美国国税局（IRS）表格W-9通常用于收集美国独立承包商或自由职业者的相关信息。此表单为公司和业务人员提供了一种官方方式，以确保其支付人员的身份信息安全。公司在向IRS提交所需表格并向承包商提供信息表格时，使用他们收集的信息。雇佣独立承包商的公司为每个承包商保存其中一份表格。有时支付利息和股息的金融机构也使用W-9表格。。

使用W-9表格的正确方式取决于使用它的人的角色。如果一家公司雇佣独立承包商或自由职业者，它会向雇佣的每个承包商提供一份表格的空白副本。一旦承包商填写并返回给公司，该文件将保存在公司的文件系统中。如果承包商搬迁或经历其他变更，包括企业名称变更，则应填写新的W-9。

如果使用W-9表格的人是独立承包商或自由职业者，他的工作是填写表格，签名并注明日期，然后将其返还给要求的公司。这包括提供其纳税申报表上所列的全名，以及其官方企业名称（如果他使用）。独立承包商还应选择其商业组织类型。例如，作为其企业的唯一所有者或独立自由职业者的人通常会选中“个人/唯一所有者”框。还有公司、合伙企业和有限责任公司的复选框。。

接下来，承包商提供其完整地址和社会保险号。如果他有雇主身份证号码（EIN），他可以提供该号码，而不是社会保险号码。如果该个人免于备用预扣税，他也会勾选标有“免税收款人”的框。

填写W-9表格的下一步是签字。当一个人签署此表格时，他证明他不受备用预扣税的约束。如果一个人受到备用预扣税的约束，则支付该人款项的公司代表美国国税局预扣其款项的28%。如果表格上提供的信息与IRS的记录之间存在差异，则可能发生这种情况。如果个人欠缴税款，并被告知需要补缴税款，则该个人也可能被扣缴税款。。