方法1方法1/4：管理你的空间和时间

1. 1监控你的活动。花几天时间记日记或记录你的日常活动。这将帮助你准确地看到你所做的那些你甚至可能没有意识到的事情，并且它将提供对组织和生产力差距的初步了解。这项练习也应该考虑到你的大局目标。通过活动日志，你可以看到哪些活动可能会浪费时间，哪些活动实际上可能会促进你的目标。

2. 2确定你的工作时间。我们中的一些人是早起的人，我们中的一些人对早晨的想法感到畏缩。你可能已经知道一天中什么时候你最有效率。无论你喜欢晚上、早上、午餐时间，还是工作日高峰时间之前或之后，利用这些时间来最大限度地提高你的工作效率。

3. 3优先考虑你的任务。我们都知道有些任务比其他任务更重要，但我们并不总是相应地对它们进行优先排序。因此，建立一个排名系统，比如通过标记或标记重要任务，并且诚实灵活。通过数字日历或电脑或办公桌上的便签，使用提醒。把更多的时间和精力花在清单上最重要的事情上。例如，对时间敏感的任务，如工作结束或明天到期的事情。你也可以优先回应客户、老板或其他付账人。如果你不确定一项任务的敏感性或重要性，问一下总是好的。

4. 4.立即完成快速任务。并非所有任务都需要优先排序，并安排在未来的完成时间。有些任务所需的时间几乎与完成任务所需的时间相同。如果是这样的话，你可以马上完成这些任务，那就千方百计去做吧！立即处理快速任务也有助于防止拖延。

5. 5管理杂物和工作材料。我们的办公桌很容易从杂乱无章的地方转到龙卷风肆虐的地方，这显然妨碍了组织。有些人甚至采取只清洁办公桌的政策。虽然这不是绝对必要的，但要采取措施清理你的工作区。分离器。把你的垃圾扔进垃圾桶，把你需要的材料系统地归档。尽可能清除杂物：在工作日休息、休息或任务之间。马上打扫干净。那样的话，你就会心满意足。此外，你可以避免当前的混乱成为未来混乱的一部分，这是不可避免的。把必要的用品放在手边。当然，并非你周围的一切都杂乱无章。拥有所需的工具可以节省时间，并充分利用宝贵的空间。

6. 6安排活动和约会。有些人只安排会议，而不安排待办事项清单上的活动。安排最重要的任务和约会可能会有所帮助。例如，你也可以只在周二和周四开会来“分批”你的一天。在你的日程安排中留一些空白，以便给自己留出创造性的时间，或者适应意想不到的事情。使用组织者和日历。它们可以是笔和纸的组织者，也可以是基于软件的日历和个人助理应用程序，如iCalendar或Google Now。把你的活动分类。分类或颜色编码活动可以给你一个快速的视觉提醒，在哪里什么是重要的。例如，类别可能包括通信、项目、事件、会议、头脑风暴，甚至休息或锻炼和健身时间。简化你的技术。例如，在线组织者和Outlook等电子邮件平台可以将待办事项列表、日历和地址组合在一起。这不仅提高了你的效率，而且有助于简化你的思维。尽可能委派。在疯狂的工作日里，你很容易忘记你不必自己做每件事。委派给助手，或者，如果你特别忙，请同事帮你完成一项具体任务。当事情进展缓慢时，你可以随时偿还。

方法2方法2/4：系统地处理电子邮件

1. 1在预定时间查看电子邮件。并非所有人都必须专注于收件箱，因为许多邮件实际上并不像我们想象的那样对时间敏感。如果你从事的工作不需要立即跟进邮件，那么每天只在预定时间查看邮件三到四次。

2. 2文件电子邮件。使用归档文件夹和标记，而不是让邮件堆积在收件箱中。例如，Outlook中的文件夹和子文件夹，或者Gmail的标签和多个收件箱可以是一项资产。例如，如果你是一名记者，你的文件夹可能被称为“当前故事”、“未来故事”、“老故事”、“采访”等；来源，以及宣传和宣传；思想。删除并存档。将重要的旧信件存档，并删除其余信件。在上面的例子中，“老故事”是记者的档案文件夹。一旦你开始删除旧邮件，你会惊讶于有多少邮件比文件柜更值得扔进垃圾桶。有些人还说“收件箱零”，这意味着没有未读的电子邮件（或者收件箱中没有电子邮件，句号）。除了使用文件夹和标签，您还可以通过使用存档功能、在停机期间删除旧电子邮件以及使用电子邮件清理应用程序实现收件箱零。

3. 3.在更有效的情况下使用其他沟通方式。有时一个快速的电话就可以处理10封来回的电子邮件。如果是，打电话！如果你知道电子邮件交流值得讨论，或者会涉及大量的来回交流，有时最好打个电话。你通常会通过电话了解更多细节，而你和讨论的另一方则避免起草冗长、耗时的电子邮件。你甚至可以给同事发邮件说：“我有很多问题要问你。也许打个电话会更容易。我能在5点后给你打电话吗？”

4. 4.限制干扰。虽然战略性的休息是有帮助的，但在你的工作时间被打断是没有帮助的。打断会让你放慢速度，打乱你的工作节奏，让你失去思路。所以，当你知道自己太忙时，试着用掉短信和语音信箱。这些工具不仅适用于你不在办公室的时候；它们可以在你太累的时候使用。许多人也有“门户开放政策”，但实际上你不必一直敞开大门。你甚至可能会在门上留下一张友好的便条，上面写着：“电话会议正在进行中”或“已占用。请稍后再来或发电子邮件。”

5. 5.利用云。云计算值得考虑，因为它可以更便宜、可扩展、更高效、更容易更新。云中可用的内容特别有用，因为你可以通过你的设备访问它：计算机、平板电脑、智能手机等。云存储还可以作为有用的数字备份的主要或次要形式。向您的IT经理或软件供应商咨询，因为您可能已经在云中有了一定数量的可用磁盘空间，或者只需支付少量年费。

6. 6.在线使用书签。主要浏览器都有书签功能，你可以保存和组织你最喜欢的或最常访问的网址，以便快速方便地访问。利用它们，这样你就不会忘记重要的网站来查看新闻或行业更新。

方法3方法3/4：充分利用时间

1. 1避免多任务处理。所有专家似乎都同意这一点。虽然多任务处理听起来很快，在电视上看起来也很酷，但它并没有效率，实际上会损害你的组织效率。相反，一次只全神贯注于一项任务，处理好它，然后继续做清单上的下一项。

2. 2为自己制定一个时间表。谢天谢地，大多数工作都不需要把一天中的每件事都安排到每一分钟。然而，把一天中的亮点、最重要的任务和事件安排在一个基本的日程表上，可以帮助你完成任务。为某些活动设定时间限制。有些任务不需要设定时间限制，但其他任务应该有时间参数来提高工作效率。想想你一天中花费的时间往往比必要的多的任务，并给它们未来的时间限制。为其他活动安排额外的时间。正如你从经验中学到的，有些任务通常比预期花费更多的时间，但这不一定是坏事。对于这些类型的活动，以及特别重要的活动和会议，例如，在活动前后预算额外的时间。

3. 3使用计时器应用程序、秒表或闹钟。如果节约使用，这些工具可能是有效的工具。有些人喜欢提前10分钟、15分钟或30分钟设置闹钟，以便在活动前提前警告或缓冲时间。您还可以设置提醒提醒。

4. 4.避免推迟活动。问问自己，推迟是绝对必要的，还是这种冲动只是拖延的一个例子。如果你感觉到了后一种情况，就不要推迟通电！然而，如果一项活动的全部或部分推迟是不可避免的，一定要记下你从哪里中断了，并用具体的计划重新安排。或者，你可以想出一个应急计划。例如，如果你必须取消一次面对面的会议，也许你可以举行一次电话会议或网络会议。

方法4方法4/4：保持身心健康

1. 1休息一下。精神上的休息时间对我们的生产力和精神健康都很重要。我们有时忙于工作，以至于不停下来休息。休息会让我们得到必要的休息，提高我们的工作效率，但也会让我们有机会后退一步，问问我们所做的事情是否是最有效地利用时间。

2. 2.多睡一会儿。如果没有适当的睡眠，第二天你可能会感到昏昏欲睡、疲倦或昏昏欲睡，这会影响你的日程安排和工作效率。每晚保证7到8小时不间断睡眠。

3. 3.不要拿自己和同事相比。我们同事的大部分工作都与我们自己的不同，每个人都有不同的组织方式。对同事来说有意义且有效的方法可能不是你的最佳方法，反之亦然。

4. 4接受组织是一个持续的过程。不要期待完美。组织正在进行，需要持续关注。你不会每天都得到最佳的组织，但一个小组织可以大大提高你的效率。