方法1方法1/4：召开会议

1. 1准备好了。手头有一份议程，突出你想强调的要点。如果你准备了一个视觉演示，确保你在会议地点有你需要的所有技术设置，并且一切正常。如果你要做演讲，最好在会议前预演几次，以确保一切顺利，并为视觉辅助做好准备。

2. 2.滚动并回顾议程。会议开始时，先在会议室里走走，让每个人介绍自己，并解释自己的角色。如果有人在会议上彼此不认识，这会很有帮助，而且还可以确保你有一个名字来匹配每一张脸。然后，简要解释一下会议的重点。在这一点上，你可能想要回答问题，只是为了确保每个人都对会议的内容有相同的看法。例如，如果有人认为这次会议将讨论一种新产品的销售，但这不在你的议程上，你可以为他们澄清这一点。

3. 3制定行动计划以实现每个目标。你的行动计划列出了如何处理特定议程项目。包括细节，包括所有参与人员的姓名和确保团队实现目标的截止日期。确保每个目标都有一个“关键人员”，负责将需要参与的人员联系起来，并确保提供必要的资源。分配进度报告，以便关键人员能够掌握目标，确保一切按计划进行。

4. 4将讨论限制在每个议程项目上。当你完成议程上的一个项目时，简要总结一下结果或要采取的步骤，然后提出问题。保持问题和答案简短，主题明确。如果有人问了一个偏离主题的问题，你可以温和而礼貌地引导他们回答。例如，你可能会说：“虽然糖果销售很重要，但现在我们正在讨论块菌。如果你能保留你的问题，我们将在讨论糖果时讨论它。”

5. 5.安排下次会议。在每个人都在场的情况下安排下一次会议，让他们有机会立即对任何日程安排冲突做出回应。它还可以让你的会议尽快出现在日程表上，这样你以后就不会慌乱了。如果会议空间有限，这一点尤为重要。让参与者知道，如果他们想在下次会议上讨论什么，他们应该给你发电子邮件。为下次会议增加议程项目设定一个截止日期，这样你就有时间准备了。

方法2方法2/4：准备会议

1. 1决定谁将担任主席。通常由经理或其他领导主持会议。然而，如果会议涉及一个特殊项目或其他问题，那么让另一个团队成员来主持可能是合适的。

2. 2将演讲者排成一行，介绍各自的目标。如果其他人一直在组织人员和资源来实现一个目标，那么他们就是最有效地描述过程和结果的人。你的参与者会重视直接从他们那里听到这些信息，而不是你简单地阅读他们的报告。

3. 3协调日程安排，以适应会议参与者。找出需要参加会议的人，了解他们是否有空。为会议时间设定2到3个选项，然后选择一个大多数人都能参加的选项。在考虑潜在时间时，考虑会议主题。例如，如果你需要召开一次会议来讨论一个具有挑战性、潜在的热点问题，那么周五下午晚些时候可能不是最好的时间，即使那时每个人都有空。如果有人不能到场，请确保至少有参与讨论项目的关键人员在场。安排一个人做笔记，并迅速分发给任何不能参加的人。

4. 4.就会议议程征求建议。你的议程包括一系列主题、将要演讲的人的名字，以及你将在每个主题上花费的时间。从会议参与者那里获得建议有助于确保涵盖所有重要内容。向潜在参与者发送电子邮件，询问他们是否有什么想谈的。把最后期限定在开会前几天，这样你就有时间准备了。把你所有的议程要求放进一个电子表格，表格中有主题、发言人和所需时间的栏目。如果你在允许的时间内有太多的请求，请优先处理这些项目。如果某件事可以简单地通过电子邮件处理，请联系提出请求的人并让他们知道。一般来说，分配给会议的时间比议程上的计划要多。你可以提前休会，但留出额外的时间确保你可以回答问题或进行讨论。

5. 5.制定会议规则。虽然你不一定需要正式的规则（比如“罗伯特的秩序规则”），但最好有一些基本的协议，以便会议顺利进行，每个人都有机会分享他们的见解。让参与者知道，你制定规则的目的只是为了确保会议尽可能高效地进行。你也可以在会议开始时把这些列出来。例如，你可能会说：“为了节省时间，在每位演讲者发言后再提问和评论。如果我们在分配的讨论时间内没有收到你的评论，请稍后给我发电子邮件，我们可以交谈。”

6. 6.为议程上的每个项目安排预算时间。列出每个项目的总时间，然后细分时间以显示演示时间和演示后的讨论时间。这让参与者了解他们何时可以做出贡献。一般来说，为议程上的每个项目安排至少10分钟的讨论时间。您可能不需要为每个项目花费那么多时间，但有些项目可能需要更多时间。

7. 7在会议前一天分发议程。这样可以确保所有参与者都有一份副本，并知道会发生什么。如果有任何不正确的信息，这也让他们有机会接近你。如果这是一次新的或不经常召开的会议，你也可以在会议前一两个小时发出提醒。

方法3方法3/4：成为一名有效的主席

1. 1控制会议上的沟通。负责转发讨论并让每个人都完成任务。如果你有其他发言人，你可以将讨论领导责任委托给他们，但要确保你仍在参与。例如，你可能会问一个没人问但你认为很重要的问题，或者是演讲者在演讲中忽略的问题。

2. 2强调进展并讨论缺乏进展。在讨论一系列正在进行的目标的会议中，从提到上次会议的地点开始，然后进入现在的位置。如果自上次会议以来几乎没有任何进展，那么找出发生了什么，以及如何解决问题。在进入讨论阶段之前，确定每个目标的负责人，并让他们看看他们是否有什么要补充的。

3. 3重新聚焦偏离主题的讨论。有时，热情或挫折会使讨论偏离正轨。注意，这样你就可以把离题讨论带回到议程的目标上来。例如，您可以将会议定义为“事实收集任务”这意味着每个人都需要被倾听，这样你就可以积累尽可能多的信息，避免少数参与者垄断对话。如果有人开始漫无目的地谈论话题，你可能会说：“这是一个很好的观点，我很高兴你提出了这个问题。到我的办公室来，我们以后再谈，好吗？”

4. 4.尝试“网络风暴”分享想法。CyberStorm使用电子聊天或论坛结构在更非正式的会议上进行头脑风暴。因为每个人都有参与的机会，而且所有的意见都能被每个人看到，所以人们在被倾听方面的竞争力就比较低。由于人们可能会在不同的时间提出自己的想法，这也允许在会议继续讨论其他问题的同时，继续就一个主题进行头脑风暴。

5. 5果断地维护议程时间表。虽然你不想显得粗鲁，但如果讨论过多，而你仍有一些问题需要解决，请让与会者知道你需要让会议回到正轨。重要的要点可以保存到其他会议或电子邮件中。在开始新的议程项目之前，一定要问一下是否有任何问题。确保每个人都在船上，并准备好继续前进，然后再离开最后一件物品。

6. 6突出重点。强调会议的主要目标。如果你也在讨论一些小问题，解释一下它们是如何与更重要的事情联系在一起的。帮助会议成员了解项目的范围，以及每个单独的部分如何在更重要的整体中发挥重要作用。

7. 7如有必要，协助做笔记。通常，你会有一个特定的人做笔记。但在某些情况下，如果他们不知所措，你可能不得不介入并提供帮助。例如，如果你有幻灯片，而你的记笔记者在你看幻灯片时很难把它们全部记下来，你可以让他们知道，他们可以把幻灯片的副本添加到笔记中。

8. 8.在会议结束时提供全面的总结。在会议结束时，为议程上的每一个项目写一两句话。描述做出了哪些决定以及将完成哪些后续步骤。例如，你可能会说“关于糖果销售，我们已经确定需要新的展示盒。Sally Sunshine负责设计这些新盒子，并将在周三之前将她的设计提交给Harvey。”

9. 9.召开一对一会议进行跟进。如果一个参与者试图垄断你的会议，稍后再跟他们谈谈发生了什么。与其指责对方，不如关注他们的行为和你所看到的。给他们一个解释发生了什么的机会。这些对话可以帮助你找到更好的方法，防止人们在未来垄断会议。至少，这个人知道他们在会议上的行为是不可接受的，将来也不会被容忍。

方法4方法4/4：运行虚拟会议

1. 1提前提供你要查看的报告的副本。一份完整的报告，或者至少是一份摘要，可以确保每个人都在同一页上参加会议。这样，你就不必浪费时间与参与者简单地报告信息，可以很容易地阅读之前。如果其他团队成员负责不同的部门或区域，请他们提前向您提交报告，这样您就可以将总结发送给与会的每个人。如果你正在讨论多个项目，你可能还想任命一个人负责议程。他们可以在讨论期间保持时间，这样会议就不会偏离正轨。

2. 2至少在会议前一天发送登录信息。在邀请电子邮件中，让参与者知道你将使用什么软件（如Zoom、Skype或Google Meet），以及他们需要的用户名、密码或来电号码。提前发送这些信息让所有参与者都有机会下载他们可能需要的任何软件，并测试他们的凭据，以确保在会议之前一切正常。如果你正在使用新软件，你可能还想再发一封电子邮件，告诉参与者如果在下载或安装方面有任何问题，他们可以联系谁。还要确保提前测试自己的技术设置。确保您可以在会议软件中访问桌面或为会议创建的任何幻灯片。

3. 3概述所有参与者的基本参与指南。如果每个人都知道如何提问或处理技术问题，那么你的会议将更加有效。以下是一些你可以设定的指导原则：在聊天框中输入问题，以便你回答。使用笔记本电脑或台式电脑，而不是移动设备。避免分散注意力的活动，例如吃饭或发短信

4. 4.在一个干净的办公区，通过良好的Wi-Fi连接主持会议。你身后其他参与者可以看到的区域为会议定下基调。确保灯光良好，背景中没有任何东西会影响你的演讲。如果你在家开会，选择一个安静的带门房间，这样你就不必担心会被打断。

5. 5在开始讨论议程之前，让每个人都参与进来。虚拟会议通常缺乏个人互动。在面对面会议中，参与者可能会在会议正式开始前相互聊天。你可以通过让人们轮流介绍自己或告诉对方他们周末做了什么来模拟这种情况。保持破冰灯的亮度，避免任何可能让人感觉像被放在现场的东西。点名向每位参与者致谢，并感谢他们的参与。你也可以根据他们在破冰过程中说的话提出后续问题。

6. 6引导参与者消除干扰。你的参与者不能总是完全控制背景中发生的任何事情，尤其是如果他们在家里。将麦克风静音，以避免音频中断的可能性。如果你认出他们说话，他们可以打开音频。如果你的软件有举手功能，那就使用它吧！这样更容易抓住问题或评论。聊天功能还允许参与者在不中断会议流程的情况下发言。

7. 7让每位参与者发言2-3分钟。在虚拟会议中很容易被忽视。在会议结束时抽出时间，这样每位参与者都有机会提出任何问题、提出建议或对其他任何事情发表评论。如果更大声、更外向的参与者主导了会议，直接向一些更安静的参与者提问，以获取他们的意见。直接看着摄像机，代替眼神交流，向所有参与者展示你积极参与并倾听他们所说的话。