準備好你的word文件以便大規模分發
這篇客座文章是由Askar寫的，他是DemoGeek技術網站背後的極客。
如果您在團隊中工作，或者在與客戶打交道時，您可能希望確保以正確的方式分發文件，以便文件中的資訊能夠到達正確的受眾，並且尊重資訊的機密性。
word2007有一個功能，您可以正式準備Word文件，以便適當地分發給一組人，甚至分發給任何具有一定可信度的個人。
準備
啟動word2007並按您想要的方式建立文件。
一旦您對文件滿意並準備好分發，請在使用電子郵件應用程式之前暫停片刻，然後按照以下簡單步驟準備好分發文件。請記住，這些步驟是孤立的，這意味著你可以選擇你想要遵循的步驟。
單擊Office按鈕並單擊“準備”選單選項。你可以看到7種不同的選擇。我將解釋這些選項中的每一個，這樣您就可以根據您的分發需求選擇正確的選項組合。
文件屬性
列表中的第一個是“Properties”選項，您可以使用該選項輸入有關文件的元資料資訊。
您可以輸入文件作者的姓名、標題、主題、關鍵字、類別、狀態和註釋。
其中一些可以透過“檔案屬性”對話方塊檢視。
請記住，完成文件後，您將無法看到這些屬性，但在此之前，您可以將屬性與文件關聯，以便其他人在開啟文件之前瞭解文件。
檢查檔案
列表中的第二個選項是“檢查文件”選項。作為分發文件準備工作的一部分，您可以檢查文件的註釋、修訂、修訂標記、墨跡註釋。您可以檢查隱藏的元資料或與文件一起儲存的任何個人資訊。您可以檢查與文件一起儲存的任何自定義XML資料。您還可以檢查頁首、頁尾和水印的任何資訊。最後，您還可以檢查文件中的任何隱藏文字。
在分發文件之前，選擇要確保的檢查選項，當您點選“檢查”按鈕時，Word將檢查文件並通知您在檢查中發現的任何專案。
需要注意的專案將用感嘆號標記，如果需要，您可以選擇重新檢查。
加密文件
列表中的第三個是“加密文件”選項。如果希望文件僅由您信任的某些人檢視，請選擇此選項。它允許您使用自己選擇的密碼加密文件，使用者必須輸入此密碼才能檢視文件。
選擇可以分發給組的密碼。我的建議是不要選擇一個你個人使用的密碼，而是一個沒有人可以用它追溯到你的線上帳戶或任何你個人使用的敏感帳戶的密碼。
再次確認密碼。密碼區分大小寫，請確保保留/記住密碼，因為如果忘記密碼，則無法恢復密碼；如果忘記密碼，則無法開啟檔案。
一旦加密，您應該能夠看到選單選項有一點背景色，以表明該文件已加密。
當通訊組中的人試圖開啟加密文件時，系統會提示他們輸入密碼。
沒有密碼他們根本無法開啟文件。
限制許可權
第四個是“限制許可權”選項。您可以使用“限制許可權”選項來限制使用者可以對文件執行的操作。如果文件是敏感的，則可以使用“限制許可權”來限制他們編輯、複製和列印文件。
限制許可權使用Windows Rights Management客戶端來實現限制。
可能會提示您安裝Windows許可權管理工具。別擔心，繼續安裝吧，它來自可靠的來源。安裝後，您應該能夠配置人們可以對文件執行的操作。
新增數字簽名
第五個是“新增數字簽名”選項。數字簽名確保文件的完整性。把數字簽名想象成一種紙面簽名，但是為了方便起見，它是以電子方式完成的。當文件具有數字簽名時，它表示文件的完整性和信任。如果您要將文件分發給一個非常大的受眾群，這將非常有用。
單擊“新增數字簽名”選項，Word將提示您使用上述對話方塊在Office Marketplace上搜索數字簽名提供商。
在其Office Online Marketplace上，您應該能夠找到一個數字簽名提供商，您可以使用該提供商對文件進行簽名。
執行相容性檢查器
讓我們先跳過最後一個選項“執行相容性檢查器”。如果您使用了Word 2007特有的任何功能，並且懷疑您的讀者可能正在使用較舊版本的Word，那麼您可能需要執行相容性檢查程式，以確保您的文件可以被整個讀者閱讀。
word2007將執行一組預定義的相容性檢查，如果發現任何相容性問題，它將在上面的對話方塊中列出這些問題，如果沒有，最好在分發文件之前進入最後一步。
標記為最終
在將文件分發給組之前，這應該是最後一步。如名稱所示，此操作將文件標記為已全部設定為分發。
當這對文件進行重大更改時，系統將提示您確保要將文件標記為final。
一旦檔案被標記為最終檔案，該檔案將無法編輯，並且將清除任何校對、註釋等。
定稿文件在狀態列上會有一個新圖示，看起來更像是紙上的橡皮戳。
準備好分發文件可以幫助您避免在將文件分發給一大群人時所犯的某些明顯錯誤。你不必遵循所有的步驟；相反，你可以挑選你想要/喜歡的一個。word2007足夠靈活，可以在準備分發文件時執行您要求它執行的操作。
我希望您覺得這很有用，並且希望您能夠利用word2007的功能，在分發之前正確地完成文件的定稿。如果您有任何問題或意見，請讓我知道在評論。
- 發表於 2021-04-14 04:53
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- 分類：網際網路
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