一个管理不善的会议可能会浪费时间、精力和金钱,而对任何人都没有成效。但这是可以避免的:以下是你在工作中小组会议时应该做和不应该做的事情,不管你是否在领导会议。
在办公会议召开之前,有三个Ws需要解决:何时、谁和为什么。第四个W,“where”,显然在你的办公室里。
你为什么要见面?如果你不问这个问题,你在会议上就一事无成了。正如许多评论人士指出的那样,第一步是制定会议议程。
Crew创始人Mikael Cho指出,会议不应该是你集思广益的地方,你需要提前告诉与会者这样做,并拿出一份清晰的讨论清单。类似地,会议组织者应该至少提前三天发送所需的阅读材料,博客作者Scott Berkun说,并使其足够简洁,以便每个人在出现之前都阅读过。
谁
通常情况下,一个会议不需要某个人的贡献,但他或她被要求出席会议只是为了让他们保持联系。把会议记录发给他们,别再浪费大家的时间了。
Qwest首席运营官特雷莎•泰勒(Teresa Taylor)在会议开始时提出了三个问题,这些问题实际上应该在发出邀请之前提出:
我们都知道我们为什么在这里吗?我们在做决定吗?最后你要问我什么吗?
如果你是主持会议的人,想象一下你邀请的任何人都在问你这些问题。你的答案将显示你是否需要他们在会议上。记住,没有邀请可以让他们保持联系。
如果有人邀请你参加会议,向邀请你的人提出这些问题。同样,他们的回答会让你知道你是否应该参与其中。如果你认为一个会议不会比你本来可以完成的工作更有成效,那么不要害怕拒绝参加。
你有谁,你有为什么,现在的问题是选择适合每个人的时机。与多人协调是困难的,但并非不可能。会议安排服务When Is Good分析了34000个事件的100000个响应,发现对大多数人来说,周二下午3点是最合适的会议时间。当然,您不需要坚持这个原则,您可以使用任何会议计划程序(如TimeTomeTimeToMeett)来选择一个通常令人满意的时间。
除了开始时间,会议的总时长也很重要。人们会根据你的要求给你时间。我们通常在半小时或一小时的时间段内思考,但没有逻辑上的理由这样做。营销顾问克里斯·布罗根(Chris Brogan)说,事实上,最好安排简短的会议:
简洁的日程安排:我的一位老老板丹·卡尼(dancarney)曾经告诉我,会议的日程安排不超过10分钟。作为项目经理,他让我在会议之外跑来跑去,这样我就可以在即将召开的会议上与利益相关者进行单独的对话,这样我就可以在会议的时间框架之外听到他们的长篇大论。这创造了神奇的奇迹,原因有三:
商人林武还有一个安排会议的诀窍,那就是确保会议尽可能短,每个人都很专心:在一天结束的时候举行常务会议。
我把会议安排在下午5点左右,那时每个人都很累,准备回家,我不允许任何人坐下。我开会的时间从来没有超过一个小时。大多数持续了20到30分钟。它使每个人都集中精力,工作效率高。
一旦会议的准备和安排安排好了,你就需要把注意力集中在实际的会议上。
会议很容易偏离正轨,在你意识到之前,你已经浪费了大量的时间和精力来讨论一些没有安排的事情。生产力大师梅林·曼说,每次会议都需要一位指定的“家长”,负责地指导会议。
需要注意的一点是,此人不必是会议组织者或领导者。通常情况下,领导者或组织者是被问到问题并积极参与讨论的人,因此保持事情正常进行是一项太多的责任。相反,选一个房间里每个人都认为公平的人,让他或她确保会议不会偏离正轨。
对于所有的日程安排,你需要确保人们准时。时间管理忍者建议了一个很好的技巧:当你出现的时候设定后果:
一家公司规定,最后一个到达的人负责做会议记录。另一个要求最后一个人把会议室打扫得**净净。另一方面,也许可以给早起的鸟儿们提供点心,或者是新项目的第一份订单。
以责任感和公平性著称的家长会面也有助于选择这些后果。
一旦每个人都出现了,就很好地知道他们在理解手头的主题方面的立场。当房间里的气氛明朗时,演讲者最好能把这一点说清楚。为了在不让任何人难堪的情况下衡量这一点,Fast公司建议制定一个“气候象限”,每个人都匿名填写。
使用白板或画架垫显示一个四象限图表,上面有以下标签:风暴、平静、清晰、雾。在会议开始之前,让每个参与者在象限中添加复选标记,以反映他们对主题的理解和看法。在这个过程中,离开房间或者背对着图表。如果复选标记**在暴风雨和/或大雾的象限中,你需要增加时间来提问、解释,也许还有鼓励谈话。但是,如果复选标记**在平静而清晰的象限中,那就赶紧开展新业务吧。
一个白板并要求所有人离开房间在逻辑上可能是不可行的,在这种情况下,用象限传递chits,并要求每个人在其中一个框中打勾,然后将它们全部交给会议家长或演示者。
每个人都带着笔记本电脑、平板电脑和**参加会议。无一例外,这些都是干扰。在这一点上,这几乎是无济于事。您可以控制的是如何允许人们在会议期间管理他们的小工具。
《风度是**》的凯伦·克利夫兰(Karen Cleveland)推荐“无上装会议”,要求每个人都必须把自己的设备藏起来,桌面上什么都不要。但这并不能解决你与生俱来的需要,从面对面的时间中休息一下,让你的思维游离到其他事情上,通常是**上的通知。为了解决这个问题,商务教授克里斯汀·皮尔森建议在会议中安排短暂的休息时间,鼓励与会者检查他们的设备,但在休息时间结束后按照“无上装会议”的指导原则举行。
《商业周刊》说,雅虎首席执行官玛丽莎·梅耶认为,在会议上放大数据比个人选择更重要,因为这消除了人们认为决策是因为任何偏袒或偏袒而做出的观念。
梅耶尔不鼓励在设计会议上使用“我喜欢”这个短语,比如“我喜欢屏幕的样子”。相反,她鼓励这样的评论:“网站上的实验表明他的设计表现好了10%。”
确保会议上有便笺簿和笔,并鼓励人们做笔记。它们不仅有助于澄清想法,而且在会后讨论中也很有用。
你还需要一个人在会议上做记录,这是最后一个来的建议结果。Minutes.io是一个超级简单的应用程序,用于创建这些分钟,然后您也可以轻松地共享它们。当然,这意味着一分钟的时间将被免除无小工具规则。但是不要跳过会议记录,有一个讨论内容的记录和一个简明的总结,可以邮寄给那些需要保持联系,但不必出席会议的人。
一旦会议结束,重要的是要知道每个人都从中得到了什么,以及未来的计划应该是什么。
在他保持会议正常进行的7项要务中,罗伯特C。哈佛商学院(Harvard Business School)高级讲师波森(Pozen)表示,在每次会议结束时,都应该问三个问题:
如果你没有在会议上做记录,每个参与者对这些问题的回答都应该被记录下来并发送出去。它不仅确保每个人都在同一页上,它还提供了责任,因为没有人可以说他们不确定或不记得发生了什么。
99U建议,一旦你完成了计划,通过“行动要点总结”做最后的回顾。
在会议结束时,环顾四周,回顾每个人所捕捉到的行动步骤。每个人只需不到30秒的时间,而且几乎总是会发现一些遗漏的行动步骤。这个练习还培养了一种责任感。如果你在同事面前陈述你的行动步骤,那么你很可能会坚持到底。
除了作为一个团队的会议学习,重要的是要包括你自己的学习,为你的个人成长。你可以留出时间定期回顾你的笔记,但媒体作家罗宾斯科特(robynscott)分享了她从一位不具名的CEO那里学到的教训,他是如何从每次会议中吸取教训的。会议结束后只需30秒:
每次讲座、会议或任何重要经历后,立即花30秒 — 不多不少 — 写下最重要的几点。他爷爷说,如果你总是这样做,即使你只是这样做,没有其他的修改,你也会没事的。
照片由Rawpixel(Shutterstock)、Simon Blackley、Kevin Dooley(1)(2)、geralt、bluegum、wagg66、jwmpap提供。
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