如何召开有效的会议(run an effective meeting)
方法1方法1/3：设置议程
- 1确定会议的主要重点。在举行会议之前，你需要确定议程。如果某个项目不必要或会分散会议的主要焦点，请将其从最终议程中删除。你可以把这个话题安排在另一个会议上，或者直接与那个人讨论。如果你选择了太多的目标，那么你的会议就会失去重点。
- 2.起草议程草案，并在会议前分发。当你安排会议时，包括一个初步议程，列出会议的内容，以便人们有机会准备。提前告诉人们会议的内容将有助于提高会议的效率，因为每个人都在同一页上。如果有人需要为会议收集信息，请告诉他们这些信息与议程上的项目有何关系。至少在会议前一周发送议程草案。
- 3允许人们在议程中添加项目。发送会议议程草案时，询问与会者是否有任何问题或其他项目要添加到议程中。您可能没有考虑过议程上的某个项目或对其不清楚。让人们对议程做出贡献会让他们感觉自己在做出贡献，并能促成更有效的会议。提示：考虑使用像谷歌文档这样的共享文档，允许多个用户添加到议程中。
- 4确定你想在每件物品上花费多少时间。为了安排你希望会议持续多久，你应该查看议程上的每个项目，并设定你可以花在上面的最大时间。为每个主题设定一个时间限制将使会议继续进行。为一个项目留出至少5分钟的时间，以便进行富有成效的讨论。给更多的时间做更重要的事情。
- 5包括讨论时间和会议结束时提出的问题。议程结束时，务必留出约5-10分钟的时间，供人们提问或澄清会议中的任何内容。如果人们知道他们有时间在会议结束时进一步了解细节或提出问题，会议将更有效率地进行。这也是一个很好的机会，询问是否有人对会议上讨论的任何事情不清楚。
方法2方法2/3：有效召开会议
- 1会议开始时分发议程的打印件。打印出会议议程副本，交给与会者，这样每个人都可以看到时间表和会议内容。确保会议上的每个人都收到一份副本。在入口附近放一堆议程，这样人们就可以在进去的路上抓到一个。议程的硬拷贝可以帮助人们关注会议，因为他们知道会议的结构。
- 2指定1人作为官方记录员。为了让每个人都专注于讨论，而不担心记下要点，指定一个人做笔记。选择擅长做笔记的人，或者让与会议无关的人（如秘书或其他同事）列席会议做笔记。
- 3每次讨论1个问题，以保持对该主题的关注。在你转移到另一个话题之前，要明确会议每次只关注一个话题。人们很容易失去对某个主题的关注，而开始讨论或思考会议中的其他讨论点。你可以这样说，“我们有很多事情要做，所以让我们一次处理一个项目，这样我们就不会迷路。”
- 4鼓励人们写下最后要问的问题。为了节省时间，请大家写下他们的任何问题，以便在会议结束时讨论。这将防止会议被问题打断，使会议更有效。通常情况下，人们的问题可能会在会议过程中得到回答，因此写下问题可以节省时间，让人们集中精力参加会议。
- 5在行动项目出现时进行分配。当会议上出现项目或任务时，将其分配给最有能力完成它的人。会议最重要的方面之一是分发给与会者的可操作项目。没有后续任务，会议基本上只是一场讨论。会议必须采取行动才能有效。提示：设置要完成的任务或项目状态报告的截止日期。最后期限使人们更倾向于完成行动项目。
- 6让每个人都参与讨论。许多人性格内向，不喜欢在别人面前讲话，但他们往往有有效和有用的意见和信息。询问人们从他们的角度看事情是什么样子的。提出问题，促进更深入的讨论，让人们交谈。如果一个会议只有一个会计部门的人，他们可能会觉得自己是个怪人。为了让他们做出贡献，可以问他们这样的问题：“从会计角度来看，这是怎么回事？”而不是问一些简单的问题，比如“你觉得怎么样？”提出更深入的问题来促进讨论，比如“你为什么认为这是一种方式？”或者“你能解释一下为什么你认为这是？”
- 7当讨论偏离主题时，坚持议程。会议经常会因偏离主题的讨论而脱轨，并可能占用大量时间。每当你看到一个话题或讨论失去焦点时，就利用议程回到正轨上来。可以这样说：“看，这真的很有趣，但让我们把重点放在会议的目标和讨论主题上。也许我们可以在最后或之后再讨论。”
- 8在结束时回顾会议的可操作项目。当会议接近尾声时，务必以笔记摘要结束，并回顾所讨论的可操作项目。确保分配项目的人知道他们需要做什么以及什么时候需要做。给与会者提问或澄清项目的机会。
- 9使用匿名反馈表让人们发表意见。让与会者知道你计划为他们提供表格，告诉他们会议的效果如何。匿名反馈表是一种很好的方式，可以让人们轻松表达自己的意见。不要冒犯批评。如果下次会议能做得更好，那就做吧！你希望人们感觉他们可以告诉你他们是否对你的会议有问题，并且匿名告诉你的能力可能会让他们感到足够舒服，可以对你提出批评。
方法3方法3/3：管理会议时间
- 1将会议安排在每个人最方便的时间。为了让与会者最大程度地参与进来，请避免在午休时间或下班后安排会议。选择一个人们最关注的时间，不要因为不便而感到沮丧。小贴士：将头脑风暴会议安排在人们创造性思维能力最高的上午。解决问题的会议最好安排在下午晚些时候，这时人们的头脑更放松，不会被当天需要做的任务分心。
- 2准时开始和结束会议。晚开会会耗尽会议开始时的精力。您会议的与会者将以您为榜样，因此请准时到达。你也不想让会议中的人怀疑会议何时结束。设定的结束时间将使人们保持专注和参与。一个明确的结束时间也会让人们更快地回到工作岗位。
- 3设定一个期望，即每个人都需要专注于会议。在会议开始时，宣布您计划遵循会议议程，并希望所有人都能全神贯注。提到议程在会议结束时预留了一些时间供提问和讨论。收起所有与会议无关的笔记本电脑和文件。在会议期间使用智能手机查看电子邮件有时是有益的。但是，除非需要，否则请远离手机。
- 4每10分钟检查一次房间。会议有时会有点乏味，一个人的平均注意力跨度约为10分钟。为了让每个人都参与进来，请与房间里的每个人联系，确保他们都在专心，并且都在跟随。时不时地花点时间问这样的问题：“大家都好吗？有什么问题吗？”这让你有机会看到房间里的人有多忙，如果他们知道你在看他们，并与他们交谈，这也会让他们振奋起来。
- 发表于 2022-07-14 00:18
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- 分类：金融和商业
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