サーバーサイドのルールは、Outlookクライアントではなくサーバー上で実行されるため、メールがシステムに届く前にルールを適用することができます。ここでは、その仕組みとできることを紹介します。

サーバー側のルールは何ですか？

Outlookで一般的なルールを設定する場合、システム上でOutlookアプリケーションが開いているときのみ機能します。これらは、Outlookクライアントアプリケーション内で動作するため、クライアントサイドルールと呼ばれます。これらのルールは、Outlookを開いたときや受信トレイにメールが届いたときに起動するので、メールを異なるフォルダにフィルタリングするのに適しています。

しかし、休暇中に同僚にメールを転送するなど、Outlookが閉じているときに何らかのルールを発動させたい場合はどうしたらよいでしょうか。そのためには、Outlookを開いているかどうかに関係なく、メールを処理するサーバーで動作するサーバーサイドのルールが必要です。 Outlookでも作成することができますので、順を追って説明します。

警告: サーバー側のルールは、電子メールサーバーとしてMicrosoft Exchange（クラウドベースのO365またはオンプレミスのExchangeサーバー）を使用している場合に適用されますが、OutlookでGmailやYahoo！などのプロバイダーからの電子メールを利用している場合は適用されません。マイクロソフト以外のアカウントでも、送信の返信やルールを設定することはできますが、Outlookを開いたまま実行する必要があります。このような場合、私たちはあなたに指示を出します。

サーバーサイドのルールの設定方法

ホーム > ルール]でルールマネージャーで一般（クライアント）ルールを作成することができますが、これらのルールは使用しません。その代わり、「ファイル」→「オプション」で「自動返信」ボタンをクリックします。

サーバーサイドのルール作成を開始するには、「ルール」ボタンをクリックします。

自動返信のルールパネルが開きますが、ご覧の通り、「ルールを追加」ボタンをクリックする以外、できることはあまりありません。

新しいサーバーサイドのルールを作成するための「ルール編集」ウィンドウが表示されます。

これらのルールのオプションは、ルールマネージャのオプションよりもずっとシンプルであることがおわかりいただけると思います。これは、サーバーで実行できる動作が限定されるからです。上司からのメールを受信したときに、Outlookで特定の音を鳴らすようにしたい場合は、クライアントルールのみを使用することができます。

例えば、チームの一人が不在で、オタクの方法に関するメールを特定のフォルダに移動して、特定の人に転送してほしいとします。まず、「私に直接送る」を選択することになる。次に、件名に "How To Geek "と入力します。その後、「コピー先」オプションを選択し、フォルダーを選択することになります。最後に、"転送 "にチェックを入れ、アドレス帳から転送先を選択し、"OK "をクリックします。

このルールはサーバー側のルールリストに追加され、Outlookが開いているかどうかに関係なく実行されるようになります。

これらのルールはいくつでも追加することができます。もちろん、ここで紹介した簡単な例以外にも、さまざまなことが可能です。特定の連絡先からのメッセージや、件名に特定の単語を含むメッセージの重要度を変更するために使用します。また、サーバー側のルールで、特定の種類のメッセージを受信箱に届く前に削除することも可能です。