稿）进行更好的沟通
如何高效地发送电子邮件
为了写邮件不会浪费你的时间（更不用说收件人的时间），你需要关注五件事：传达清晰的信息，要求收件人采取可操作的步骤，使用良好的结构，在点击“发送”之前进行编辑，以及有效地跟进。
第一步：明确你的信息
在你起草一封电子邮件之前，你需要清楚地了解信息。确定：
- 你想要传达什么
- 你为什么要沟通
- 您希望收件人采取什么行动
- 你怎样才能最好地说服他们采取这样的行动
以下是发送电子邮件的一些常见原因：
- 提醒某人最后期限
- 就一项任务给某人书面指示
- 快速提出一个可以通过写作得到充分回答的问题
- 快速回答一个通过写作可以充分回答的问题
- 传递对时间敏感的信息
- 提供安排会议的可用日期
- 会后跟进并表示感谢
在所有这些例子中，除了最后一个，你希望你的收件人采取一些行动（即使这只是回复你）。
有时这个动作看起来不像是一个动作。也许你想：
- 把小费传给你的同事
- 让你的朋友知道你在你的旅游目的地安全着陆
- 简要介绍一下你在新目的地的最新进展，以及在接下来的几周内你将如何与之取得联系
在每一种情况下，你都没有告诉你的接收者采取某种行动。然而，这意味着他们不会采取任何行动，只要你给电子邮件适当关闭，或至少通过签署你的名字。他们明白沟通很容易以你的电子邮件结束，他们不需要回复。
第二步：要求你的收信人采取切实可行的措施
要想写有效的电子邮件，节省时间，你需要让它们变得可行。你需要确保你的收件人清楚他们的行动是什么。
如果你的目标不是这个，而是想把你的人生故事说清楚，或者解释为什么你坚持要买下一款iPhone而不是最新的，那么你可以忘记节省时间，因为笔友写作需要很多思考和时间。
在使电子邮件具有可操作性时，请注意以下几点：
- 设定最后期限
- 概述应急计划
- 为下一步行动提供可能的选择（例如，您可以参加当面会议的时间、您可以参加会议的地点）
- 在被要求时提供意见
- 提出一个适合写作的请求，实际上比使用另一种交流方式更方便
- 为收件人同意执行的任务提供一组指导
在概述可采取行动的步骤时要积极主动。除非别无选择，否则不要问开放式问题。因为开放式问题是可操作内容的对立面。
以下是一些示例：
- 与其让收件人给你时间表（在过程中浪费电子邮件），不如先把你的会议时间发送给他们。
- 与其问你的接收者他们对某个业务决策的看法，不如概述潜在的决策并请求构建反馈；这样他们就不必自己想出一些东西，而是需要处理一些事情
您可以通过向读者提供清晰的指示并保持内容可操作而不是开放式，从而使电子邮件能够执行。
最重要的是，你需要确保你从你的读者那里得到的任何行动都是明确传达的。不要以为他们知道你想在本周安排一个会议，只要你提供你的可用时间。不要以为他们知道你的一套指令适用于什么工作任务。明确地说出来，让他们知道你想要他们做什么。
第三步：创造良好的结构
如果你已经明确了你的信息，并且你已经让它成为可操作的，那么是时候把它组织成这样一种方式来表达你的清晰和可操作的要求了。
段落：要遵循的一般规则是将段落控制在五句以下。在网上阅读时，不仅很难集中注意力在长的段落上，而且笨重的段落给了接收者失去注意力的机会，也许会错过最重要的一点。这会导致草率或冗余的响应，从而使通信通道变得模糊。
句子：写句子时用主动语态。句子要简短，切中要害。避免偏离正题或不必要地解释你对事物的推理或感觉。相反，要坚持事实和你要求收件人采取的行动。
词汇：尽量不要使用大词或俚语，除非你知道你的听众会理解。避免可能被误解的笑话和文化参考，因为任何容易被误解的东西都是有效沟通的潜在障碍。
避免额外的单词和限定短语。“鉴于目前的情况，我认为最好是……”这是一个限定性的说法，不仅浪费了语言和时间，而且分散了人们对真实信息的注意力。相反，只需陈述你的建议，而不必限定它。
另一个例子：“我想知道我是否可以问你……”删掉这句话，简单地问这个问题。这也会增加你的自信，因为你不会下意识地寻求主动沟通的许可。
标点符号：保持标点符号简单。限定词和短语只有在与你想与之建立业务或私人关系的人开始交流时，用于建立礼貌时才有效。在这种情况下，你不一定要乐于助人，但要用一些礼貌用语来表示对他们时间的尊重。
尽量减少逗号的使用-这自然有助于你保持句子简短。避免懒惰的文字启发发言，与点和连续逗号的过度使用。取而代之的是，用恰当的英语标点你的句子，在有意义的时候使用缩略语，因为它们能使阅读流畅。
此外，考虑使用符号点的标点符号列表，并使用一行破折号来拆分主要部分（可能包括一个或多个段落）。
要点和分节符增强了网页的可读性，也帮助你更清晰地组织你的信息。
第四步：发送前编辑
在发送电子邮件之前，花1-2分钟大声阅读。这将帮助你抓住错误或注意到你通常不会亲自说的尴尬部分。去掉那些多余的单词，简化标点符号。把清单中的项目项目列出来，并在段落上删减。
当您可以用“是”回答以下问题时，您就可以点击“发送”：
- 信息清楚吗？
- 期望值是否可行并明确说明？
- 我的收件人能否成功接收我的邮件？成功意味着他们知道期望他们做出什么样的反应。
- 如果角色颠倒了，我能否成功接收此消息？
第五步：有效跟进
此外，积极跟进你的电子邮件。如果有人没有回应直接的请求，不要浪费时间去想发生了什么。相反，发送一封礼貌但直接的后续电子邮件来与他们联系。应用上述原则。不要浪费太多时间试图得到回复；如果收件人没有和你沟通，就知道什么时候该离开，或者亲自接近他们。
使用电子邮件节省时间
如果你知道如何有效地使用电子邮件，它可以为你节省很多时间。这适用于发送和接收消息。
电子邮件最好用来传递可采取行动的信息，并通过书面形式进行充分沟通。如果你充分利用电子邮件的优点，避免了许多浪费时间的陷阱，它将是一个强大的工具。
