什么是软拷贝？(a soft copy?)
软拷贝是文档的电子拷贝。它与硬拷贝、打印在纸上或其他介质上的文档形成对比。软拷贝易于传输、分发、共享和操作—所有潜在的缺点或优点都取决于所涉及的文档。它们还可以通过打印文档副本来生成硬拷贝。许多无纸化或低浪费办公室在很大程度上依赖软拷贝来交流和共享信息。
软拷贝通常可以在各种文字处理程序中打开。为了增加安全性，可以以只读格式保存文档。这将允许人们查看，但不能更改软拷贝。如果人们担心数据被有权访问该文件的人更改或操纵，这可能很有用。一些程序还维护更改日志，允许人们跟踪对文档所做的更改，如果需要将文档恢复到以前的位置，可以将其还原。
拥有软拷贝的人可以通过电子邮件发送，通过网络传输，或者将其放在光盘或便携式硬盘上共享。这种多样的分发技术非常有用，可以让办公室减少传真机和快递等费用。由于可能发生变更，软拷贝通常与硬拷贝的法律地位不同，但它们可用于办公室的大多数活动，包括来回发送合同的软拷贝草稿以供编辑和批准，人们在签名前仔细检查硬拷贝，以确保其中包含他们想要的更改。
软拷贝也可以用于演示文稿之类的事情，人们可以通过电子方式分发文档，这样每个人都有一份拷贝，或者在演示文稿或活动中将其显示在屏幕上。对于那些希望有时间完善其演示文稿，并且可能需要在最后一分钟进行更改以适应不断变化的信息和其他问题的人来说，在最后一分钟进行编辑的能力非常有用。教师通常以软拷贝的形式存储课堂材料，以便随时更改并在课堂上重复使用。
对于以空间为主要考虑因素的办公室来说，完全或大部分电子化可以带来显著的好处。人们可以用软拷贝查看材料，避免产生需要存储的大量纸张。如果安全是一个问题，可以制定电子安全措施，以尽可能多地保护软拷贝。这可以包括远程备份等工具，以便在发生火灾、病毒和其他问题时保存副本。
- 发表于 2021-12-12 12:26
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