订单文员处理客户订单。他或她可能在零售店或批发仓库工作。作为订单员,通常需要高中文凭或同等学历,加上良好的客户服务和数学技能。订单员通常必须了解计算机电子表格程序,并使用不同类型的处理软件。
职员可以通过电话、计算机或邮件接收客户订单。或者,主管可以将订单分发给订单文员进行处理。订单文员或主管首先检查订购人员或公司的账户,以确保没有未付票据,并且信贷批准已获得授权。
订单员通常会检查可用库存清单。如果由于缺货,订单文员无法填写客户订单上的所有内容,则必须遵守该情况下的公司政策。在一些公司,店员必须通知客户,而在另一些公司,订单服务员会加上一张礼貌的便条,对缺货的商品表示道歉,并告知缺货。缺货订单是一个行业术语,用于在以后日期向客户提供当前缺货的订单。如果有太多的客户采购订单需要延期交货,则认为库存管理较差,客户服务往往受到影响。
检查价格是大多数订单员的另一项职责。店员必须确保每个客户的发票都包含准确的价格,因为一些客户可能会因为批量购买而享受特别折扣。发票是列出所购买产品的价格和数量的公司文档。它包括税以及运费或其他费用。除非公司规模较小,否则订单员通常会将发票转交给开票员;在较小的公司,订单员可以使用计算机系统处理每张发票。
处理客户投诉和跟进订单是订单文员的必要任务。因此,订单员必须具备一流的客户服务技能。他们必须冷静有效地解决诸如货物丢失、定价不准确或客户收到错误商品等问题。订单文员的工作可能会变得繁忙,因为他或她可能必须在一个典型的工作日内解决几个客户问题。
订单员在大多数行业工作。他们的工资差别很大,这取决于他们的职责和工作年限。一些订单员被提升为仓库经理或所在行业的技术专家。在大多数情况下,订单员在正常工作时间工作,并获得医疗保险、退休计划和假期工资等福利。
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