經營企業已經夠難了。你越能自動化，不必記住，你就越能專注於更重要的事情。

您可以將業務的許多領域自動化以節省時間。將每個PayPal付款通知記錄為您的稅務記錄的收入。使用GPS技術記錄業務里程。或獲得提醒，以更新您的業務網站域自動添加到您的日常待辦事項列表。

如果你想知道如何設置這些東西來更好地自動化你的業務，繼續閱讀。

自動記錄收入

大多數小企業接受來自發送電子郵件通知的支付處理服務的支付。貝寶就是一個例子。

通知是觸發其他自動化的一個很好的方法。

在這種情況下，您可以使用此服務始終附加到其電子郵件的唯一主題行，觸發向您的收入電子表格添加新記錄。

設置ifttt自動化

首先，如果您還沒有，請創建一個IFTT帳戶。

然後，從菜單中單擊我的小程序，然後單擊右側的新小程序鏈接。單擊此。

搜索Gmail並單擊Gmail鏈接。您可以使用任何其他電子郵件服務，只要它與IFTTT集成。

在下一個窗口中，從“搜索”中選擇“收件箱中的新電子郵件”。

在下一個屏幕上，進行搜索查詢主題：您“已經有錢了（使用您的支付服務在其通知電子郵件主題行中使用的任何文本）。

“主題：”告訴IFTTT在“主題”字段中掃描收到的電子郵件中指定的文本。

單擊創建觸發器。

接下來，您需要創建一個操作，將新行加載到收入記錄電子表格中。

在此之前，進入googledrive並創建一個名為IFTTT的新目錄，然後在其中創建另一個名為Business的目錄。

在“業務”子文件夾中，創建名為“收入和支出”的電子表格。命名電子表格中的第一個選項卡。

回到IFTTT，點擊那個。搜索工作表並點擊谷歌工作表。

在下一個窗口中，單擊Add row to spreadsheet。

這將觸發一個新的行在您的收入電子表格每次新的電子郵件來匹配的主題行過濾器。

使用下面顯示的詳細信息填寫下表。

這裡的重要字段是格式化行。該字段中的文本應為“{BodyPlain}}| | | | | | | |{ReceivedAt}}”

這會留下兩個字段空白。這將允許您將電子郵件中的正文解析為發件人的名稱和美元金額（請參閱下面的Google腳本）。

單擊Create action完成此步驟。

添加google腳本

現在是時候自定義電子表格了。打開您剛剛創建的Google工作表。

當你收到一封電子郵件時，新的一行將是這樣的。

如您所見，電子郵件主體被加載到A1中，跳過兩列，付款日期進入D1。

通過隱藏A列來清理工作表。單擊A列右側的向下箭頭，然後選擇“隱藏列”。

接下來，您需要編寫一個Google腳本，它將在每次向工作表中添加新行時運行。

此腳本將**所需的計算，用電子郵件正文中的名稱和美元金額填寫B2和C2。

通過單擊菜單中的工具進入腳本編輯器，然後單擊腳本編輯器。

在腳本編輯器中，將以下代碼粘貼到myFunction（）的右括號下。

function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } }}

此代碼在圖紙中搜索最後一行。

現在，在myFunction（）中，粘貼以下腳本。

function myFunction() {var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+',find("$",A'+intLastRow+')-1,(Find("D",A'+intLastRow+')-Find("$",A'+intLastRow+'))+2)');

這看起來很複雜，但事實並非如此。

第一個“setValue”命令實際上只是用以下函數填充B列：

=左（A1，查找（“$”，A1）-11）

這只是抓住了正文中美元符號左側的所有文本。

然後用以下函數填充C列：

=mid（A1，find（“$”，A1）-1，（find（“D”，A1）-find（“$”，A1））+2

這將提取介於“$”和“USD”之間的美元金額。腳本只是用最後一列的數字來替換A1。

單擊菜單中的磁盤圖標保存此腳本。

然後通過單擊“編輯”和當前項目的觸發器，將腳本配置為在每次更新工作表時運行。

點擊鏈接添加觸發器。

從電子表格中選擇myFunction，然後從最後一個下拉框中選擇On change。

現在，每次收到付款通知時，都會在電子表格中添加新行。

您的腳本將被觸發，並用發送者名稱和美元金額填充相應的字段。

使用gps追蹤里程

下一步的自動化是很容易的，因為你將使用一個應用程序，可以為你做GPS跟蹤-Everlance GPS跟蹤器。

應用內購買有點煩人，但你可以導出你的旅行日誌到電子郵件免費。日誌以Excel附件的形式到達。

你所要做的就是設置一個IFTTT自動化來捕獲那些傳入的電子郵件，並將文件保存到你的Google驅動器帳戶。

Everlance的trip日誌帶有主題行：“YourTransacti***ExportisReady”。這是你可以用來捕捉電子郵件的東西。

1. 在IFTT中創建新的小程序。
2. 點擊這個。
3. 搜索Gmail並選擇它。
4. 從搜索中選擇收件箱中的新電子郵件。
5. 在搜索字段類型主題中：您的事務導出已就緒，然後單擊“創建觸發器”。
6. 點擊這個。
7. 搜索驅動器並選擇Google Drive。
8. 從URL中選擇上載文件。
9. 將所有字段保留為默認值，但將目錄更改為iftt/Business/TripLogs。

這就是從URL配置上傳文件的樣子。

單擊Create Action，就完成了。

現在，每次你完成一次旅行，只需將旅行數據導出到你的電子郵件帳戶，它就會自動登錄到你的TripLogs文件夾中的Google Drive帳戶。

下載：Everlance for Android（免費）| iOS（免費）

設置任務以更新業務域

擁有一個網站的最大危險之一就是忘記每一兩年更新一次你的域名。

許多域名註冊商會讓你自動註冊域名時，他們到期，但你可能不想這樣做。也許你正在尋找**域名或轉讓給其他人。

你可以做的一件事是配置一個自動化系統，它會在你收到提醒的當天自動在你的待辦事項應用程序中**一個新任務。

返回IFTTT並設置一個自動化來捕獲那些通知電子郵件。

在本例中，我們將使用GoDaddy通知，該通知附帶主題行：“Your GoDaddy Renewal Notice”。

1. 在IFTTT中創建一個新的Applet。
2. 點擊這個。
3. 搜索Gmail並選擇它。
4. 從搜索中選擇收件箱中的新電子郵件。
5. 在搜索字段中鍵入subject:Your Godaddy Renewal Notice並單擊Create Trigger。
6. 點擊那個。
7. 搜索您的待辦事項應用程序並將其選中（如果TT支持ToDoist、RememberTheMilk和其他）
8. 選擇創建新任務。
9. 在任務名稱字段中填入{{Subject}}。

如果您在任務名稱中提到時間和日期，大多數待辦應用程序都足夠智能，可以將到期日期合併。

在這種情況下，單擊Add component，然後選擇Received at。

這會將您的任務設置為您收到電子郵件的日期。

下次登錄待辦事項應用程序時，您將看到任務到期或過期，您可以將其分配到處理域最方便的時間。

如果您有很多域需要管理，這一點尤其有用。你永遠不會再忘記一個即將過期的域。

通過業務自動化節省時間

當你經營一家小企業時，有很多事情要記住。希望上面的自動化能幫助減輕一點負載。

記住，如果你是一個自由職業者，有很多其他的工具可以幫助你管理你的生意。如果會計不是你的強項，你會想檢討我們的名單上最好的會計軟件提供給自由職業者。

圖片來源：Rawpixel/Depositphotos