使用outlook online中的內建掃描功能清除不需要的電子郵件

Outlook在電子郵件客戶機中內建了一些有用的工具，如雜物、會話清理和重點收件箱，幫助保持收件箱整潔。outlookonline包含一個名為Sweep的功能，這是一個使用簡單規則刪除或移動電子郵件的工具。下面是它的工作原理。...

Outlook在電子郵件客戶機中內建了一些有用的工具，如雜物、會話清理和重點收件箱，幫助保持收件箱整潔。outlookonline包含一個名為Sweep的功能，這是一個使用簡單規則刪除或移動電子郵件的工具。下面是它的工作原理。

Sweep是一個工具，可以讓你設定規則，從特定發件人的電子郵件應該傳送到哪裡。掃描規則每24小時執行一次，您可以在任何喜歡的資料夾中建立規則，而不僅僅是收件箱。

“掃描”工具位於Outlook Online頂部的工具欄上。當您從您所在的資料夾中選擇任何電子郵件時（來自您自己和Microsoft的訊息除外，這些訊息告訴您雜亂移動了一些訊息）。

Sweep是一個移動工具，這意味著你可以選擇要移動的電子郵件，也可以選擇要將電子郵件移動到的資料夾。

預設情況下，Sweep會將選定發件人的所有電子郵件移動到“已刪除郵件”資料夾，因此儘管Sweep是一個移動工具，但它也可以用於刪除電子郵件。

您可以將“移動到”從已刪除的郵件更改為您喜歡的任何資料夾，包括收件箱。這意味著掃除不僅僅是為了清理收件箱。

例如，如果您決定開始對電子郵件進行分類，您可以使用Sweep將所有電子郵件從存檔資料夾中的特定發件人快速移動到處理資料夾，並一次對它們應用一個類別。這將比手動查詢電子郵件快得多。

第二個選項-“移動資料夾中的所有郵件和任何未來郵件”也將移動選定發件人的所有電子郵件，但它也將移動該發件人的所有未來郵件。

與第一種選擇一樣，第二種選擇的威力比我們想象的要大。此選項可以在任何資料夾中使用，因此您可以使用它來自動執行歸檔系統。假設你是那種擁有電子郵件檔案系統的人。每次處理電子郵件時，都必須手動將其移動到正確的資料夾中。但是透過掃描，你可以實現自動化。

在存檔資料夾中設定掃描規則，將每個電子郵件從特定發件人移動到正確的資料夾。然後，當你處理完收件箱中的一封電子郵件後，移動到存檔，讓掃描規則將它從那裡傳送到正確的資料夾。

第三個選項-“始終保留最新郵件並從資料夾中移動其餘郵件”是Outlook客戶端中對話清理工具的動態版本。當你告訴它手動執行，它是一個偉大的工具，我們建議使用，但掃描版本將自動執行。

對於來自使用者的郵件，此選項可能不適用，因為使用者可以透過電子郵件向您傳送不同的內容。但它是完美的提醒電子郵件的東西，如時間表系統或定期提醒資訊。

最後一個選項是“總是從資料夾中移動超過10天的郵件”，對於那些被收件箱中像河床裡的淤泥一樣堆積的郵件淹沒的人來說，這是一個很好的選擇。

有很多電子郵件，如果你不處理他們在一個星期左右，不會得到處理。因此，為什麼不自動將它們移出收件箱呢？

如果這不適合你，這個選項對於處理包含有時間限制的資訊的電子郵件仍然有用。你收到關於下週當地活動的電子郵件了嗎？此選項非常適合清除這些內容。如果你有機會讀到它們，那麼很好，你可以自己處理它們。如果你不知道，就讓斯威普幫你處理。

它們不必被刪除，因為你可以將它們傳送到任何你想要的資料夾，所以代金券交易可能會被刪除，但來自當地天文學會關於本週天空發生的事情的電子郵件可能會被存檔。

要檢視所有掃描規則並根據需要刪除它們，請單擊“設定”>“檢視所有Outlook設定”。

開啟電子郵件>掃描。

您將能夠看到您建立的所有掃描規則並將其刪除。

總的來說，Sweep是一個非常強大的移動工具。您可以使用它來保持收件箱的清晰，或者作為一個簡單的工作流工具來將郵件從一個資料夾傳送到另一個資料夾。我們認為這是Outlook的一個很好的補充，可以幫助您控制電子郵件。

發表於 2021-04-02 08:18
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分類：網際網路

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