即使在這個網際網路連線速度快、硬碟容量大、雲端儲存容量大的時代,檔案大小有時也很重要。您可能對透過電子郵件傳送或接收的檔案大小有限制,或者您的拇指驅動器空間不足。不管是什麼原因,如果您有包含影象的Office文件,您可能能夠顯著地減小這些檔案的大小。
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Office已經在幕後工作來幫助保持檔案的小尺寸。較新的DOCX檔案型別基本上充當ZIP檔案,壓縮檔案的內容。在文件中出現多次的圖片和文字在實際檔案中只儲存一次。因此,至少在最新版本的Office應用程式中,您會發現檔案大小過大通常是文件中有大量不同圖片的結果。
好訊息是,Office應用程式還提供了一些方便的工具來控制影象大小。在本文中,我們使用office2016(更具體地說,word2016)作為示例。但是你會發現我們在其他Office應用程式中討論的工具是一樣的,比如Excel和PowerPoint,以及Office的早期版本,至少可以追溯到office2010。
在試圖減小包含圖片的文件的檔案大小時,應採取的第一步是壓縮這些圖片。每個Office應用程式都提供了一個方便的工具。我們在這裡使用Word(這是我們將在下面的步驟中提到的),但是您可以在其他Office應用程式中找到相同的特性。
在您的文件中,單擊任意圖片將其選中。選擇圖片時,單擊Office工具欄上顯示的“格式”選單。
在“格式”選單上,單擊“壓縮圖片”按鈕。
在“壓縮圖片”視窗中,如果只想壓縮所選圖片,請單擊“僅應用於此圖片”。如果未選中此選項,則您的操作將應用於文件中的所有圖片。如果文件中剪下了圖片,並且希望刪除裁剪出的區域,請選擇“刪除裁剪的圖片區域”。請注意,如果選擇此選項,則除非重新**原始圖片,否則以後將無法撤消裁剪。您還可以選擇要壓縮圖片的解析度。選擇能滿足您需求的最低解析度。完成後單擊“確定”。
根據文件中圖片的數量,Word可能需要一些時間來壓縮所有圖片。完成後,儲存文件並檢查新檔案的大小。如果您不確定是否要保留更改,則始終可以將文件另存為新檔案,然後將檔案大小與原始版本進行比較。
Office應用程式提供各種內建的優秀圖片編輯工具。使用這些圖片時,Word將保留原始圖片,並跟蹤您所做的編輯,以便您可以撤消這些編輯,或者在需要時返回原始圖片。如果您對您的影象格式感到滿意,那麼儲存的所有編輯資訊都會增加檔案的大小。如果壓縮文件中的圖片沒有使檔案大小縮小到足夠遠,您也可以讓Word刪除儲存的格式資訊。同樣,您可能希望在開始之前將文件另存為新檔案,以便在必要時恢復到原始檔案。
開啟文件後,單擊“檔案”選單。
在“檔案”選單上,單擊“選項”。
在“Word選項”視窗中,從左側的選項中單擊“高階”。
在“高階Word選項”視窗中,向下滾動到右側的“影象大小和質量”部分。選擇“放棄編輯資料”選項,讓Word在儲存檔案時放棄格式資訊。本節中的其他選項允許您保護文件不被壓縮影象,並在壓縮影象時選擇預設解析度(儘管在壓縮影象時始終可以選擇新的解析度)。
完成後,儲存檔案(或另存為新檔案),然後檢查新檔案的大小。它可能會下降一點。
在我們的示例中,我們獲取了一個Word檔案(下圖中的“file1.docx”),其中包含大約20個高質量的影象,大小接近48mb。其中許多影象被裁剪,一些被調整大小,還有一些被以其他方式編輯。壓縮影象並刪除儲存的格式資訊後,新檔案(下圖中的“檔案2(compressed).docx”)現在略低於35MB,檔案大小大約減少了27%。為了演示DOCX格式的內建壓縮,我們還壓縮了該檔案。如您所見,壓縮檔案和解壓縮檔案之間的大小差異可以忽略不計。
就這樣!影象很大,它們可以迅速增加辦公室文件的大小。但是,透過使用Office應用程式中的內建壓縮工具並刪除舊的編輯資訊,您可以大大減少包含影象的Office文件的大小,而無需花費太多精力。
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