如果你有一個白板或記事本，上面有不斷變化的待辦事項列表，或者你的辦公桌和顯示器上裝飾著Post-its®提醒你重要事件，那麼這篇文章就是為你準備的。

Outlook將允許您建立由任務組成的待辦事項列表，您可以執行各種操作，例如設定截止日期、提醒、類別等。關鍵是要建立一個更活躍的任務列表，你可以與之互動並保持誠實。

在任務檢視中工作

我們最近一直在討論outlook2013的各種複雜問題，因此如果您是新手，建議您閱讀我們的簡介。

否則，開啟Outlook進入Tasks檢視並四處檢視。乍一看，你會發現這裡空無一物。那是因為我們還沒有把它填滿我們需要做的大量事情和跑腿。

讓我們來介紹一下如何使用專業人員之類的任務，並用Outlook進一步組織您的生活。只需一點時間和工作，你就會有一套完整的任務，你可以設定這些任務來提醒你什麼時候到期，或者你甚至可以把它們分配給另一個人！

新增任務

首先，您需要新增任務。您會注意到，左手邊有一個熟悉的資料夾窗格。您可以將新資料夾新增到此檢視，然後有效地將任務組織到類別中。你甚至可以建立一個新的資料夾組，這樣你就可以在工作和個人生活之間再次分離你的任務，如果需要的話。

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首先，您會注意到有一個任務資料夾組稱為“我的任務”，還有兩個子任務資料夾：待辦事項列表和任務。如果我們右擊最上面的資料夾，我們可以建立一個“新資料夾組”，我們將命名為工作任務。

您可以透過單擊“單擊此處新增新任務”來新增快速任務，也可以單擊主頁功能區上的“新建任務”。檢視以下無標題任務，您可以對其應用許多選項、顯示任務及其詳細資訊以及管理任務。

讓我們用一些基本的細節來填寫我們的任務，然後單擊“儲存並關閉”。您可以選擇開始日期、結束日期（如果適用）、狀態、優先順序和完成百分比。您還可以選中“提醒”框，讓Outlook通知您任務的到期時間。

檢視、修改和更新任務

建立一些任務後，我們可以在任務檢視中看到它們。您可以在這裡進行一些基本的修補，例如更改截止日期或指定類別，但是如果您確實要檢視和編輯，則需要雙擊以開啟它。

我們的任務又來了。我們可以對其進行更改，如狀態或優先順序，也可以單擊“詳細資訊”按鈕。

如果有其他與任務相關的詳細資訊，可以在此處填寫。雖然這可能與大多數人無關，但如果你與獨立的承包商或顧問打交道，那麼這是一個很好的地方，可以記錄他們大概花費了你多少錢。

在繼續討論復發之前，我們還可以提到其他一些事情。當您在任務介面中搜索時，請花點時間注意，如果您認為該任務不值得執行，或者您需要其他人分別對其進行輸入，則可以刪除或轉發該任務。

您還可以管理任務，例如標記任務完成、分配任務和傳送狀態報告。我們稍後將進一步討論。現在，讓我們簡單地看看如何設定定期任務。

處理定期任務

建立定期任務與建立定期約會或定期會議相同。當你點選“重現”按鈕時看到的對話方塊看起來很熟悉。

所以這是我們的“談論工作”任務，每週三重複，看不到結束。還要注意的是，即使您沒有在任務遞迴時完成任務，仍然會生成另一個任務。

您可以透過選擇“重新生成新任務”選項來覆蓋此選項，該選項不會在x天自動重複，而是在當前任務標記為完成之前不會重新生成任務。

將任務分配給其他人

我們有我們的“談論工作的東西！“任務都安排好了，現在我們只需要把它典當給別人！單擊功能區“管理任務”部分中的“分配任務”按鈕。

這將以電子郵件的形式開啟任務，然後您可以將其傳送給其他人。在這種情況下，我們只是將任務分配給其他人，讓他們談論工作內容，所以我們會透過電子郵件傳送給他們。

相關：如何在Outlook 2013中建立和管理聯絡人

如果你想在“收件人”欄中輸入地址，你可以，也可以從通訊簿中選取幸運的名字。沒有設定通訊簿嗎？瞭解如何建立和管理聯絡人，包括如何將您的聯絡人從Gmail直接匯入Outlook。

收件人會收到一封電子郵件，可以選擇“接受”或“拒絕”。我們不想讓老闆不高興，所以我們就直接接受這個任務。再說，談工作從來都不是個壞主意！

最後，如果這些力量想知道你當前分配任務的進展（或缺乏進展）。你可以給他們發一份狀態報告。

總的來說，普通的home-Outlook使用者更傾向於將任務作為在家裡完成差事或完成家務的一種手段，但是瞭解你的全部任務**能力是很有用的。現在讓我們轉到主頁功能區的其餘部分，並討論如何從那裡管理任務。

按檢視管理任務和排序

在你的一週中，有些任務會完成，有些則不會。那些你完成的任務，你可以標記為完成，然後忘記。但是那些你無法完成的任務需要進行管理，否則你的任務清單就會越來越多。

有幾種方法可以管理它們。讓我們看看功能區的那個區域，然後向您展示如何充分利用這些工具。

單擊“從列表中刪除”按鈕將標記為已完成並從列表中刪除。如果Outlook遇到問題，例如任務重複或不完整，它會詢問您要如何處理它。

您還可以直接處理任務列表中顯示的任務。檢視以下螢幕截圖瞭解更多詳細資訊。您可以看到，只需單擊標誌圖示即可將其標記為完成，也可以右鍵單擊以檢視後續選項。

你可以在下一個截圖中看到，我們的任務“抬起腳坐著看足球”將於明天完成，但我們也將其標記為下週的後續行動。建立一個後續任務基本上是在最適合您完成它的時間內複製它。在這種情況下，我們可以將明天的任務標記為已完成或將其刪除，但該重複任務仍將在下週到期。

注意，您可以從五個預設時間間隔之一跟蹤任務，也可以建立自定義跟蹤。

最後，更改檢視有助於劃分大量任務。如果它沒有顯示在功能區上，您可以單擊“更改檢視”按鈕，您將看到這些選項。

下面是一個簡單的列表。這個觀點不區分完成狀態、類別或其他任何東西。它只是在一個簡單的檢視中顯示所有過去、現在和將來的任務。

另一方面，如果我們按照積極的任務來分類，我們會發現事情對我們來說縮小了很多。

始終記住更改任務檢視，以便快速排序或隱藏它們，以獲得最大的生產潛力！

任務選項

最後，讓我們熟悉或重新熟悉任務選項。任務選項將允許您更改設定並更改其行為和外觀。您可以透過單擊“選項”->“任務”從“檔案”選單訪問它們

您可以為具有到期日期、過期和已完成任務顏色、工作時間和其他簡單調整的任務設定提醒選項。因此，現在，如果您希望過期任務變成亮藍色，或者希望在一天結束時而不是開始時使用預設提醒，可以在此處進行更改。

可以看出，Outlook是一個非常全面的應用程式，我們甚至還沒有討論過日曆和筆記！我們希望您能夠使用任務來提高您的組織技能兩個檔次。它們真的很容易設定和分配，很高興有這些提醒，看著你的清單上的所有東西慢慢地被檢查出來。

同時，我們有興趣收到你的來信。您有什麼問題或意見要留給我們嗎？到我們的討論區來一下，馬上開火。