方法1方法1/4：正式信函或商务信函

1. 1将您的姓名和地址放在信的顶部。将街道地址、城市、州和邮政编码包含在一个左对齐、单间距的区块中。城市、州和邮政编码包含在同一行中，而街道地址有自己的行。如果您使用包含此信息的专业信头发送信函，请跳过此步骤。不要重复寄件人的地址两次。

2. 2将日期直接写在地址下方。键入信的书写日期或完成日期，以您喜欢的日期为准。日期应该左对齐，就像上面的地址一样。以月-日-年格式写入日期。用文字写出月份，但用数字写出日期和年份。例如：2013年2月9日。

3. 3在日期和信函的下一部分之间留一空行。这将使地址与下一部分很好地分开。

4. 4如果适用，使用参考线。如果写这封信是针对某个特定的东西，那么在信中加入一条以“Re:”开头的参考线可能会有所帮助。请将参考线左对齐，并保持在一条直线上。在回复另一封信、招聘广告或信息请求时使用参考线。在可选参考行后面加一个空行，将其与信函的下一部分隔开。

5. 5.输入收件人的地址。包括收件人的姓名和职务，以及公司名称、街道地址、城市、州和邮政编码。所有这些信息都应该左对齐，并且是单间距的。收件人的姓名应写在自己的行上，收件人的头衔、公司名称和街道地址也应写在自己的行上。城市、州和邮政编码包含在同一行中。如果将信件发送到另一个国家，请在地址下方单独一行的所有大写字母中包含该国的名称。在可能的情况下，将信写给特定的人，并用适当的头衔，如“先生”或“女士”称呼该人。如果你不确定收件人的性别，请跳过该头衔。在整个地址后面加一个空行。

6. 6在信的正文处打个礼貌的招呼。典型的问候语以“亲爱的”开头，然后是收信人的头衔和姓氏。名称后面跟一个逗号。敬礼应该左对齐。如果你不知道收件人的性别，你可以用他或她的全名称呼他或她的名字，或者用他或她的职务继续姓。敬礼后留下一行空白。

7. 7如果需要，写一行主题。在称呼下面用大写字母键入主题行，并保持左对齐。主题要简短，但要有描述性。尽量保持一条线。请注意，这不是常规方法，应谨慎使用。如果包含参考线，则不要包含主题线。如果包含主题行，则在主题行后添加一个空行。

8. 8.在正文部分做一个简短的介绍，说明你信的目的。左对齐段落，但可以在段落开头使用缩进。

9. 9.跟随你的介绍，选择更长的身体部位。这一部分应该详细说明你信的目的，还应该包括一个总结的结论。键入一个简明的正文部分。每段用空格隔开，但在每段之间和最后一段之后留一空行。

10. 10.以礼貌的结尾结束你的信。礼貌结案的例子包括“真诚”、“致意”或“谢谢”记住左对齐结束语，并在其后加逗号。仅大写结尾处第一个单词的第一个字母。

11. 11在结尾处写上你的名字。但是，在结束语下面留下三行空白，然后在下面的一行输入你的全名和职位。

12. 12请在信的末尾附上附件。如果包含任何附件，请在键入的姓名和标题下方键入“附件”，并列出包含的附件。请注意，如果没有任何机柜，则无需执行此操作。单空间和左对齐机柜部分。

13. 13包括打字员的首字母缩写（如适用）。如果另一个人打了这封信，而你听写了它，请在信的最下面，即附件下面的一行，附上打字员的第一个和最后一个首字母。

14. 14.打印完信后签名。在结束语和输入的名字之间手写你的名字，最好是草书。在你的信上签字表明你花了自己的时间给他们寄这封信，因此这封信很重要。

方法2方法2/4：友好信函

1. 1.指明日期。在信的右上角写上信的写完日期。以月-日-年格式写入日期。用文本写出月份通常被认为是标准格式，但你也可以用数字形式写出整个日期。日期应与页面右侧对齐。

2. 写一个友好的问候语。敬语“亲爱的”仍然是最常用的称呼语，但根据你与收信人的关系，你可能可以不经手续地写下收信人的名字。称呼语应该左对齐，后跟逗号。在给朋友或同伴写信时，你通常只能写他们的名字。例如：“亲爱的简”。对于更随意的友好信件，你可以用“你好”、“你好”或“嘿”等随意的问候语来代替“亲爱的”如果给长者或某个人写信，你应该表现出一点尊重，写上个人头衔和姓氏。例如：“亲爱的罗伯茨女士”，在问候语和信的正文之间留一行空白。

3. 3在信中包括引言、正文和结论。引言和结论应该只包含一个简短的段落，但正文部分通常要长得多。左对齐字母的正文，但缩进每个段落的第一行。整个正文应该是单间距的。通常情况下，你不会在友好信函的段落之间跳过几行，但如果这样做能提高信函的可读性，你可以接受。在正文的最后一句话后留下一个空行，将其与结束语分开。

4. 4以适当的结尾结束。“真诚”仍然是一个相当常见的结尾，即使是友好的信件。不过，如果这封信足够随意，你可以用一个不那么传统的结尾。试试“下次再来！”或者“待会儿再聊！”如果给亲密的朋友写信。在结尾处加逗号，但不要在后面加上你名字的打字版本。收尾应与标题对齐。

5. 5.签名。在结束语的正下方签上你的名字。通常，你的名字是用草书而不是印刷体写的。如果你和收信人的名字是一样的，你可以签上你的名字，然后把东西留在那里。但是，如果收信人可能不知道你的名字是谁，请确保也包括你的姓氏。

方法3方法3/4：正式或商务电子邮件

1. 1.对你的电子邮件的目的进行简短而准确的描述。此描述应位于电子邮件的主题字段中，而不是实际电子邮件的正文中。如果收件人希望收到您的电子邮件，则此描述可以简单地引用主题。如果邮件不是预期的，这个描述可能会有点棘手。目标应该是让读者知道当他们打开你的电子邮件时会发生什么。这意味着它需要激励读者真正打开它。

2. 2在实际的电子邮件开头打个正式的招呼。这通常以“亲爱的”开头，然后是你写信给的个人或公司的正式名称。尽可能把信写给特定的收件人。避免将信件发送给未具名的收件人。只能使用“可能与之相关的人”作为最后手段。严格来说，称呼之后最合适的标点仍然是冒号。这就是说，如今，大多数人在正式的电子邮件问候后使用逗号。如果你不确定收件人是“女士”还是“先生”，请写下此人的全名。在正式问候语后面加一个空行。

3. 3.写这封信的内容，既要简短又能提供信息。与任何信件一样，正文应包括引言、正文和结论。保持整个动作，包括身体部分，尽可能地短和切中要害。左对齐主文本。不要使用任何缩进。正文用空格隔开，但在每段之间和最后一段之后留一空行。

4. 4.礼貌地收尾。在信的正文后键入“真诚”或另一个同样礼貌的结尾，并在其后加逗号。记住左对齐结尾，只大写第一个单词的第一个字母。其他可能的正式结案包括“谢谢你”、“你的真心话”和“最美好的祝愿”

5. 5.在结束语下方直接键入您的姓名。与纸质信件不同的是，你将无法手工签署你的电子邮件。左对齐你的名字。

6. 6在底部列出您的联系信息。在你的名字后面跳过一行，然后键入你的实际地址、电话号码、电子邮件地址以及网站或博客（如果适用）。左对齐并用空格隔开所有这些信息。给每一条新信息单独一行。

方法4方法4/4：友好的电子邮件

1. 1在“主题”字段中对电子邮件主题进行简短而准确的描述。这使得收件人在打开电子邮件之前可以快速扫描主题，并为他们提供足够的信息，让他们知道接下来会发生什么。

2. 2在电子邮件的实际文本中，以礼貌的问候或问候开始。你应该包括任何你喜欢的礼貌问候，比如“亲爱的”。请在下面附上收件人的姓名。左对齐敬礼。如果你写信给一位亲密的朋友，你可以完全不用称呼，只需以他们的名字开头，后跟一个逗号。在问候语和邮件正文之间加一条空行。

3. 3.把邮件的正文打出来。和所有其他信件一样，电子邮件的正文应该包括介绍、正文和结论。然而，如果给亲密的朋友写电子邮件，这种格式可能没有必要。

4. 4.在邮件结尾打个招呼。当结束给朋友的电子邮件时，这种结束不需要正式，但应该表明你的电子邮件即将结束。如果你给一个非常亲密的朋友写信，有时在邮件结尾写上你的名字，把问候语都省略是完全可以的。

信件样本

商务信函样本

支持wikiHow并解锁所有示例。

半正式信函样本

支持wikiHow并解锁所有示例。

友好信函样本

支持wikiHow并解锁所有示例。

• 请注意，美国和英国的正式信函之间存在一些差异。在英国，回信地址和日期是右对齐的，主题行（包括在内）是居中的。此外，日期是以日-月-年格式书写的，称呼后面是逗号，而不是冒号。
• 如果您不喜欢此处包含的格式（有时称为块格式），也可以熟悉修改的块格式和半块格式。这些格式包含基本相同的信息，但只是组织方式不同而已。