如果你在家谱研究中使用计算机，谁不使用呢-然后你可能会有一大堆数字研究文件。数码照片、下载的人口普查记录或遗嘱、扫描文件、电子邮件。。。然而，如果你像我一样，尽管你尽了最大努力，它们最终还是分散在你电脑的各个文件夹中。当你需要定位一张特定的照片或追踪一封电子邮件时，这会使事情变得非常复杂。

与任何组织项目一样，有几种不同的方法来组织数字系谱文件。首先考虑一下你的工作方式和你在家谱研究过程中收集的文件类型。

整理你的文件

如果您首先按类型对数字系谱文件进行排序，则更易于组织。花些时间搜索你的计算机文件，寻找任何与家谱有关的东西。

• 在“我的文档”（或“文档”）文件夹和子文件夹中查找文本文件、照片、下载的文件和其他家谱文档。使用您的文件资源管理器（例如Windows资源管理器、查找器）使用诸如姓氏、记录类型等关键字搜索文档。还提供了一些免费的文件搜索工具，提供了其他搜索功能。
• 检查“我的照片”或存储照片的其他文件夹中是否有任何数字或扫描的照片或文档。您还可以使用常见的图像文件扩展名（如.jpg、.png或.tiff）进行搜索。
• 打开你的家谱软件程序，了解它存储相关文件的位置。它们可能与您的系谱软件程序（通常位于程序文件下）位于同一文件夹中。这可能包括您的系谱软件文件，以及您创建的任何报告或导入软件程序的照片或文档。
• 如果您下载了任何文件，则这些文件可能位于下载文件夹或类似名称的文件夹中。
• 打开你的电子邮件程序，搜索与家谱相关的电子邮件。如果您将它们复制并粘贴到文字处理文档或您的系谱软件中，它们通常更易于组织。

一旦你找到了你的数字家谱文件，你有很多选择。您可以选择将它们保留在原始位置，并创建组织日志以跟踪文件，也可以将它们复制或移动到更中心的位置。

记录你的数字家谱文件

如果您喜欢将文件保留在计算机上的原始位置，或者如果您只是超级组织类型，那么日志可能是一种方法。这是一个很容易维护的方法，因为你不必担心事情会在你的电脑上结束——你只需记下它。数字文件日志有助于简化查找特定照片、数字化文档或其他系谱文件的过程。

使用文字处理程序或电子表格程序（如Microsoft Excel）中的表格功能为您的家谱文件创建日志。包括以下列：

• 文件名（包括扩展名）和日期
• 在计算机上的位置
• 文件的简要说明
• 文件中主要个人或地理区域的名称
• 原始文件或照片的实际位置（如适用）。

如果将数字文件备份到DVD、USB驱动器或其他数字媒体，请在“文件位置”列中包含该媒体的名称/编号和物理位置。

重新组织计算机上的文件

如果文件日志太难让您跟上，或者无法满足您的所有需求，那么另一种跟踪数字家谱文件的方法是在计算机上对其进行物理重组。如果您还没有，请创建一个名为Genealogy或Family Research的文件夹，以包含您的所有系谱文件。我的文档文件夹中有我的子文件夹（也备份到我的Dropbox帐户）。在“系谱”文件夹下，您可以为正在调查的地点和姓氏创建子文件夹。如果您使用特定的物理归档系统，您可能希望在计算机上遵循相同的组织。如果特定文件夹下有大量文件，则可以选择创建按日期或文档类型组织的其他级别的子文件夹。例如，我有一个文件夹用于我的欧文斯研究。在这个文件夹中，我有一个子文件夹，里面有我正在调查这个家庭的每个县的照片和子文件夹。在county文件夹中，我有记录类型的子文件夹，以及一个主“研究”文件夹，我在其中维护我的研究笔记。计算机上的“家谱”文件夹也是保存家谱软件备份副本的好地方，不过您也应该脱机保存其他备份副本。

通过将您的家谱文件保存在计算机的一个中心位置，您可以更轻松地快速定位重要的研究。它还简化了家谱文件的备份。

使用为组织设计的软件

另一种自己动手的方法是使用一个专门用于组织计算机文件的程序。

CloozAn组织计划专为家谱学家设计，Clooz被称为“电子文件柜”。该软件包括用于输入各种标准家谱文件信息的模板，如人口普查记录，以及照片、信函和其他家谱记录。如果愿意，您可以导入原始照片或文档的数字副本并将其附加到每个模板。可以生成报告，以显示特定个人或记录类型的Clooz中包含的所有文档。

相册软件如果您的数码照片分散在计算机上、DVD或外置硬盘上，则可以使用Adobe Photoshop Elements或Google photos等数码照片管理器进行处理。这些程序扫描你的硬盘，并对在那里找到的每张照片进行分类。有些还可以对其他联网计算机或外部驱动器上的照片进行分类。这些图像的组织因节目而异，但大多数按日期组织照片。“关键字”功能允许您在照片中添加“标签”——例如特定的姓氏、位置或关键字——以便于随时查找。例如，我的墓碑照片上有“墓地”这个词，加上特定墓地的名称、墓地的位置和个人的姓氏。这给了我四种不同的方法来轻松找到相同的图片。

组织数字文件的最后一种方法是将它们全部导入系谱软件程序。照片和数字化文档可以通过剪贴簿功能添加到许多家谱程序中。有些甚至可以附加为源。电子邮件和文本文件可以复制并粘贴到所属个人的备注字段中。如果你有一个小的家谱，这个系统是很好的，但是如果你有大量的文档和照片应用于多个人，这个系统可能会有点麻烦。

无论你为你的计算机系谱文件选择什么组织系统，关键是要始终如一地使用它。选择一个系统并坚持下去，你就再也找不到文档了。数字家谱的最后一个好处是，它有助于消除一些纸上的杂乱！