电子表格是你在**生活中遇到的最神秘的软件之一。尽管它们可能很吓人，但只要四个简单的技巧，你就能做很多可怕的事情。

在本文中，我们将重点介绍microsoftexcel，因为它是使用最广泛的电子表格软件。然而，几乎所有这些技能和特性在LibreOffice和googledrive中都很有用。必要时我们会做笔记，突出不同套房之间的区别。

使用表单轻松输入数据

将数据输入电子表格是任何分析的起点。虽然您可以手动输入所需的数据，但表单允许您（或在某些情况下，其他表单）逐行快速输入信息，而无需太多麻烦。

在Excel 2013中，表单按钮有点害羞地隐藏起来，但您可以这样取回它：

1. 在ribbon界面的任意位置单击鼠标右键，然后选择“自定义ribbon”
2. 在右侧窗格中，选择要将“窗体”按钮添加到的功能区部分。
3. 在左侧，从下拉列表中选择“不在功能区中的命令”。
4. 在下面的框中，从列表中选择“窗体…”，然后单击“添加”将其放置在功能区中。

既然功能区中有了“窗体”按钮，就可以创建数据输入窗体了。首先创建标题和第一行条目。一旦有了初始数据集，就可以使用form命令输入其他行。只需将光标放在数据集的左上角，然后单击表单按钮。

将出现的对话框允许您按行输入信息。填写表格，按enter键，将创建一个包含所有新信息的新行。

使用google drive创建面向公众的表单

googledrive没有完全相同的功能，但它确实有自己值得注意的形式。您可以直接在驱动器中或从电子表格中创建窗体。您将为用户创建要回答的问题，他们的回答将填充一个工作表。要创建窗体，请执行以下操作：

1. 在电子表格中，单击“**”>“窗体”。
2. 在窗体顶部输入说明。
3. 输入并修改每个问题：
4. 在“问题标题”框中输入标题。
5. 选择问题类型。
6. 可选：选择一种数据验证形式。您可以使用它来确认输入的数据符合特定类型，例如设置范围内的数字或电子邮件地址形式的文本。
7. 可选：选择“必选问题”

填妥表格后，您可以公开分享或通过电子邮件发送给选定的一组受访者。所有条目都将自动放置在列中，并带有一个时间戳，指示提交数据的时间。

使用函数和公式进行计算

所以你已经输入了一堆数据，但现在你需要对它做些什么。函数和公式允许您操作电子表格中的数据。你可以进行简单的数学运算，比如把一列中的数字相加，得到一个平均数，甚至可以处理现实世界中的事情，比如日期或财务计算。

各种电子表格程序都有自己的一套功能，虽然其中许多是在不同套件之间共享的，但也存在一些差异，因此请务必查看Excel、LibreOffice和Google Drive的完整列表。

考虑到这一点，这里有几个例子，你可以做什么。

执行基本数学

最简单的情况是，函数可以使用您输入的任何数据执行基本的数学运算。例如，假设您需要将两个单元格中的数字相加。为此，可以使用SUM函数：

这将把单元格A1和B1的内容相加。对于简单数学，还可以使用典型的速记数学运算符，如+、-、*和/。例如，以下将执行与上述示例完全相同的数学运算：

您可以在任意多个单元格中添加值。你可以用冒号来做这个，就像这样：

上面的函数将把A列中第1行和第10行之间的所有数字相加，以计算负值。您可以在这里找到Excel可以执行的所有数学函数的列表。

进行统计计算

还可以对一组数据执行统计计算，包括计算平均值和中间值。例如：

上述函数将返回A1和A10之间所有单元格的平均值。各种功能包括基本和高级统计功能。虽然不是所有的函数都对电子表格爱好者有用（是的，我们存在），但是像平均值和中值这样的简单函数在日常工作中确实有用。

格式化并计算日期和时间

您还可以使用公式来处理日期和时间格式的条目。例如，您可以使用以下函数计算两个日期之间的天数：

Excel还包含一个返回当前日期的函数：

此函数将把今天的日期放入单元格中。您可以将这两个函数组合起来创建一个公式，以确定距离将来某个日期还有多少天，如下所示：

你可以在这里查看其他一些日期和时间函数。

组合多个函数以创建公式

正如您在上一个示例中可能注意到的，您可以组合多个函数来创建所谓的公式。公式本质上是将多个函数组合在一个单元格中。因此，例如，如果要将A列中的数字相加并将其舍入到最近的整数，则使用以下公式：

上面的公式由两个函数组成：SUM，它被用作ROUND的参数。在这个语句中，单元格A1到A10将首先相加，然后得到的数字将被赋予ROUND函数，以四舍五入到最接近的整数。公式可以是简单的，也可以是复杂的，尽管它们越复杂，语法就越复杂。您可以在这里阅读有关公式语法工作原理的更多信息。

函数也可以与逻辑函数组合以创建条件公式。构建有用的公式是一个非常广泛的主题，它可以生成自己的一整套文章。幸运的是，我们在How To Geek的朋友们有一套关于这个主题的深入的文章。你可以在这里找到第一课。

使用筛选器和透视表对数据排序

所以你已经输入了你的原始数据，做了你需要做的任何计算，现在是时候实际解释它了。根据您需要如何使用数据，您有一些可视化数据的选项。

按列排序

有时，您可能需要按输入的类别之一对数据进行排序。就像iTunes音乐库一样，您可以按列重新排序数据。为此：

1. 按Ctrl-A键选择工作表中的所有内容。
2. 选择功能区中的“数据”选项卡。
3. 单击“排序”
4. 选择要按哪些列排序，以及要排序的条件。
5. 单击确定。

请参阅上面的屏幕截图，例如，我们已按订单号对整个数据集重新排序，从最小到最大。

筛选出重复项

有时，您可能会在一个类别中有一些重复的项目。在上面的示例中，我们有8个条目，但只有5个名称。要过滤掉这些重复项并查看所有名称（与所有订单相反），可以使用功能区中“数据”选项卡下的过滤选项。为此：

1. 在“数据”下，单击“排序和筛选”部分中的“高级”。
2. 选择“复制到另一个位置”以非破坏性方式拉出特定数据（如果要删除电子表格中没有此列唯一数据的任何行，请保留“筛选列表，在位”选项）
3. 单击“列表范围”框，然后选择要筛选的列。
4. 单击“复制到”框，然后选择要将唯一数据列表复制到的空单元格。
5. 确保选择“唯一数据”。
6. 单击“确定”

这将创建一个只包含该范围内唯一数据的新列，这有助于分离重复条目。

创建数据透视表

当你有数百行数据时，几乎不可能从中收集任何信息，你需要一个总结。透视表允许您获取数据的某些部分并对其进行汇总，因此您只看到您想要看到的内容。

以下面的例子为例。比如说我们想看看从鲍勃·博伯森那里得到的钱的总数。

这些数据现在很容易查看，但如果有几十个或几百个事务，就不可能了。因此，要查看该摘要，请创建一个透视表：

1. 创建一个名为“表2”的新表。
2. 在“**”选项卡下，单击“透视表”。
3. 单击“图纸1”，然后选择图纸中所有填充的单元格。
4. 单击“确定”。
5. 在右侧窗格中，可以将列拖动到筛选、列或行中。对于本例，将“Name”拖到Filters部分，“Order number”拖到Rows部分，“Payments”拖到Values部分。
6. 这将创建一个关于每个订单号的所有付款的表。在透视表顶部的下拉框中，您可以选择特定客户以仅查看其订单。

当我们这样做时，我们得到：

有了数据透视表，我们可以很容易地看到Bob Boberson所下的所有订单以及他支付的所有款项的总和。

这只是如何使用透视表的一个简单示例—它们的用法非常广泛，您可以使用它来概括任何内容。要在LibreOffice或Google Drive中创建透视表，请转到Data>pivot table。

使用宏和脚本执行重复任务

使用电子表格会很快变得重复。为了简化某些重复性任务，可以使用Excel将反复执行的操作记录到宏中。然后，任何时候你需要重复这些任务，你可以使用键盘快捷键“回放”宏，它会为你做所有的工作。例如，假设我们想将一大组单元格的字体改为非常特定的字体，如Arial 12斜体：

1. 在“视图”选项卡下，单击“宏”下拉列表并选择“录制宏”。
2. 为宏命名。
3. 可选：为宏指定一个键盘快捷键。
4. 单击“确定”
5. 单击“主页”选项卡。
6. 从字体下拉列表中选择“Arial”。
7. 从“大小”下拉列表中选择12。
8. 单击斜体按钮。
9. 单击Excel左下角的停止按钮。

从那时起，您可以通过按一个键盘快捷键（即步骤3中指定的快捷键）或从“查看”>“宏库”中选择宏来应用12磅大小的Arial字体和斜体。显然，这是一个初步的示例，但是您可以使用宏功能来记录任何重复的任务。类似地，您可以在LibreOffice中录制宏。

在Excel、LibreOffice和Google Drive中，您可以使用一点编程技巧创建更复杂的宏和脚本（事实上，脚本是使用专有脚本格式在Google Drive中自动执行任务的唯一方法）。要开始了解这些内容，请查看以下资源：

• Excel:使用宏
• LibreOffice:宏入门
• 谷歌驱动：谷歌应用程序脚本概述

进一步的资源

所有这些技能只是冰山一角。使用电子表格本身就是一门学科，如果你想的话，你可以深入到每一个类别。为方便起见，以下是一些资源，您可以使用这些资源进一步了解所有这些技能并磨练您的技能：

表格和数据输入

• 在Excel中创建订单
• 使用LibreOffice创建表单
• 创建谷歌表单

函数和公式

如何进入极客学校：

• 为什么需要公式和函数？
• 定义和创建公式
• 相对和绝对单元格引用以及格式
• 你应该了解一些有用的函数
• 查找、图表、统计和数据透视表

筛选和透视表

• 在Excel中过滤数据
• 筛选范围或表格中的数据（Excel）
• 数据透视表101（Excel）
• 数据透视表（LibreOffice）
• 透视表报表概述（Google Drive）

宏和脚本

• 在Excel中使用宏
• 从LibreOffice中的宏开始
• OpenOffice宏简介
• Google应用程序脚本概述
• 使用应用程序脚本扩展Google文档、工作表和表单