我們中的許多人渴望組織和生產力。如果您已經使用了Microsoft Office，那麼您已經擁有了滿足這種渴望的終極工具：Outlook 2013。

Outlook在許多組織中都是至關重要的，不僅僅是因為它有明顯的電子郵件技能，還因為它的日曆、任務和聯絡人才能。一個典型的公司可以將Outlook連線到Exchange伺服器，每個人都可以共享相同的通訊簿和日曆，這使它成為企業級協作的一個很好的工具。

不幸的是，大多數人都沒有在家裡安裝Exchange伺服器，甚至可能不知道這是什麼。但是，沒關係，Outlook在您的家用電腦上也能正常工作，並且仍然提供了使其成為如此強大的生產力工具的所有功能：電子郵件、任務、約會、通訊簿等等！

使用outlook–一個小入門

當你第一次開啟Outlook時，它不會讓你眼花繚亂。無論出於什麼目的，它都是微軟辦公生態系統中的另一個應用程式，因此，它將有許多熟悉的元素。

然而，與其他流行的Office應用程式不同，Outlook主要是圍繞其不同的功能構建的，Word主要用於建立文字文件，Excel主要用於電子表格，PowerPoint提供簡報，但Outlook是一個多功能的應用程式。

Outlook的預設檢視是收件箱，頂部是功能區，它隱藏在此檢視中以節省螢幕空間。

愛他們或恨他們，絲帶遍佈辦公室。我們不需要花更多的時間去研究他們存在的相對優點，很明顯他們會留下來。也就是說，請記住，如果要快速隱藏或顯示功能區，只需使用CTRL+F1。

如果單擊頂部的任何選單功能，將顯示功能區，您可以選擇功能和工具。如果要保留功能區，可以使用“CTRL+F1”或單擊右下角的小圖釘圖示。

功能區上的“主頁”選項卡會根據所處的模式進行上下文更改。在上面的截圖中，我們看到了郵件的選項。

下面的“主頁”選項卡已更改，以反映日曆的選項。請注意，功能區已固定，因此圖釘已更改為箭頭，以防您再次摺疊它（或使用“CTRL+F1”）。

其餘的功能區選項卡–傳送/接收、資料夾、檢視，當然還有檔案–對於您所處的任何模式都基本上是一致的。在下一節中，我們將更詳細地瞭解它們。

讓我們快速瞭解一下如何在模式之間移動並更改檢視。沿著左邊緣，可以看到資料夾窗格。此窗格底部是Outlook模式的快捷方式。在本例中，您將看到收件箱、日曆、人員、任務等的圖示。

如果您單擊導航窗格頂部的箭頭，它將展開窗格，其中將顯示您的電子郵件帳戶的資料夾樹。

類似地，如果切換到日曆模式，您將在資料夾窗格中看到適用的檢視。

單擊這三個點可以訪問更多的Outlook模式，如筆記、資料夾和Outlook快捷方式。選擇“導航選項”，您可以更改導航元素的顯示順序。

關閉“緊湊型導航”將吸引解析度更高的使用者。您還可以增加或減少專案的顯示數量及其顯示順序。

傳送/接收

“傳送/接收”選項卡專門針對收件箱功能，但它也會出現在其他模式（日曆、任務等）中，儘管它們沒有相同的功能。

例如，這裡我們看到日曆的Send/Receive選項卡，它避開了Server部分。

根據您使用的郵件協議型別（在第一個螢幕截圖中，我們使用的是IMAP帳戶），您可能只能下載郵件頭，或者標記/取消標記要下載的郵件等。

因此，傳送/接收選項取決於您如何設定電子郵件帳戶，但長話短說：我們強烈建議使用IMAP。

資料夾

總的來說，資料夾選項卡在所有模式中都是相當一致的，只是日曆例外。下面，您將看到收件箱資料夾選項卡，它允許您執行各種資料夾管理（如果您不使用IMAP帳戶，則不會看到IMAP選項卡）。

“自動存檔設定”按鈕有點混亂，因為它實際上並不影響收件箱自動存檔舊郵件的方式。如果您想保持郵件佔用空間小且易於管理，則需要開啟選項並注意此處的自動存檔設定。開啟選項並選擇“高階”類別。

找到“自動存檔”選項後，單擊“自動存檔設定…”按鈕開啟一個比功能區中提供的對話方塊更有用的對話方塊。

正如我們提到的，大多數資料夾選項卡在整個Outlook中都是相當一致的，除了日曆，它滿足於特定於日曆的功能。例如，您不復制或移動資料夾，您複製或移動日曆，等等。

在大多數情況下，你會對收件箱進行大量的資料夾管理，因為如果你沒有一個好的資料夾結構和組織，顯然電子郵件會很快變得難以處理和難以應付。

看法

檢視選項包含以下基本功能。這是從收件箱中看到的檢視選項卡。

請注意“提醒”視窗按鈕，您可以隨時開啟該按鈕檢視提醒，例如您是否錯過了一個或心不在焉地取消了另一個。如果你有任何提示顯示，你可以選擇關閉每一個，點選打盹按鈕，或乾脆一次關閉一切。

其他檢視選項卡將根據模式而變化。以下內容歸因於日曆，它增加了更改當前檢視、排列、顏色和佈局的功能。同樣，佈局部分在整個Outlook中做了很多相同的工作，但需要注意的是，它不是通用的，因此您在任務、日曆或電子郵件模式中啟用的內容不會在整個應用程式中複製。

另外，注意安排部分也很重要。下面是任務模式下的排列部分。注意如何排序和更改Tasks檢視以獲得最大的影響。

根據您的首選項使用“檢視”選項卡將允許您在資訊隨著時間的推移而增加和生成時快速地剪下和排序資訊。你的日曆不會一直空著，你的任務會成倍增加，郵件堆積如山，因此使用不同的安排和佈局可以幫助你更有效率，而不是盲目地揮舞。

功能色帶

現在讓我們來討論一下您的選項是如何隨著功能的不同而變化的。這裡的一切你需要敲出一個基本的電子郵件訊息，新增附件，標籤，並格式化你的文字。沒有什麼過於複雜的，你應該能夠產生一個驚人的電子郵件資訊。

將其與任務功能區進行比較，任務功能區可以透過啟動或開啟任務來訪問。花點時間注意一下它與訊息功能區的區別。

將其與“**”選項卡進行比較。“**”選項卡在整個Outlook中是靜態的，您可以使用相同的選項和功能影響郵件、任務、日曆事件等的內容。

電子郵件確實添加了一個選項選項卡，它有很多有用的特性。除了主題（可能對你有用，也可能對你沒用）之外，還有密件抄送（BCC）選項和跟蹤功能。總的來說，這裡沒有什麼特別重要的東西，但是如果您需要請求交付或閱讀收據，可以使用“選項”選項卡。

格式文字選項卡是相同的，無論你從事什麼功能，並沒有太多要談的。這個選項卡與Word中的格式化函式有著驚人的相似性，因此如果您使用Word來編寫和格式化文件，這些控制元件可能您很熟悉。

最後，評論標籤是你的“以防萬一”標籤。您可以使用此選項卡的校對工具檢查您的拼寫和語法，找到更好的單詞，並只找出您的電子郵件/任務/會議中有多少單詞。

在整個Outlook應用程式中，“審閱”選項卡是相同的。另外請注意，它包含語言函式，您可以在這裡設定語言首選項和校對首選項。你也可以翻譯一些東西，比如你和一個外國夥伴通訊，或者有人用另一種語言傳送一段文字。

這在很大程度上取決於Outlook的進一步功能。顯然，我們跳過了很多細節，但我們覺得一旦你瞭解了Ribbon系統的本質。當你想使用一個函式時，你知道在哪裡可以找到它。

自動和手動設定電子郵件帳戶

讓我們簡要討論一下自動和手動設定電子郵件帳戶。當你第一次啟動Outlook時，設定一個帳戶會讓你感到很麻煩。

您可以選擇，您可以立即使用電子郵件帳戶設定Outlook，也可以跳過此部分稍後新增帳戶。

如果您選擇“否”，則會出現一條警告訊息，基本上告訴您，如果沒有至少一個電子郵件帳戶，Outlook相當差勁。當然，您仍然可以使用它來跟蹤任務、筆記、儲存日曆和其他事情，但Outlook確實是一種以電子郵件為中心的體驗。

考慮到這一點，我們將設定一個電子郵件帳戶Outlook。您可以首先嚐試自動執行此操作，輸入有關帳戶的粗略資訊，應用程式將嘗試自動檢測設定。

有時這樣做是可行的，但有些事情是不可行的。如果成功了，那麼你就贏了，你可以跳到下一節。如果沒有，或者您知道需要設定其他伺服器型別，請選擇“手動設定”選項並單擊“下一步”繼續。

為了方便起見，我們將使用自動方法建立一個預先存在的帳戶。我們將在稍後介紹手動方法。如果您需要手動設定帳戶，我們建議您跳過該部分。在此期間，我們只是使用了Outlook.com帳戶，提供了我們的密碼，您可以看到下面的結果。

使用Outlook.com是一種簡單的解決方法，如果要設定非Microsoft mail，可能需要手動配置它。如果您不知道如何進行此操作，我們建議您搜尋如何使用特定電子郵件設定Outlook。

也就是說，在我們的簡單示例中，我們單擊“Finish”，Outlook就會開啟我們閃亮的新收件箱。

手動帳戶設定

現在您已經對Outlook的基本功能有了相當好的瞭解，讓我們返回並討論如何設定進一步的電子郵件帳戶。很有可能你和其他人一樣，有兩個或更多的電子郵件帳戶。謝天謝地，您可以將Outlook設定為使用許多不同的電子郵件帳戶（包括POP和IMAP），並且您可以擁有自己可以處理的任意多個帳戶。

pop和imap？

那我們談論流行音樂和IMAP是什麼意思？

POP或Post-Office協議已經存在很久了，如果您曾經使用和電子郵件客戶端連線到ISP提供的電子郵件，或者從webmail服務獲取郵件，那麼您可能已經使用POP進行了連線。流行音樂是偉大的下載您的資訊。

如果您將帳戶設定為使用IMAP，Outlook將複製您的聯機資料夾結構，並且通常一次只同步幾周的電子郵件。你的郵件不會從伺服器上刪除，你可以選擇只下載郵件頭，如果你的資料夾中有1000封郵件，這是非常棒的。

所以你有POP，它已經過時了，就像拿著一把砍刀去看你的郵件，還有IMAP，它更精緻、更現代，如果你想保持線上和離線的收件箱一樣，它更適合。

如前所述，我們認為IMAP是一種非常優越的方法。

新增和管理多個電子郵件帳戶

在Outlook中新增和管理多個電子郵件帳戶非常簡單。如果要新增新的電子郵件帳戶，請單擊功能區上的“檔案”選項卡，然後單擊“新增帳戶”。將顯示“自動帳戶設定”螢幕。如果您想（或需要）手動設定您的帳戶，請選擇“手動設定”並單擊“下一步”

如前所述，您可以選擇POP或IMAP兩種帳戶型別，而將您的帳戶設定為其中一種帳戶通常由您的電子郵件提供商詳細說明。也就是說，如果你使用Gmail或雅虎！，甚至是您的Internet服務提供商給您的電子郵件，您應該諮詢他們或Internet，以獲得在Outlook中使用它所需的具體說明和設定。

另一方面，如果你使用Outlook.com或其他Exchange ActiveSync型別的服務，則提供的資訊將非常簡單。

新增帳戶後，如果需要管理帳戶，可以從“檔案”選項卡上“帳戶資訊”頁頂部的下拉選擇器中選擇要處理的帳戶。

再次單擊“帳戶設定”和“帳戶設定”。在生成的視窗中，您可以建立新帳戶、修復當前帳戶、將其刪除、將其設定為預設帳戶（如果您有多個帳戶），當然，還可以根據需要更改任何設定。

這裡我們看到了Outlook.com帳戶。我們對此無能為力，不過如果您最近更改了密碼，您可以在此處快速修復該問題。

下面是一個IMAP設定，它是根據Google提供的設定手工配置的。

哇，還有很多事情要做，我們甚至還得鑽研“更多設定…”來擺弄伺服器埠。

記住，這種事你只需要做一次，然後就忘了。除非您稍後更改密碼，或者希望新增/刪除帳戶，否則您使用電子郵件帳戶設定的工作實際上已經結束。

如果你想了解更多關於將Gmail IMAP帳戶新增到Outlook的資訊，我們有一個方便的小指南可以幫助你解決這個問題。

準備，開始，發郵件！

而你可能會滿足於只使用Gmail或雅虎！日常郵件，如果您使用多個電子郵件帳戶（如個人、專業和/或工作帳戶），則使用Outlook等郵件客戶端可以消除帳戶之間的切換、將約會**日曆或管理任務。

這是一個真正的、可行的、多合一的生產力解決方案，考慮到微軟對辦公套件的重新關注，它仍然是許多使用者日常生活中的一個相關部分。

一旦您的電子郵件帳戶設定好並準備就緒，您就可以開始使用Outlook並探索它的所有功能。你可能會發現它很容易使用，而且還有很多東西是如何極客可以幫助你與以前的文章，或簡單地查詢在我們的討論論壇。