Outlookのメールや連絡先、予定などを1つのファイルとして保存することができます。これらの項目を保存しておくと、後でより素早く簡単にアクセスできるようになります。特定のメッセージをバックアップしたり、共有したり、簡単にアクセスできるようにする便利な方法です。

電子メールをファイルとして保存する方法

まず、Outlookでメールをファイルとして保存する方法について説明します。パソコンにメールをバックアップ（または別のパソコンにコピー）したい場合や、今後のメールのテンプレートとして使用したい場合などに便利です。

メールウィンドウで、リボン上の「ファイル」メニューをクリックします。

名前を付けて保存」コマンドを選択する。

名前を付けて保存」メニューで、保存する場所に移動し、ファイル名を入力します。デフォルトでは、Outlookはメッセージの件名にちなんだ名前を付けますが、好きな名前に変更することができます。

また、「種類として保存」のドロップダウンメニューを使用すると、メッセージを別の種類のファイルとして保存することもできます。デフォルトはOutlookメール形式です。このオプションを選択した場合、ファイルをダブルクリックするだけで、Outlookで再びファイルを開くことができます。ただし、それ以外のオプションも多数選択可能です。

• プレーンテキスト：メールをプレーンテキストファイルとして保存する場合、テキストのみが保存され、書式や画像は含まれません。
• Outlookテンプレート：Outlookテンプレートとして保存することで、次回以降のメールに書式を適用することができます。ファイルを開くと、Outlookがその内容を含む新しいメールを作成し、宛名を書いて途中で送信することができます。
• HTML：電子メールをHTML文書として保存することは、電子メールをWebページで表示するために保存することを意味します。メールは、どのウェブブラウザーでも開くことができます。
• MHT：ウェブアーカイブファイルです。HTMLファイルと同様に、Webブラウザで閲覧することを前提に設計されています。HTMLファイルは、MHTファイルとは異なり、テキスト、コード、画像などのメディアをすべて1つのファイルに保存するファイルです。

終了したら、「保存」ボタンをクリックします。

これでメッセージがファイルとして保存されました。

電子メールをpdfで保存する方法

また、マイクロソフト社のOfficeに内蔵されているPDFプリンターを使って、メールをPDFとして保存することも可能です。PDFとして保存は、すべての正しいフォーマットを使用して読むことができる、メールのバックアップコピーを保存するための優れた方法です。

メッセージウィンドウで、リボン上の「ファイル」メニューをクリックします。

印刷」コマンドをクリックする。

プリンター」のドロップダウンメニューをクリックし、「Microsoft Print to PDF」オプションを選択します。

他のPDF作成アプリケーションがインストールされている場合（またはmacOSをお使いの場合）、ここでのオプションが異なる場合がありますので、ご注意ください。例えば、Adobeがインストールされている場合、「adobepdf」というオプションが表示されることがあります。それでいいんです。

次に、「印刷」ボタンをクリックします。

開いた「名前を付けてPDFを保存」ウィンドウで、PDFを保存する場所を選択し、ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。

これでメールのPDF保存は完了です。

なお、PDFレンダリングエンジンに印刷するだけなので、Outlookのあらゆる項目（連絡先、予定など）を同じ方法でPDFに保存することができます。

連絡先をファイルとして保存する方法

また、Outlookを使用して連絡先をファイルとして保存することもできます。メッセージの保存とほぼ同様の機能で、個人の連絡先をバックアップしたり、新しいパソコンに移動させたりすることができます。連絡先は、連絡先を扱う他の多くのアプリケーションで使用されるフォーマットであるVcardファイル（CVF）としても保存されます。また、連絡先を他のアプリケーションに転送したり、連絡先の情報を他の人に送って、その人が使っているアプリケーションに取り込んだりすることも簡単にできます。

連絡先」ウィンドウで、メインリボン上の「ファイル」をクリックします。

名前を付けて保存」コマンドをクリックする。

名前を付けて保存」ウィンドウで、連絡先ファイルを保存する場所に移動し、必要に応じて名前を変更します。

メッセージと同様に、"Save as type "のプルダウンメニューから数種類のファイル形式を選択することができます。

• プレーンテキスト：連絡先をプレーンテキストファイルとして保存する場合、テキストのみが保存され、書式や画像は含まれません。
• リッチテキスト形式：連絡先をリッチテキスト形式で保存すると、太字や斜体、画像など、さまざまな種類の書式をファイル内で使用することができます。このフォーマットは、名刺に画像がある場合に有効です。
• Outlookメール形式：連絡先をOutlookメール形式で保存すると、Outlookで（他のコンピュータでも）開くことができ、他のOutlookの連絡先と同じように機能します。ただし、デフォルトのVCF形式で保存しても同じような動作になるので、こちらにはあまりメリットがありません。

終了したら、「保存」ボタンをクリックします。

これで連絡先をファイルとして保存できました。

予定（またはカレンダー全体）をファイルとして保存する方法

他のOutlookアイテムと同様に、予定もファイルとして保存することができます。個人的な予定を保存したコピーのバックアップはそれほど便利ではありませんが、OutlookはvCalendar規格に対応しているので、予定を保存して他の人に送ると、その人は他の対応アプリケーションにその予定を取り込めます。

予定表ウィンドウで、リボン上の「ファイル」メニューをクリックします。

名前を付けて保存」コマンドをクリックする。

日付ファイルを保存する場所に移動し、名前を付けます。

メールや連絡先と同様に、「保存形式」のプルダウンメニューから複数のファイル形式を選択することができます。

• プレーンテキスト：予定をプレーンテキストファイルとして保存する場合、テキストのみが保存され、書式や画像は保存されません。
• Outlookテンプレート：Outlookテンプレートとして予定を保存すると、将来のカレンダーやカレンダーの予定にそのフォーマットを適用することができます。
• Outlookメール形式：Outlookメール形式で予定を保存すると、別のコンピューターでもOutlookで再び開くことができます。
• HTML：メッセージをHTML文書として保存することは、ウェブページで閲覧するために予定を保存することを意味します。
• MHT：ウェブアーカイブファイルです。HTMLファイルと同様に、Webブラウザで閲覧することを前提に設計されています。HTMLファイルは、MHTファイルとは異なり、テキスト、コード、画像などのメディアをすべて1つのファイルに保存するファイルです。
• iCalendar形式：iCalendarもカレンダー規格の一つで、カレンダー情報を異なるカレンダーアプリケーションに転送することができます。

個々の予定を保存するか、カレンダー全体を保存するかを選択します。カレンダー全体を保存すると、現在のOutlookカレンダーの全データが保存されます。

終了したら、「保存」ボタンをクリックします。

これで、予定やカレンダーが正常に保存されました。