今天，任何类型的可读写数据都可以形成两种不同的形式。以软拷贝或硬拷贝的形式。这两者的基本目的是呈现或存储书面材料和数据。这篇文章的目的是在硬拷贝和软拷贝之间划清界限，让读者清楚这两个词的混淆之处。

硬拷贝是指可触摸的、物理的和有形的东西，而软拷贝是指可以存储在任何数字存储器中的数据或信息。

对比图

什么是硬拷贝(a hard copy)？

硬拷贝这个词本身描述的是一些可触摸的、物理的和有形的东西。复制是指生产或信息的结果。因此，硬拷贝的集体含义是，以实物或形式产生任何记录或信息。印刷书籍、报纸、杂志、文件等都是硬拷贝。硬拷贝是以实物形式保存记录的一种较老的方法。虽然技术已经改变了，但仍然是金子。物业文件、合同、协议和其他签署的文件仍然需要以实物或硬拷贝的形式保存，以证明你的观点。

电传打字机页面、书籍、计算机打印输出以及类似的页面和打印输出都是硬拷贝的最好例子。它被认为是一种古老的数据表示方式，但在现代世界仍然是广泛使用的数据和信息媒介。硬拷贝这个术语有时也用于计算目的。但要明确，非印刷穿孔纸带、磁盘、光盘或任何种类的磁带不被视为硬拷贝。

硬拷贝与报纸、书籍和印刷品的印刷高度相关。尽管使用硬拷贝有很多优点，但是由于它涉及到巨大的成本和时间浪费，这个系统正在逐渐减少。你不能轻易地与住在另一个国家的人分享硬拷贝，以防原件。如果把文件的另一份硬拷贝给任何人，就意味着要付印刷费。但是，硬拷贝仍然被普遍认为是真实的信息媒介。如果文件有效，则在硬格式文件上签名。

什么是软拷贝(a soft copy)？

软拷贝是指可以存储在任何数字存储器中的数据或信息。它是保存材料的一种无形形式。你能看到那张唱片，但不能碰它。监视器或其他显示屏用于查看软拷贝结果。软拷贝是以数字形式保存材料和信息的最新形式。随着计算机的发明，软拷贝的概念应运而生。

在拥有软拷贝的许多优点中，软拷贝的两个主要优点是您可以随时通过电子邮件发送数据，并且可以在没有实际物理位置的情况下保存数据。简言之，你可以摆脱快递服务和庞大的文件。与硬拷贝不同，它不存储或打印在物理纸张上，而是以数字文档文件的形式提供，如数字文本格式、图像格式或任何其他表示格式。PDF、doc文件、xlx文件、演示文稿文件等是软拷贝的最佳示例。

它们不是通过任何物理媒体进行查看，而是通过数据库程序、字处理程序或任何受文件或数据格式限制的表示程序进行访问。这些数据可以通过USB驱动器、外部磁盘驱动器或在线共享和下载从一台PC和操作系统传输到另一台PC或操作系统。

使用软拷贝有许多优点，因为它使办公环境无纸化。但与此同时，软文件的可信度仍然岌岌可危。尽管数字签名系统已经被引入，但固定在软拷贝上的签名仍然不能被视为真实的签名，也不能证明文件的可信性。

在硬拷贝之间(between hard copy)和软拷贝(soft copy)的区别

1. **软拷贝比**硬拷贝便宜。用硬格式编写一本书要比用任何文字处理软件编写一本电子书贵得多。
2. 软拷贝没有重量。重量只是存储它的介质的重量。硬拷贝很有分量。拥有大量的硬拷贝也意味着大量的重量。
3. 与硬拷贝相比，软拷贝不需要物理空间。有时硬拷贝需要一个特殊的档案室或部分文件柜。
4. 硬拷贝不能保存很长时间。在旧文件和文件的情况下，白蚁的几率更高。
5. 硬拷贝是有益的，因为它是可触摸的，可以很容易地读出。而软拷贝有时需要特殊的软件来读取和访问。
6. 软拷贝有利于环境，因为它降低了纸张、油墨和印刷的成本。硬拷贝需要所有这些材料才能得到形状。
7. 尽管软拷贝比硬拷贝更受欢迎，但在发生法律纠纷时，硬拷贝仍然被用作证据的媒介。
8. 使用软拷贝材料比硬拷贝材料容易。
9. 软拷贝是一种数字和电子形式的材料，而硬拷贝是一种物理和有形形式的材料。
10. 电子版需要电力或任何形式的电力，而硬拷贝则不需要电力。
11. 硬拷贝是打印文档，而软拷贝是未打印的数字文档。
12. 软拷贝可以通过USB或外部磁盘驱动器传输或通过电子邮件或云共享的方式与其他人共享。硬拷贝可以通过获得另一份复印件的方式与其他人共享。
13. 你可以**尽可能多的软拷贝。这需要简单的复制和粘贴，并且需要额外的成本。硬拷贝是指同一份文件的另一份打印件，需要额外费用。
14. 硬拷贝需要额外的小工具用于阅读目的，除了打印它的纸张，而软拷贝不能在没有任何文字处理、数据库或演示程序的情况下被读出，这些程序受文件或数据格式的限制。
15. 将硬拷贝打包到另一个国家需要时间和成本，而软拷贝可以通过电子邮件或云共享轻松共享。硬拷贝也可以通过传真共享，但这也需要一些软拷贝的处理方法。
16. 电传打字机页面、书籍、计算机打印输出以及类似的页面和打印输出都是硬拷贝的最好例子。而PDF、doc文件、xlx文件、演示文稿文件等是软拷贝的最佳示例。
17. 虽然已经引入了用于软拷贝的数字签名系统，但是硬拷贝上的签名仍然被认为是真实的来源。
18. 与软拷贝相比，硬拷贝提供了更多的真实性。

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