你用Word创建了很长的文档吗?如果是这样的话,你可能知道这个词并不总是适合他们。将长文档拆分为多个Word文件通常更明智。
但是,那么,如何确保页面的编号正确,并且为整个文档创建一个目录和索引?这就是Word的主文档功能可以帮助的地方。它允许您将多个字文件合并到一个单词文件中。
主文档是一个Word文件,它包含到一组其他单独的Word文件(称为子文档)的链接。子文档的内容不会**到主控文档中。主文档仅包含指向子文档的链接。这允许您单独编辑子文档。对子文档所做的任何更改都会自动合并到主控文档中。如果有多个人处理一个文档,则主控文档允许您将文档的不同部分发送给不同的人处理。
在本文中,我们将向您展示如何从头开始创建主控文档和子文档,以及如何从现有子文档创建主控文档。我们还向您展示了如何轻松地将目录添加到主文档的开头。
如果要开始一个没有现有子文档的新主控文档,可以从头开始创建一个。为此,创建一个新的空白Word文档并保存它,在文件名中指明它是主控文档。
保存主文档文件后,单击“视图”选项卡,然后单击该选项卡的“文档视图”部分中的“大纲”。
开始以大纲形式输入文档的标题,使用“大纲”选项卡的“大纲工具”部分中的级别样式下拉列表和绿色左右箭头来更改标题的级别。
输入所需的所有标题后,单击“大纲”选项卡的“主控文档”部分中的“显示文档”。
“大纲”选项卡的“主控文档”部分提供了更多选项。选择文档中的整个大纲,然后单击“创建”。
单击“创建”将每个文档封装在自己的框中。此时再次保存主控文档文件。
主文档中的每个框都成为一个单独的文件,如下所示。主文档中每个框中第一个标题的名称用作每个子文档文件的文件名。
要返回到上一个视图(如打印布局),请单击“大纲视图”选项卡上“关闭”部分中的“关闭大纲视图”。
要向主控文档添加目录,请将光标放在文档的开头,然后单击“引用”选项卡。单击“目录”部分中的“目录”下拉按钮。选择自动表格选项之一,在**点**自动生成的目录。
要在创建子文档时查看Word**的分节符,请单击“开始”选项卡,然后单击“段落”部分中的“段落符号”按钮。
Word显示分节符及其类型。
注意:当您从头开始创建主控文档时,Word会在您创建的每个子文档前后**一个连续的分节符。这意味着文档中没有分页符。您可以轻松更改每个分段符的类型。
下图显示了在大纲模式下文档的外观,子文档显示为展开的。
如果要在主控文档中包含某些现有文档,可以创建新的主控文档文件并将现有文档作为子文档**。要做到这一点,创建一个新的空白Word文档,并像我们之前在从头开始创建主控文档时提到的那样保存它。
单击“视图”选项卡,然后单击“文档视图”区域中的“大纲”。“大纲视图”选项卡将变为可用并处于活动状态。单击“主控文档”部分中的“显示文档”以激活其他选项。要将子文档添加到主控文档,请单击“**”。
在“**子文档”对话框中,导航到要**的文档的位置。选择第一个文件并单击“打开”。
注意:如果将子文档文件与主文档文件存储在同一目录中,可能会更容易。
如果显示以下对话框,告诉您存在于子文档和主控文档中的样式,请单击“全部是”按钮。这使子文档中的所有样式与主控文档中的样式保持一致。
对要包含在主控文档中的每个文档重复**子文档的步骤。完成后,如果需要,可以折叠子文档。要执行此操作,请单击“大纲”选项卡的“主控文档”部分中的“折叠子文档”。
您必须保存文档才能折叠子文档,因此如果您没有这样做,将显示以下对话框。单击“确定”保存文档。
请注意,每个子文档文件的完整路径都显示在每个子文档框中。要打开子文档进行编辑,可以双击子文档框左上角的文档符号,或按住Ctrl键并单击指向文件的链接。
注意:将现有Word文件导入主控文档文件时,Word会在每个子文档之前**下一页分节符,在每个子文档之后**连续分节符。同样,如果需要,可以轻松更改每个分段打断的类型。
要在非大纲视图中查看主控文档,请单击“视图”选项卡,然后在“文档视图”区域中单击“打印布局”或“其他视图类型”。
在从头开始创建主控文档和子文档时,您可以按照上面提到的方法添加目录。
在主文档中包含所有子文档后,可以添加或编辑页眉和页脚、创建目录(如我们所示)、创建索引以及处理文档中与整个文档公用的其他部分。
对于本文讨论的两种创建主控文档的方法,当您编辑主控文档中包含的文档时,该子文档的内容将在主控文档中更新。
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